知识管理实施条件︰知识地图.doc

知识管理实施：知识地图 根据企业战略梳理出需要管理的知识目录，然后开始收集这些知识。如果是重要的隐性知识，需要将知识显性化。知识显化后，就成为显性知识。本期文章中，我们将讨论如何将显性知识“结构化”。显然，我们收集和显化知识是为了以后“利用”，那就要考虑如何能“方便”的利用。要将知识管理到：需要时能“及时找到”，最好是“推送”给需要这些知识的人，做到“拿来就用”。要想“及时找到”或者“拿来就用”，需要将知识“结构化”。 所谓“结构化”就是这类知识受到某个管理制度的约束，当有新知识产生时，能及时进入知识库。知识在进入知识库时，会被设置“标签”或“元数据”，可实现分类管理。“标签”或“元数据”是反映文件属性的“关键词”。 知识库提供多种“检索策略”。在需要时，能通过“检索”及时找到。甚至能将知识推送给需要这些知识的人，比如：通过标签或元数据订阅某类文件，也可将知识与业务流程连接，或者做成“知识地图”。这样可以在需要这些知识时，能够立刻获取。 企业里的显性知识只有做到“结构化”，才算被企业真正管理起来了。否则，知识分散在员工个人电脑里;或者虽然存在于企业的知识库里，但与外界没有联系，成为 “知识孤岛”，这样的知识显然已经显化，但需要用时找不到，不能被有效共享和利用。这样的显性知识不能发挥作用和价值。 为了做好知识的“结构化”，这里给大家介绍两个工具：企业内容管理和知识地图。 企业内容管理 知识显化后， 需要一个新的载体， 就成为文档。文档是 “ 企业内容”的一部分，所以，对显性知识的管理可以借助企业内容管理(Enterprise Content Management，ECM)的工具和方法。 现在的ECM系统集成了WEB内容管理、文档管理、数字资产管理、影像管理、记录管理、协作管理、知识管理、门户管理于一体。可实现对企业内容的全过程管理，包括获取、存贮、管理、保护、呈现等过程，并且可以与业知识管理务流程结合。 ECM 不但可以对结构化的数据和文档进行管理，还可以将员工的邮件、扫描件、复印件、传真件等非结构性的文件管理起来，实现知识的“结构化”。所以，当我们将隐 性知识显性化后，后面就可以借助ECM工具来做了。顺便说一句，我们只是利用ECM工具来做知识管理，显然ECM不等于知识管理。ECM只能管理 显性知识，无法管理隐性知识;ECM除了管理显性知识外，还可以管理数据和信息。 ECM与云计算系统?ECM与云计算系统结合，理论上，可以管理企业全部的显性知识。使用今天的IT技术，可以实现将全部的文档存放到计算机里。如果再使用云计算系统，员工没有本地硬盘。这样一来，员工生成的全部文档都在公司的云服务器里，被公司全部管理起来。 知识的多维分类 借助于ECM工具，知识库里的文件可实现多维分类，满足不同人的分类需求。比如技术研发项目的文件，项目管理人员希望将这些文件按项目分类，而人事部门希望按项目组和项目经理分类，技术企划人员和新入职的研发人员则希望按技术种类进行分类。 知识库里的文件只有一套，但系统可根据文件的“元数据”，根据不同人的分类需求，将文件以不同的分类形式呈现给不同的人。 知识的使用者还可以根据自己的需求，订阅需要的文件。只要设定自己的“检索策略”，也就是一套元数据的组合检索方案，比如：2010年至2014年3D技术 的发展趋势调研报告。当有满足条件的文件进入知识库时，立刻会被推送给需求者。借助企业内容管理的强大工具，可以实现对显性知识的结构化管理。 知识地图 知识地图概念最初提出时，目的在于展示知识之间的关联关系，就是展示思维过程中知识关联的结点。 因为人的思维及知识创新过程就是一个“知识关联”的过程。比如，鲁班发明“锯”的过程：手被草叶划伤，观察发现草叶边缘有锯齿状结构，进而联想到如果用铁片 做出锯齿的形状就可以锯木头，于是锯就被发明出来了。在这个过程中，草叶边缘的“锯齿状结构”与“铁片”关联在一起，知识关联的结点就是“用铁做锯齿状结 构”，涉及的知识有两个，一是齿状结构，另一个是金属铁。这就是“锯”的知识地图。 知识地图在企业里实际应用过程中，更多的作用是展示知识体系的结构和知识导航。简单的说就是方便读者快速搞清楚做一件事需要哪些知识，然后引导读者快速找到这些知识。 展示知识关联关系的作用不是太大。企业在实际操作时，也不是先画出地图，再收集知识。一般是将收集到的知识分类、分层级，然后根据分的结果做出地图。 把 企业里所有的知识都做成知识地图当然是一件很理想的事情，企业全部的知识结构一目了然。但这样做成本太高，没有哪个企业愿意这么做。笔者在前几期文章里讲 过，知识管理要挑重点，优先管理重要的知识，就是把那些重要的、迫切需要管理的知识，集中组织相关人员做成知识地图。不重要的、不着急管理的知识，可利用第二代知识管理的工具和方法，通过被动式