物业项目（住宅小区）档案管理制度.doc

物业项目（住宅小区）档案管理制度 物业项目（住宅小区）档案管理制度提要：档案资料的建立应与今后的创优结合起来，按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。 自建筑施工资料 物业项目（住宅小区）档案管理制度 1整体档案管理 档案资料的建立应与今后的创优结合起来，按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。 第一节基础管理资料 1.按规划要求建设、住宅及配套建设设施投入使用 1)工程规划许可证 2)施工许可证 3)工程总平面图 4)建设工程规划管理竣工验收合格证 5)国有土地使用证 2.办理接管验收手续 1)委托物业管理合同 2)工程建设施工建档移交清单 ⑴幢建施、结施竣工图，建材合格证、分项分部评定资料； ⑵水施、电施、讯施、地下管网竣工图，分项、分部质检平定资料（复印件）； 3)商品房质量保证书 4)房屋移交验收资料 5)设施设备移交清单及档案资料 3.由一家物业管理企业实施统一专业化管理 1)物业管理有限公司企业法人营业执照（正副本） 2)物业管理有限公司组织机构代码证（正副本） 3)物管企业资质证书 4)物业管理有限公司税务登记证（正副本） 5)上级批文（文件） 4.建设单位在销售房屋前与选聘的物业管理企业签定物业管理合同，双方的责、权、利分明 1)物业委托管理合同 2)前期物业管理方案 3)物业移交及实施意见 5.购房人与物业管理企业签定物业管理合同，双方责、权、利明确总户数户，入住户，入住率为，签定的前期物业管理服务合同为份。（文件柜放置于） 6.　建立维修资金的管理、使用、续筹等符合有关规定 1)物业管理有限公司代管维修资金的财务管理制度 a）代管维修资金的使用范围 b）代管维修资金的和筹集方法 c）代管维修资金的管理与使用办法 d）代管维修资金的移交 7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制度完善 1)房屋使用说明书 2)公共管理制度 ⑴治安管理制度 ⑵消防管理制度 ⑶门卫管理制度 ⑷机动车停车场管理制度 ⑸非机动车管理制度 ⑹装修管理规定 3)政府有关文件 8.业主委员会按规定程序成立，并按规章制度履行职责 1)业主委员会筹备工作资料 ⑴关于组建业主委员会实施方案 ⑵业主委员会资料（详见业主意见调查表） ⑶业主委员会章程 9.物业管理企业制定创优规划和共体实施方案，并经业主委员会同意 1)创优规划 2)创优实施方案（附物业管理质量目标书） 3)物业管理优秀住宅小区达标申报资料资料 10.小区物业管理建立健全各项管理制度、各岗位的工作标准并指定具体的落实措施和考核标准。 1)员工手册 2)文明礼貌用语及各专业服务语言流程规范 3)部门职责 ⑴公司组织机构示意图（管理处机构示意图） ⑵员工手册 ⑶管理中心职责 ⑷财务部职责 ⑸护卫部内务条令、岗 物业项目（住宅小区）档案管理制度提要：档案资料的建立应与今后的创优结合起来，按照《全国优秀示范小区评分标准》的分类标准建立档案资料。 自建筑施工资料 位职责 4)部门工作程序、操作程序 ⑴财务部管理制度 ⑵客户服务中心工作程序 ⑶工程部设备运行维修工作程序 ⑷消防工作管理制度 ⑸各种应急处理方案 A、火警、火灾应急方案 B、停电应急方案 c、护卫部突发事件处理措施 5)管理中心综合管理制度 ⑴值班制度 ⑵回访制度 ⑶档案管理制度 ⑷原始记录、资料管理制度 6)管理人员、员工考评细则 ⑴管理人员考核细则 ⑵财务管理人员考核细则 ⑶维修人员考核细则 ⑷清洁、绿化人员考核细则 ⑸护卫员考核细则 ⑹护卫部岗位目标管理考核办法 7)护卫部培训日程、训练记录 8)护卫知识考试资料 9)管理中心原始记录资料 ⑴门岗值班记录 ⑵监控中心值班记录 ⑶紧急情况记录 ⑷停车场车辆进出原始记录 ⑸房屋装修管理记录 ⑹装饰装修申请书、责任书 ⑺值班记录 ⑻回访记录 ⑼维修派工单