广东鑫涌律所会议管理制度初稿.doc

广东鑫涌律所会议管理制度初稿 第一章 总 则 第一条 为规范会议程序，提高律师律所总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，保证律师律所各项管理工作规范、高效、有序地进行，特制定本制度。 第二条 律所对各级管理者贯彻充分授权管理的指导思想，基于律所颁发的各项管理制度和规定，采用谁主管谁决策、谁主管谁对过程管理的效果和结果负责、谁主管谁有权决定和处理所属范围内事务的管理思路。 第三条 会议按类别、内容不同由相关部门组织，并做好会议管理。与会人员应该严格遵守执行会议的各项决定，应避免会而不议、议而不决、决而不行。 第五条 本制度适用于律所全体成员。 第六条 本制度所指的会议包括管理层会议、全员会议、部门会议、每周例会及根据需要召开的临时会议。 第二章 会议的组织管理 第一节 管理层会议 1.管理层会议是探讨、决定律所的发展方向、业务发展、管理人员的任免以及其它对律所发展有重大影响力的制度和事项的重大会议。 2.管理层会议不定期召开，由律所主任召集。会议由律所主任或主任委托的人员主持，律所管理层所有成员参加。律所其他人员可根据需要列席会议。 3.经律所主任提出或律所管理层三分之一以上成员书面提出，可召开临时管理层会议。 4.管理层会议通知：书面或口头（电话）通知到与会人员本人。 5.与会人员确因特殊情况无法参加会议的，应由本人向律所主任请假。 6.会议结束前，与会人员应在会议记录上签名确认。 7.管理层会议应整理《会议纪要》，《会议纪要》应发至每位与会人员。 8.管理层会议应设置专门的会议记录本，记录每位与会人员的发言。律所主任可指定人员负责记录和整理纪要。 第二节 全员会议 1.全员会议是指律所围绕战略发展、重大决策和重大事项等工作而适时召开的会议。会议传达、落实律所管理理念、思想、重大决策、决定；通报律所管理和发展情况，总结工作情况，表扬先进、批评落后，统一思想、明确责任；激发团队成员的工作积极性，提高凝聚力、战斗力和工作效率。 2.全员会议由律所全体成员组成，分为月度、季度、年度工作总结会议，由律所主任召集，由律所行政部通知、记录和整理纪要。 第三节 部门会议 1. 部门会议是律所各部门对各自的工作情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。会议听取各组成人员的工作汇报和总结，由部门主管对此作出明确的评价，针对存在的问题分析原因，指出计划完成较差或执行不力的责任人员，提出解决办法，分析、研究和落实改进方案，明确提出并责成相关人员按照会议要求保质保量完成规定的任务。 2.律所各部门应该合理安排会议时间，确保会议质量、效果达到律所规定的目的。 3.部门会议由各部门工作人员组成，必要时邀请其他部门人员参加。 4.部门会议由各部门主管根据需要召集并主持，部门主管指定专人负责通知、记录和整理纪要。 第四节 每周例会 1.每周例会的主要职能是调节员工心态、培养团队精神、规范行为、加强沟通、进行业务学习、总结一周工作及布置近期工作等。 2.每周例会由律所全体成员组成，原则上于每周星期五下午召开，由行政主管召集并主持，由行政部负责通知。 3.行政部应做好会议记录，并负责指派任务的会后通知及督办工作。 第五节 临时会议 1.临时会议因某一特定任务、突发事件或重大事项而发起。 2.临时会议由律所主任召集，并指定相关人员参加。 3.行政部负责及时通知参加会议人员及会议时间，做好会议记录，并负责会后督办工作。 第三章 会议的组织、管理和服务 第一节 会议的组织 1.涉及律所多个部门共同召开的会议，会议主要牵头部门可提前与行政部联系，备案会议情况；需行政部协调安排的，由行政部统一安排。 2.会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。 3.会议通知 （一）会议需提前通知，一般会议应提前半个工作日通过QQ、飞信或其他方式通知，大型会议需至少提前1个工作日下发正式通知。 （二）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。 4.会议的准备 （一）做好会议通知，确保应到人员按时参会。 （二）做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置、设施的检查、服务人员的安排和服务用品的准备等。 （三）做好参会人员的引导和组织。 第二节 会议室的管理与服务 1.律所会议室由律所行政部负责管理。 2.会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。 3.会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。 4.会议室重