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办公自动化应用探讨 　　摘要: 信息技术的发展引发了办公领域里的变革,将靠纸张传递信息发展到全新的网络信息时代,办公自动化(OA)技术的发展与应用,使信息更快速便捷传递。 　　Abstract: Information technology development led to changes in the offices field, and information on paper will develop into a new network information age. The application and development of Office Automation (OA) technology make information delivery quicker and easier. 　　关键词: OA;发展与实现 　　Key words: OA;development and implementation 　　中图分类号:TP39文献标识码:A文章编号:1006-4311(2010)23-0151-02 　　 　　0引言 　　计算机的诞生和发展促进了人类社会的进步和繁荣,随着计算机的普及及信息网络的建设应用,信息化社会逐步形成,较之高效率的信息化进程相对落后低效的办公手段已经不再适应社会发展的需求,传统的办公手段面临了严峻的挑战,如何运用办公自动化的手段来提高文档工作的效率和管理水平,实现文档一体化,以适应现代社会发展的需要,是摆在当前的一项紧迫任务。 　　1办公自动化的由来 　　办公自动化(OFFICEAUTOMATION简称OA)是采用internet技术,基于工作流的概念,以计算机为中心,采用一系列现代化的办公设备和先进的通信技术,广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作,改变过去复杂、低效的手工办公方式,为科学管理和决策服务,从而达到提高行政效率的目的。办公自动化一词始见于1948年,它是数据处理的同义词,六十年代作为办公自动化的核心设备文字处理机问世,到1972年,美国LEXITRON公司制成电视显示式文字处理机,开始获得广泛使用,由秘书、文书和专业人员操作使用不同功能的自动化设备,进行各类文件的草拟、编辑、检索以及各类信息的收集、传递和存贮。 　　办公自动化是信息革命的产物,七十年代,OA系统只具有电子邮件、电子报表、电子文件、电视会议、多功能电话系统、数字通信交换设备、传真设备等多功能大量的新型办公设备。八十年代,随着局部网络技术和远程通信技术的发展,办公自动化又向系统化、标准化、结构化、网络化、综合化的方向发展。九十年代,综合业务数字网(ISDN)开始使用,办公自动化采用高频带局部地区网(LAN)得到普及。办公自动化发展涉及两个重要内容:OA所提供的功能(即应用),以及实现这些功能的手段和环境(即OA使用的工作站)。OA的应用有两大革新,即复合式文档以及计算机支持的群体工作(CSCW),复合式文档包括编辑、图像、数据库、电子表格、声音以及图像处理等多种功能,复合式文档的管理(存储,检索,控制和分配)又将促进OA的组成工作方式,5-10个工作站都可接到带有光盘的服务器上,从而促进面向目标数据库和关于数据库管理系统的结合。这些技术把OA从靠纸张传递信息的时代发展到全电子信息传递的时代。目前一个企业实现办公自动化的程度已经成为衡量其实现代化管理水平的标准之一。 　　办公自动化是一个以计算机和现代化通信技术为核心,由其他办公设备相配套而构成的综合性现代技术系统。办公自动化是一个以信息生成、存贮、利用为主要内容的信息处理系统。办公自动化是一个以办公室为环境,以办公人员为主体,以提高效能服务为目标的人机结合的科学管理系统。 　　中国党和政府十分重视现代化技术的应用和发展,党的十一届三中全会以后,中国紧跟世界现代化发展的步伐,提出改革开放,加快国民经济发展的战略目标。邓小平同志曾在1984年题词:开发信息资源,服务四化建设。江泽民总书记指出:振兴我国经济,电子信息技术是一种有效的倍增器,是实现能够发挥作用最大,渗透性最强的新技术。 　　2办公自动化的发展趋势 　　办公自动化的发展方向是数字化办公。我国从八十年代开始,尤其是进入九十年代,办公自动化发展迅猛。随着计算机技术的发展,办公自动化系统从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统,通过联网将单项办公业务系统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统。建立企业内部网(Intranet)和企业外部网(Extranet)已经成为办公自动化发展的必然趋势。多媒体技术是办公自动化发展的又一趋