秘书事务管理 事务16 邮件处理.ppt

事务16 邮件处理 学习目标 学习内容 一、邮件的种类 （一）按照处理时限划分 （二）按照处理手续划分 （三）按照内件性质划分 （四）按照赔偿责任划分 （五）按照运输方式划分 二、邮件的收取 1.坐收 2.自取 （二）特殊邮件的收取 电传打字机 三、邮件的分拣 四、邮件的拆封 清查核对 细节与全局 五、邮件的登记 收件登记簿 六、邮件的办理和传阅 （一）邮件的办理 邮件批办单 （二）邮件的传阅 邮件传阅单 （三）呈送邮件的注意事项 （四）上司不在时邮件的处理 复而不办 遵嘱转呈 受权慎办 摘要汇报 邮件办理摘要表 及时请示 七、邮件的寄发 （一）检查附件 （二）签字盖章 （四）书写封面 1.国内邮件封面的书写 2.国际邮件封面的书写 3.封面书写小窍门 读懂邮政编码 （六）装封登记 1.方便收件人拆阅 2.整齐美观 3.顺序折叠 4.附件套叠 邮件发出登记表 （七）交邮 怎样办理“总付邮费”业务 （八）收据的保管 【阅读理解】电脑寄信 课后练习 安排在11月12日上午9点整 采取的行动 要求确定年度体检的日期 内容摘要 已交销售部处理 要求确定订购数量 威尔逊先生 10月7日 安排在10月23日下午2点整 讨论销售合同 邀请演讲 富兰克林 10月6日 交通大学 10月5日 李德慨先生 10月5日 来件者 日期 邮件办理摘要表 秘书人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示。如有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司，请上司定夺。 （一）检查附件 （二）签字盖章 （三）复印存档 （四）书写封面 （五）核对收件人信息 （六）装封登记 （七）交邮 （八）收据的保管 【阅读理解】电脑寄信 如果邮件有附件，秘书应认真检查，防止遗漏，确保附件的准确和齐全。 以公司名义寄出的信件，应请上司审核后在信件的末尾签名或者加盖公章。 1.国内邮件封面的书写 2.国际邮件封面的书写 3.封面书写小窍门 【小贴士】 读懂邮政编码 116025 辽宁省大连市黑石礁尖山街217号 东北财经大学出版社 张晓丹 收 山东外贸职业学院经济管理系 山东省青岛市李沧区中崂路967号 266100 根据《国内邮件处理规则》的规定，邮件（除保价信函和特挂外）的封面上可以粘贴收、寄件人名址签条。 签条尺寸不小于５０×３０毫米，最大不超过１００×７０毫米，名址字体的大小以不小于４号字为限。 邮件装封时，应注意以下事项： 1.方便收件人拆阅； 2.整齐美观； 3.顺序折叠； 4.附件套叠； 装封结束，秘书还应对待发邮件予以登记，以便工作的落实与跟踪。 为了方便收件人拆阅，邮件装封时应将内件的上下或左右边缘与信封边缘之间留出大约1厘米的距离。 根据所使用信封的大小，信纸应尽量平整地放入信封，可不折叠，也可采用二折法、三折法或四折法。 当信纸有多页时，应首先根据信件内容的逻辑顺序排列好，然后再折叠成一叠，而不能单页折叠，形成多叠。 如果有附件，附件应与信件正文分开折叠，并把折叠好的附件放在折叠正文的最外面一层中，使二者套叠在一起，这样收件人取信时，就会很自然地把附件一同取出。 备注 邮件内容 或主题 收件人及 单位名称 寄出时间 邮件名称 序号 邮件发出登记表 如果是大宗的一般邮件，只需数清件数，一起交给邮局作为平信寄出。 如果是给据邮件，则必须一件一据，并做到收据号码与邮件号码相符合，以备万一出差错时，凭收据查询邮件下落。 【小帖士】 怎样办理“总付邮费”业务 * 学习目标 学习内容 课后练习 掌握处理邮件的一般方法和步骤。 一、邮件的种类 二、邮件的收取 三、邮件的分拣 四、邮件的拆封 五、邮件的登记 六、邮件的办理和传阅 七、邮件的寄发 （一）按照处理时限划分 （二）按照处理手续划分 （三）按照内件性质划分 （四）按照赔偿责任划分 （五）按照运输方式划分 1.普通邮件：按一般时限规定传递处理的邮件。 2.邮政快件：一种优先处理，具有明确的时限要求，限时到达的邮件。 3.特快专递邮件：以最快速度传递并通过专门组织收寄、处理、运输和投递的邮件。 1.平常邮件：收寄时不出具收据，处理时不登记，投递时不要收件人签收。 2.给据邮件：收寄时出具收据，处理时进行登记，投递时要收件人签收。 1.函件：以传递信息为主要目的的邮件，主要包括信函、明信片、印刷品和盲人读物等。其中在市属区或者县城城关范围内互寄的称为本埠函件，在这个范围以外互寄的称为外埠函件。 2.包裹：以转移实物为主要目的的邮件，主要包括民用包裹、纸质品包裹