办公室日常事务管理(办公用品管理)课件.ppt

;学习目标;如果你是一家新公司的办公室主任，请你列出本公司需采购的办公用品清单，并进行分类。;一、办公用品的种类 （教材P118）;（6）办公设备耗材：复印机用墨盒、打印机用墨盒，计算机光盘 （7）办公设备类：办公桌椅、电脑及桌椅、会议桌椅、沙发茶几、电话、传真、复印机、打印机、碎纸机、考勤机、投影仪、保险柜、验钞机、照相机、空调、电扇等; 班级要举行元旦联欢晚会，你作为采购组成员负责晚会使用物品的采购。 你打算从哪几个方面做好这件事？ ;技能训练;第一，制定采购计划 ;馅衫肿臂揩清竹抱据愧旁灾氏疤与踏酮稀炒涉滨宗砌摘然莲缚欧台侍曝藤办公室日常事务管理(办公用品管理)课件办公室日常事务管理(办公用品管理)课件;办公用品的购买或租用;第二，选择供应商，采购员进行比较、筛选;(1)电话订购。大多数的日常办公用品都通过电话从供应商处订购。(2)传真订购。有些设备和办公易耗品的订购，需给供应商发传真，详细列出订购货物名称、数量、类型、送货时间等细节，供应商在接到传真后，会按要求送货上门。(3)填写订购单。有些单位有正规的货物订购单，在订购时需将订购单值写好，邮寄或传真给供应商，供应商根据要求送货上门。(4)因特网服务。访问因特网可得到电子商务服务，如网上广告、网上商店、电子贸易、电子银行、电子货币等，通过网上购物也可实现办公用品和耗材的采购。 中国办公用品网：http: 中国114办公用品网: 中国文具网信息网： 中国文具网： ;练习写作 询价函;练习写作 询价函;报价函;第三，领导签字并进行订购;知识链接：请示;请示的写作要求 （1）标题写明“发文事由+请示”二字。关于XXX的请示 （2）结构清楚，段落分明； 三段式： 请示的原因、理由； 请示的事项，要求； 结尾语； “以上意见是否妥当，请指示” “特此请示，请予批准” “以上要求，请予审批” “以上请示当否，请核（审）示” “以上请示，请予批复”等。;（3）理由充足，要求具体； 应明确提出要求解决问题的方法或途径。 （4）一事一文，主送明确。? ;填写《购买申请表》?见P121 ;第四，收货;采购人员根据收到的货物填写入库单，货物入库，库房人员要签字表示货物进库。要求写明部门、日期、物品名称、规格型号、摘要、单位、数量、单价、金额 、经办人。 接收的每一类货物的详情，应输入到《办公用品库存卡》的接收项目中。 接收后，要及时更新库存余额。 将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。;第六，支付全款;任务一：根据所学知识绘制 办公用品管理流程图;任务二：;摸清库存;三、办公用品的保管; 秘书小张负责公司办公设备和办公用品的库存管理。由于他的记忆力特别好，每次进货时，他都能够很快记住所进货物的规格和质量，因此他从不做用品登记。一天下午，他的好友小刘拿着公司营销部的取货单前来取货，小张因为当时有事，就叫小刘自己去取货物。等小张办完事回来时，小刘已经取走了货物。小张既没有看取货单，也没有清点货物，下班时关上门就走了。到了月底清点库存时，发现少了很多用品，小张也说不明白这些用品的去处。 分析讨论：说说秘书小张在对办公设备和办公用品的库存管理中的不当之处，并讨论如果你是小张，应在哪些方面进行改进？;1、保证资金不被不必要的库存占用 2、尽可能节省库存空间 3、监督个人和部门的使用情况 4、维持一定的库存以保证组织的顺利运作 5、如有办公用品方面的资产损失，可利用准确的库存估价 6、监督任务偷窃和破坏造成的损失;库存物品分类记录表;原材料库存月报表;库存控制;任务情景;任务实施 通过库存知识的学习，我们可以知道小张采购A4文件纸张的一次进货量最多不能超过库存数量100包，超过了会造成浪费。而当库存中A4文件纸数量达到25包时候，小张就要组织再次订购新货了。 如果A4文件纸数量少于15包时小张还没有去购买这种纸，那就是小张的失职了。;实战演练;1、自2月18日发放物品后，库存控制卡上的剩余库存是多少包？ A，12 B，56 C，30 D，40 2、当2月18日需要重新订购C6信封时，订购员应该订购多少包？ A：30 B：12 C：40 D：28;五、办公用品的发放;2008年9月8日星期一上午8：30，宁波