绍兴市城市建设档案馆 屠慧婴.docVIP

绍兴市城市建设档案馆 屠慧婴 　　[摘要]：城建档案收集工作是工程竣工文件材料转化为档案的重要环节，是城建档案工作的起点和基础，它是丰富馆藏的重要手段，但是档案收集过于粗放、过于被动一直是城建档案工作中存在的突出问题，笔者就如何做好档案收集工作，提高档案质量进行了一些思考，并提出相应的对策与措施。 　　[关键词]：城建档案 档案收集 问题及对策 　　城建档案收集工作与其他各个环节的工作相比，它处于一种特殊地位。城建档案的收集是立卷归档的基础，是档案齐全、完整的保证，是城建档案管理工作的起始环节，特别是在简化档案整理工作、强化档案利用工作、突出馆藏特色的今天，档案的收集工作已变得越来越重要。但随着城建档案馆馆藏量的日益增多，城建档案的收集也存在了不少的问题。笔者就目前城建档案接收工作存在的问题以及解决的对策谈一点粗浅的看法。 　　就城建档案本身来说，档案的收集工作存在一系列的问题 　　1、城建档案进馆由于一味追求馆藏量，而使接受范围划分过于粗放。进馆范围划分过粗在一定程度上表现为对工程建设项目重要性区分工作没有很好的开展起来。大量小项目、次要项目重复的接收进馆，如一个工业建筑的配套用房，大至配电间，小至门卫统统全收。一个小区，其中许多楼的施工单位都是一家，房屋设计套型也完全一致，但档案资料却每幢楼都接收。使得档案资料的审核复核人员疲于应付。这一切有否必要，实在也是一个值得商榷的问题。这不但使城建档案馆接收资料更加爆满，档案的整理、归档、入库等工作都显得滞后，而且就现实来讲，城建档案的鉴定、销毁工作没有进行配套进行，这给利用带来了不便，更使保管工作陷入无法开展的困境。这样使大量利用价值不大的城建资料接收进馆，给档案管理阶段的整理利用带来了巨大的压力，造成了人手不够，档案堆放场地不够，档案库房不够等诸多问题，使城建档案馆在这一块浪费大量的人力、物力和财力。更重要的事，由于城建资料的长期堆积，使一部分重要的城建档案资料于此相混，无法使其充分发挥其真正的使用价值。 　　2、城建档案的收集较为被动，服务不到位，方式又比较单一。 　　城建档案接收工作特别是工程档案的接收工作，无论是在推行档案保证金制度后还是在实行建设工程备案制度后，都得以较为顺利的开展。但这种单一的手段，也在一定程度上造成了城建档案馆工作人员本身对城建档案接收工作重要性和艰巨性认识的不足。最明显的就是在档案保证金停收到真正实现竣工档案备案制度的这一段时间内有大量工程没有按期进入城建档案馆。这说明，我们城建档案的接收工作还是较为被动的。而且城建档案接收的被动性，导致工程以外的包括城市规划、城市建设管理类档案接收工作开展缓慢。更不用说是跨越城建系统的交通、电力、水利类档案，有些甚至还是空白。 　　档案管理部门在长期的档案管理中存在着服务指导不够深入，不够到位的现象。特别是现在工程建设多、业务指导人员少的现象，更造成了城建档案部门从等建设单位上门咨询等被动服务的产生。 　　3、档案管理的法制建设不够到位。 　　目前，虽然国家出台了相关的管理条例来为档案行政执法加码，但在具体执行过程中，却有待于进一步加强。依法治档、照章行事还要经受方方面面的阻碍，执法的力度更需要进一步的加强。 　　就整个社会环境来说，城建档案馆档案的完整系统收集还存在一定的困难和阻力。 　　1、建设单位对城建档案的重要性认识还不是特别充分。 　　社会对城建档案的重要性认识不是特别充分，有关部门对城建档案工作不理解，不支持。城建档案是城市规划建设及其管理活动中真接形成的，对国家和社会具有极大保存价值的文字、图纸、图表、声像等各类载体的文件材料，是城市丰富的历史资源。但有一部分建设单位其从事基建工作的管理、技术类人员，当然也包括一些领导，重建设、轻档案的思想占据了一定的位置，只注重工程的投资、工艺、质量等方面的问题，对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够，有的甚至没有把档案管理提到正常的工作范围，更没有建立一套规范的管理机制，来保障建设档案管理的完整和齐全。因此档案接收入城建档案馆后，不是档案档案资料损毁、遗失移交齐全，就是档案资料存在部分复印件等情况。这都是由于建设单位对档案管理不重视造成的直接后果。 　　2、整个建筑行业的档案管理人员专业水平有待加强。 　　在整个建筑行业中，许多资料员都是由施工员来兼职，相对专业的档案员、资料员来说，他们对城建档案的建立、整理的水平较低，而且根据新的国标，许多人对工程档案管理的归档案标准、要求等都很难有具体的掌握，使工程档案与建设工程难以同步形成，这就导致许多工程档案在收集的过程中产生了失真、遗漏等现象，最后导致工程档案资料接收时不全、零散、遗漏、丢失等现象时有产生。有些建设部门是第一次搞建设，对城建档案归档的要求更是一头雾水。如