财务档案管理规定.doc

财务档案管理规定 第一条 为了加强和规范财务档案的管理，确保各种财务档案的完整、安全、最大限度发挥其价值，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，结合中心的实际情况，制定本制度。 第二条 财务档案是记录和反映经济业务的重要史料和证据，因此财务部门应设专人管理档案。财务档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、各类票据以及其他财务资料等。 第三条 财务档案的归档范围 会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 会计帐簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账、其他会计账。 财务报告类：包括月度、年度财务报告、其他财务报告，报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文字说明。 票据类：中央单位行政事业性收费统一收据、资金往来收据、国税、地税机打发票、经税务部门批准的自印票据、已作废的各种票据、已使完的各种票据存根等。 其他类：包括银行对账单、银行存款余额调节表、纳税申报表及税务相关资料、会计电子档案、审计报告、内部审计报告、会计核算工作中直接形成具有保存价值的会计核算资料。 第四条 财务档案的整理 1.会计凭证：每月的原始凭证、记账凭证应在每月账务完成纳税申报后，由会计人员整理、装订，并入库管理。根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。 2.会计帐簿：各种会计帐簿在办理完年终结账后应装订成册，装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、账簿册数、账簿页数、单位负责人、财务负责人。装订后的会计帐簿应牢固、平整，不得有折角、掉页现象。账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。 3.会计报表：会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按年度装订成册，装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、财务负责人、制表人签章等。年度终了统一归档保管。 4.票据类及其他类，中心实行票据统一领导，集中管理的原则。 财务处对票据实行专人管理，负责票据的领购、发放、核销、管理和监督检查。建立票据领用登记簿，对领购、发放、核销进行登记。财务处要定时检查各种发票和收据的使用情况，对发现的问题要及时纠正。财务处对已核销的票据应妥善保管。不得私自印刷和购买收款收据。对使用收据的部门，收取的现金应随时上交财务部门，不得私设“小金库”，更不能挪用或以个人名义存入银行。各单位必须严格执行票据使用管理办法。 对于其他会计核算资料，应该在年终结账完毕之后，分门别类的装订入库。 5.会计年度终了后，于下一会计年度开始后的两个月内会计人员应把手中的会计档案整理装订成册，开列清册，填写交接清单，交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签字。 第五条 财务档案的归档及保管 1.财务处应当指定专人负责财务档案管理工作。财务档案管理工作人员应负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。财务档案管理人员应建立财务档案登记簿，在立卷归档时，做到分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一。并分门别类按各卷顺序编号并登记管理。 2.会计电子档案中，由计算机打印输出的凭证、账簿、报表，其保存期限与手工方式完全一致。储存于此盘介质上的会计材料在未打印成书面材料前要妥善保管。同时，会计部门应明确复制备份数据的时间间隔，以及清除数据的时间间隔。两者根据会计单位业务量大小和计算机储存能力而定。会计数据的备份应分别存于两个以上不同的建筑物内。 3.保存财务档案资料应做到防盗、防火、防潮、防虫，磁性介质还要防尘、防热、防冻，要有相应的安全措施。 4.机构变动或档案管理人调动时，应办理交接手续，由原管理人编制档案交接清册，将全部案卷逐一点交，接管人逐一接收。 第六条 财务档案的借阅 1.财务档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊需要时，中心内部人员需经财务处处长及上级主管领导批准后，方可借出。外单位借阅财务档案时，应持有单位介绍信，经财务处处长或中心主管批准后，方可办理借阅手续。 2.借阅财务档案人员应认真填写档案借阅登记本。要将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归档等情况登记清楚。 3.借阅财务档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册、不得涂改抽换、携带外出或复印原件。 4.借出的财务档案，财务档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。 5.财务处需要查阅、查询财务档案的需经处长批准，由档案管理人员负责查询。 第七条 财务档案的销毁 1.财务档案保管期满，需要销毁时，由中心主管主任和财务处处长提出销毁意见，经中心主任办公会集体讨论决定会同财务部门共同鉴定。严格审查，编制财务档案销毁清册。以书面形式报经主管部门批准后销毁，对其中未了的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，有财务处保管到结清债权债务时为止。 2.中心按规定销毁财务