清华大学管理秘书实务7.pptVIP

目标七：时间与情绪管理 秘书工作千头万绪，事务繁杂，既有办文办会的大事又有各种类型的琐事，在繁杂忙碌的事务工作中，秘书人员既是为领导辅政的决策助理，又是事无巨细的公务勤杂员，既担负着协助领导促进组织发展的重任，又时刻联通着上下内外各种信息和关系的交流和传递，承担着比其他岗位人员更多的压力。要想成为一名优秀的秘书，就要掌握时间与情绪的管理方法，时刻让自己保持科学高效的工作状态和健康向上的心态。 张强诊断了自己的时间使用情况，发现问题的症结在于时间的分配利用很不合理，实际上，哪怕给每个人一样多的时间，有的人游刃有余，比如李华，有的人却疲于应付，比如张强，这就是时间管理能力上的差异。 知识点一：时间管理的内涵和价值 一．时间管理的内涵 时间管理是更加有效的利用既定的时间，通过科学的规划和恰当的原则对事务进行安排和取舍，从而使时间发挥更大的效能。 知识点二：时间管理的基本原则 知识点三：时间管理的方法 * * 张强和李华同是天成有限公司的 办公室秘书，张强经常加班，因为每 天的工作就像滚雪球一样，越积越多， 总是难以按时处理完，李华却很少加 班，下班后还会坚持锻炼，……事后， 张强索性把自己每天的时间和工作情 况记录下来，仔细分析才发现果然有很大的问题，他总是一上班就开始打电话，查邮件，回复邮件的时候还会捎带着浏览体育新闻，琐事完成了才开始忙自己的“正事”，有时候中间再有点什么小事一耽搁不加班才怪呢。 情景导入： 二、时间管理的价值 时间的管理是秘书人员高效工作，实现个人价值不可或缺的法宝，它的价值在于： （一）认清自己的现状： 时间管理可以帮助秘书人员量化自己的工作，更好地认清自己的现状，并致力于改善。 1.我都做了什么？（接了五个电话、看了一份报纸、与三个人聊天、回复了八封邮件……） 2.是不是做了自己最需要做的事情？（这么多文件我怎么最后才动笔？） 3.是不是在工作中获得了真正的收获？它是什么？（我本应该准备好发言，学会写发言稿的，可是我似乎更精通今天的八卦新闻） （二）形成积极的思维方式和好的行为习惯 时间管理意味着自我管理 我怎样做才更科学？（这种方法适合我） 我应该适当的约束放纵的自己。（绝不能继续聊天和网上购物，那不是最主要的） 我要集中全部力量面对这件事。（排除干扰，今天我的主要任务是……） （三）拥有更加明晰的目标 时间管理会使我们拥有更加明晰的目标。 1、什么是我最想要的生活？（关注于阅读和交际……） 2、我今年、这个月、这一周、今天的目标科学吗？ （今年我要完成市场调研书的写作、这个月搜集全部的资料、这一周做完基本纲要、今天开始动笔完成第一章……） 3、目的明确，我必须现在开始行动。（马上开始，今天我要处理完所有的急件……） （四）实现自我价值，获得成就感。 时间管理会让秘书在工作中找到自己的方法和节奏完成既定的目标，很容易实现各个阶段的自我价值，获得巨大的成就感。 1、我居然完成了。（不可思义，我一小时接待了三个客户） 2、我很了不起，因为我这么快的做完了。（高度集中精力，我居然写完了这么长的调研报告） 3、我能行，因为我一直做的很好。（我可以完成这个任务，因为我总能按时完成） 4、我一定会成功的，因为我志在成功。（我一定可以拿到最好的绩效工资，因为我每天都高效率的工作，充实而快乐……） 1.目标和计划先于行动 ? 从明天起开以做什么呢？ 在行动之前，让目标和计划 来告诉你：?? 我的目标是__________ 为了实现目标 我将按照如下计划来做： 2.要事第一，黄金时间面对黄金般价值的事情。 给自己列时间表的时候，要重点关注黄金时段即你最有效率的那段时间的安排，遵循意大利经济学家帕累托20比80定律，用80%的时间来做20%的事情，找准最重要的。 3.微笑着说“不”，排除一切无关的干扰。 说“不”时要牢记，你拒绝的一件事而不是一个人，所以不要板起脸来，微笑着说明自己的理由，要委婉而坚定 4.今日事情今日毕，不做欠下时间债的人。 海尔集团首席执行官张瑞敏提出了“日事日毕，日清日高”的理念，要求每一个工人和管理者学会管理自己的时间和目标，即著名的“5E”标准：每个人（Everybody）、每件事（Everything）、每一时（Everytime）、每一物（Everyone）、每一处（Everywhere） 5.考虑不确定性，游刃有余的高效工作 努力锻炼自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作，或者另准备一套应变计划。 如何应付工作优先次序突然变更 1．通知所有由此而牵连的相关单位及人