文秘专业导论(一)要点.ppt

文秘专业导论 专业导论一 专业教育 　在你心目中秘书是一种怎样的职业？ 关于秘书角色的社会认知 　　秘书网通过网络对学生、个体户、公司职员等1600人进行问卷调查，发现被调查者对秘书的角色定位大体有如下四种认识： 一，家奴论，认为秘书就是事事听命于人，伺候人的角色； 二，花瓶论，专门陪同上司应酬的公关　人 　　员； 三，首长论，领导的代言人； 四，助手论，是领导人的事务与信息助手。 关于秘书的讨论 　　秘书在企业中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。可以说秘书一职既是一个极其普通的职位，又是集多种技能于一身的全才。优秀秘书的招聘难度丝毫不亚于招聘一个高级工程师。 　　专业秘书在我国发展的时间并不是很长，到目前为止，这个职业队伍已经相当庞大。 　　据不完全统计，目前持有秘书资格证书的人数就已经达到11万以上，而从事秘书职位的不下百万人，仍依然不能满足市场的需求，可见秘书行业发展的潜力巨大。但在全国众多的秘书大军中，真正受过秘书系统培训的人不足三成，大部分人是改行而来的，在工作中边干边学。 　　以其职能而言，我国秘书百分之七、八十均为商业秘书，角色介乎业务与行政之间，而且绝大部分并没有经理层级的决策权，或者，是权力太大，等于老板一样。这都是国外企业组织体系内所没有的怪现象。而国内秘书的职权往往不能划分清楚，因此，所负责任小，职权范围狭窄，自然待遇不高，取代性高，流动性大。 　　曾在英国获得“Super Secretary”头衔的Shirley Taylor发现，在中国，秘书并不是一个受尊敬的职业；同时，秘书的专业训练不够完善，一些人只要会打字、会使用电脑、复印机就可以做秘书了，根本谈不上专业性。她坦言，中国秘书未达国际标准，而马来西亚跨势集团创办者施国忠先生指出，据他观察，在很多情况下，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合高标准高薪水的要求。 　　中国秘书的现状主要还是来自大多数秘书的表现，“你具备什么样的能力，才能得到什么样的回报”。 在众人眼里，秘书总是和花瓶、低职联系在一起，这在很大程度上限制了秘书考证和职业发展。在世界范围内，从初等的职业地位开始，秘书的确走过了很长的发展道路。早期的秘书只是进行听写工作的文书，写得一手好字。但随着教育程度的提高，秘书开始承担更多的职责，他们开始撰写公函、规划会议、与客户沟通、培训员工。 　　最近10年，秘书的变化更是天翻地覆，现代秘书要求学会使用计算机、互联网及其它多种高级技能，在现代办公室中扮演着重要的“信息管理者”的角色。如果缺少秘书，许多成功的执行官可能就无法完成工作了，因为，秘书会告诉老板“今天你要做这个”、“这个可以明天处理”、“别忘了打电话给某人”……曾任美林证券集团亚太区行政副总裁的何冰仪女士表示，在老板无法顾及时，秘书往往是老板的形象代言人，将事情处理妥贴。 　　秘书们通过不断增强技能满足不断变化的工作需要，从而表现出专业程度，使得秘书职业地位不断上升。有关人士预计，这种趋势将一直持续下去。 　　我国从1998年颁布《秘书职业技能标准》，经过6年发展，秘书的职业水平得到很大提升，但距离国际标准还有较大差距。国外同行在中国发现，中国秘书不够自信，他们自觉地把自己定位在一个“低级”的角色，只是等待老板命令，而不会主动提前解决问题，这显然不符合专业秘书的要求。另外，中国秘书对待证书并不看重，这影响了秘书职业规范化发展。 　　随着大多数组织结构的扁平化发展，大多数办公室职业人员将承担更大范围的职能，越来越多的职业人员将需要协助更多的管理职能，这就要求秘书们必须要时刻保持领先的职业技能，而不是办公室的冗员，以免成为扁平化的淘汰对象。 　　从社会实践看，近10年来，我国的生产结构从农业转向工业进而向现代工业发展，城市化、商业化、市场化为秘书这一“白领”职业的发展提供了环境。社会职业分工越来越细，专业内容和技术成分越来越强，因此在协作中需要协调、沟通、弥合的地方更多，这也给秘书工作拓展了空间。秘书学认为，秘书的主要职能是通过办理事务性工作发挥自己的协调作用和信息作用。因此，只要有领导与基层，有组织内部门与部门，有组织与社会，就会有秘书的职业发展空间，关键在于秘书自身的发展因素。 　　保持完善的专业化、持久的永业化是秘书职业发展的重要内在因素。完善的专业化是指秘书在现代社会发展中，必须确立职业的专业知识技能和素质，就是职业资质。这种职业资质是秘书特有的，保证秘书并立于其他社会职业之中。 二、秘书的分类 不同层次的秘书 （一） 官员秘书 （二） 秘书部门负责人 （三） 领导人的专职秘书 （四）