差旅管理办法-20090721.doc

差旅管理办法 1. 通则 为配合集团实现利润目标，规范出差审批及工作流程，有效控制差旅及管理 成本，提高差旅工作效率，人事行政中心特对出差管理的相关规定进行重新修订， 并制定本管理办法。 2. 管理细则 2.1 差旅申请审批流程：员工出差前均须按要求详细填写出差审批表。其中：普通员工、部门主管、经理、副总监必须逐级递签至部门总监审批；部门总监级以上须递签至主管副总裁或总裁审批。特殊情况下，通过电子邮件形式的申请及批复亦视为有效。 2.2 交通工具选乘标准及原则 a. 员工出差应根据实际距离与公务紧急程度酌情选择适当的交通出行工 具，距目的地 600 公里以内应搭乘火车，行程超过 600 公里以上时可 选乘飞机； b. 机票及航班舱位的选择，应以节约为前提。在符合出行要求的时间段 内，且无限时抵达要求的差旅安排，建议选择： i) 早 9 时前或晚 19 时后时段内最低折扣价机票的航班，并应首选 经济舱位； ii) 集团各地间的航线建议选择价格相对经济的航空公司的航班。 如： 北京至上海间的航线建议选择东方航空或上海航空公司的航班， 北京至深圳间的航线建议选择深圳航空或南方航空公司的航班， 北京至香港间的航线建议选择中国航空或南方航空公司的航班， 上海至深圳间的航线建议选择东方航空或南方航空公司的航班； 如因公务需要，要求限时抵达目的地且不具备选择经济舱位的条件下 而必须升舱的，必须报经当事人所在部门的主管 VP(或总监)批准。经 同意后，方可升舱。 2.3 票务订购 - 1/4 - a. 员工出差所需的飞机票、火车票由人事行政中心委派专人负责统一订 购，出差员工选定行程及交通工具的种类、班次后，以邮件形式通知 人事行政中心专项负责人并将审批通过后的《出差申请审批单》复印件交人事行政中心负责人； b. 人事行政中心专项负责人应在接到《出差申请审批单》复印件后，严格按照《出差申请审批单》内所述 行程、航班要求，及时使用公司指定帐户订票，并应就购票过程中出 现的信息变更等问题及时与出差员工进行沟通。由公司指定帐户产生 的返点、赠品或其他优惠福利均属公司所有。 2.4 差旅住宿标准及相关规定 a. 为保障员工出差时的住宿条件和安全，如非公务特殊需要，所有员工 住宿应优先选择公司于当地的签约商务合作酒店(集团于北京、上海、 深圳三地的商务合作酒店明细详附件)，并应以交通方便及就近为原则， 选择适合入住的酒店。人事行政中心将根据业务需要及员工要求，定 期调整合作酒店； b. VP 以下级别员工非商务活动需要，应首选经济型酒店，住宿标准为 300 元/人/天。 公司提倡两同性员工同行时合住同一房间，作为鼓励，住宿标准可调 整至 400 元/间/天； c. VP 以上级别(含 VP)人员出差住宿采取实报实销方式； d. 如因工作需要，出差目的地非集团各分公司所在地时，住宿标准亦参 照上述规定执行； e. 因公务特殊需要住宿标准超过上述规定时，必须提前按照差旅申请审批流程的规定进行签字确认 f. 住宿费不包含房间电话费、洗衣费、餐费及休闲娱乐费用，员工报销 住宿费时须提供酒店房费详单。 2.5 差旅保险 公司现为员工提供的“补充医疗保险”中已包含每人 10 万元保额的人身意 外保险，员工出差时无需单独买购交通意外险。确因个人需要购买意外保险 者，保险费用由员工个人承担。 2.6 差旅补助 a. 公司按每人每天 100 元的统一标准向出差员工提供差旅补助，其中含餐费、交通费及杂费。长期派驻的员工另享受通讯费补助； b. 员工出差期限按照实际出差天数计算。启程当日中午 12 点前出发者， 启程日将被记录出差 1 天；启程日当日中午 12 点后出发者，启程日当 日计为出差 0.5 天，差旅补助亦按照补助标准的 50%发放。出差返回 计算标准同理推算； c. 差旅补助将与月工资合并计算、发放，并需按照国家相关规定缴纳个 人所得税。 3. 差旅费用报销程序及相关规定 1. 员工差旅出发前因公务需要更改航班、航线、签转、退票产生的额外费用， 可按照公司规定的机票费用结算程序办理。 出发后产生的各项改票费用均由员工先行支付，返回后按照差旅申请审批流程的规定进行签字确认，由员工凭收据到财务部报销。因员工个人原因造成误机所产生 的费用，由员工自行承担。 2. 实报实销 公司对出差人员在出差期间因公务发生的交通费、招待费实行实报实销，但 出差人员应按财务规定向财务部提供有效票据，并详细注明费用缘由。 3. 出差期间发生的交际餐费、招待费、礼品费等其他费用，请另列报销清单。 4. 因私变更旅程报销须知 a. 公司承担由员工办公本地至差旅目的地之间的往返旅费，如因个人原 因去往第三方目的地，则“差旅目的地”至“第三方目的地”、“第三 方目的地”至“办公本地”间两段