江苏省城建档案电子报送系统使用指南.doc

《江苏省城建档案电子报送系统》 使 用 指 南 功能目录 登陆 注册 责任书签订 单体工程注册 资料填报 项目申报 资料核查 登陆 使用注册时填写的用户名和密码登录系统 （首次使用该系统，请先进行注册）。 注册 第一次使用电子报送系统需要进行用户注册，信息应填写准确，其中用户名、密码可任意填写，但要便于记忆。手机号需要认真，因为档案馆会通过该手机号与你沟通！“注册码”需到城建档案馆领取。 责任状签订 该功能模块仅供建设单位使用，监理与施工单位无需使用！点击菜单中的‘责任书签订’， 出现如下图所示的界面，在左侧输入框中，依次输入责任书的相关信息，保存即可。若输入信息有误，可直接在输入框中修改并保存。确认信息无误后，用A4纸正反面分别打印第一页和第二页，打印好之后送至档案馆审核并盖章。至此，责任书签订完成。 单体工程注册 工程注册：该功能仅供建设单位使用，监理与施工单位无需使用！ 提示：建设单位单体工程注册后，监理施工单位资料员才能根据注册的信息网上填报资料！所以建设单位资料员尽量早点完成此项目工作！工程注册是将所有需要报送档案的工程添加进来，以单体工程为单位，比如当前需要报送项目为某小区三期工程（6#-8#楼） 则需要将某小区6#、某小区7#、某小区8#分别添加进来。点击‘新建工程’按钮，选择工程类型 在弹出的对话框中输入工程相关信息，其中监督号可以在工程质量监督通知书上找到，输入完保存即可。 （其中单体简称是为了便于形象的展示单体之间的关系，如单体名称为“府前嘉园6#楼”，其中的单体简称可以写成“6#楼”） 按照这种方式，依次将7#、8#信息添加。 （请按实际情况填写信息，信息尽量能够一次性填写准确，如果信息有误，可以在编辑栏中点击编辑进行修改，资料填报之后部分信息将不能再修改，并且工程不能被删除。） 资料填报 1、单体导入 单体工程导入：该功能仅供监理与施工单位使用！！！ 提示：建设单位单体工程注册后，监理施工单位资料员与建设单位对接质量监督号 点击下方的“导入工程按钮”，根据建设单位所给的质量监督号，填写并确定，即可将所需要报送档案的工程添加到工作区中 2、资料立卷归类 根据纸质档案，在相应的资料类型上，右键点击，选择‘添加案卷’ 如果该本资料还包含其他楼资料，那么在下方的编辑栏中共用单体一栏，选择其他单体保存即可。（共用单体是指资料不特指某一个楼，而是用于几个楼共有的资料，例如某一个项目包含1#、2#、3#楼，而前期资料是1#、2#、3#做在一起的，这时我们只需要在1#楼里添加前期资料，共用单体里选择2#、3#即可） 如果该工程这种资料类型下有两本纸质档案，需要在备注栏中注明第几本 3、目录填写 首先，切换到卷内目录选项卡 根据纸质档案所包含的内容选择相应的目录进行勾选，并“确定目录入卷” 填写具体页数 如果有特殊的目录系统中没有，可使用‘插入（向上）’、‘插入（向下）’添加进来，总之，要保持纸质档案的内容和该目录要能一一对应。纸质档案在整理过程中一本档案不应超过180页，在输入目录的时候，若发现该档案超过180页，须把纸质资料拆成两本，图纸不超过25页。 （注：档案为正反面的计两张，填写资料张数的时候，确保填写准确，保持张数跟实际张数一致，否则扫描后无法上传导致审核无法通过） 4、电子文件上传 切换到电子文件选项卡，为该案卷上传扫描件 点击‘打开’按钮，在弹出的对话框中选择该案卷所在的磁盘以及对应的文件夹。 选择后连接远程空间，上传即可。（该步骤也可在所有案卷信息以及卷内目录完成之后进行） 注意：扫描时应该一本档案建立一个扫描文件夹便于上传，文字档案分辨率不应低于150dpi，图纸不应低于300dpi，文件命名时最好以三位序列号命名，如001.jpg，002.jpg…… 注意：打开文件夹时。系统会检测图片的dpi，以及图片的张数是否与目录匹配。若系统提示错误，则需要对图片质量和张数进行检查，若图片质量有问题，需要对档案重新扫描并覆盖原有文件，若张数有问题，则可能的情况有档案漏扫或是目录张数填写错误 5、案卷顺序调整 如果你发现你的案卷顺序有点乱，你可以使用此功能！  项目申报 提示：项目申报仅供建设单位使用，监理与施工单位无需使用！！！ 选择对应的单体工程 将信息填写完整并自动获取监理单位、施工单位、开工日期以及竣工日期等信息后保存。 再确认资料填报完成并且监理单位和施工单位也完成资料填报后，通过短信提请审核报送至档案馆审核。 收到档案馆的复审通过的短信通知后，再次打开项目申报，在下方点击‘打印预验收’至档案馆盖章。收到档案馆终审通过的回复短信后，在下方点击‘打印证明书’至档案馆盖章。至此，电子档案网上申报完成。 资料核查 此功能是为了你方便复查你的填报资料是否齐全！！！ 提示：建设单位可