协商及沟通管理程序.doc

管理制度 文件名： 协商和沟通管理程序 密级 文件编号 版本 页数 / 编 制 审 核 批 准 生效日期 济南德鲁克企业管理咨询有限公司发布 本文件版权为济南德鲁克企业管理咨询有限公司所有，未经济南德鲁克企业管理咨询有限公司许可，不得复制、转发或引用。 修改记录 版序 变更单号 变更日期 变更章节 变更 页码 变更内容 修改人 协商和沟通管理程序 1 目的 加强对内及对外的信息沟通，及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理。确保员工了解企业管理现状，关心支持和积极参与企业的管理工作；确保相关方特别是当地主管质量环境职业健康安全管理工作的主管部门对企业管理工作的理解和支持。 2 适用范围 适用于公司管理体系内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。 3 职责 3.1 安全环保部是环境、职业健康安全管理信息交流的主管部门； 3.2 质管部是质量信息交流的主管部门； 3.3 各职能部门和分厂负责本部门的信息收集并传递，负责处理来自外部的有关的信息，负责与相关部门进行信息交流； 3.4 员工代表负责代表职工与公司协商沟通； 3.5 管理者代表负责与最高管理者进行信息交流。 4 工作程序 4.1 信息交流的内容 4.1.1 内部信息交流的内容 1）质量环境职业健康安全方针目标指标及管理方案的制定和实施； 2）各部门排查的环境因素和危险源、更新环境因素和危险源； 3）重要环境因素和中度以上风险的危险源，包括对重要环境因素和具有中度以上风险危险源的控制，与重要环境因素和具有中度以上风险危险源相关的运行与活动的相关重要信息； 4）公司适用的法律法规及其他要求的信息和遵守情况； 5）质量环境职业健康安全方针、目标、指标和管理方案的完成情况； 6）质量环境职业健康安全管理体系运行的各种信息； 7）对质量环境职业健康安全管理体系监督审核和管理评审结果的信息； 8）潜在不符合/不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正、预防要求； 9）异常、紧急情况下的信息，如出现重大质量事故、污染事故、职业健康安全事故； 10）培训信息； 11）公司对员工质询提出的回复； 12）各部门之间、管理工作岗位之间的日常联系，常规报表、其它信息通报等。 4.1.2 外部信息交流的内容 1）与顾客有关的各种信息，如产品信息、问讯、合同或订单处理、抱怨、意见和投诉； 2）相关方关注的产品质量、卫生安全、环境问题及其反馈的信息或抱怨等； 3）公司适用的法律法规和其他要求的信息； 4）地方检测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等检测或检查的结果及反馈信息； 5）在紧急情况下（爆炸、火灾、渗漏、重大质量事故、环境污染事故、安全事故等）与相应政府部门和可能受影响的相关方的沟通； 6）对涉及重要环境因素、具有中度以上风险危险源意见的处理及反馈； 7）其它需要向外界通报的信息； 8）其它外部信息，如各个部门直接从外部获取的有关环境、质量技术和卫生安全管理等方面的信息。 4.2信息交流的形式 信息交流可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、声像设备等予以传递。 4.3信息的收集与处理 4.3.1内部信息收集与处理 1）部门之间的信息交流以《工作联系单》、《纠正和预防措施表》、《隐患整改通知单》、《环保检查情况整改通知单》或电话通知等形式进行，信息交流单应注明交流的内容、时间、接收单位、处理结果等，电话通知要有相应的记录； 2）环境职业健康安全方面的重大事故，由发现部门迅速传递到相关部门，可采用电话方式紧急沟通，紧急状况的信息按《应急准备与响应程序》的有关规定执行； 3）接到环境污染投诉的职能部门和分厂应将信息反馈到安全环保部； 4）潜在不符合/不符合信息的处理按《纠正和预防措施控制程序》执行； 4.3.2 外部信息收集与处理 1）有关法律、法规等政策性质量、环境和职业健康安全的信息的交流执行《法律法规和其他要求管理程序》； 2）与顾客沟通的信息交流执行《与顾客有关的过程控制》； 3）质管部负责整理质量信息资料与记录的最终工作； 4）24小时环保投诉热线电话4590324设在生产技术部调度室，当班调度负责对居民的来电投诉记录，并在当天或第二天反馈到安全环保部； 5）居民投诉由安全环保部接待并做记录，填写《环境污染投诉记录表》；所有环境污染投诉由安全环保部统一汇总并保留记录； 6）安全环保部组织生产技术部、生产分厂对居民投诉分析查找原因，提出处理意见，若需反馈，应将处理结果反馈到投诉人。安全环保部保留处理决定的记录； 7) 公司办接到员工职业病健康体检结果时应及时通知员工本人，并按照规定的期限妥善保存； 8）外部信息与接收部门对应表： 外部信息 接收部门 顾客意见、市场反馈等质量信息 营销部、生产技术部、质管部 环境投诉 安全环保部、生产技术部 环保机构