第9章IT项目沟通管理.ppt

第九章　项目沟通管理 IT项目风险管理内容提纲 1.沟通的含义、重要性 2.沟通计划编制 3.沟通的层次、方式和渠道 4.信息发送 5.实施报告 6.如何进行有效的沟通 沟通重要性 许多专家都认为：对于成功，威胁最大的就是沟通的失败。 与IT项目成功的三个主要因素分别为：用户的积极参与，明确的需求表达(需求分析课程)，管理层的大力支持。而这三要素全部依赖于良好的沟通技巧。 沟通的重要性 沟通是日常管理的基本工作，更是项目管理的基本工作，它是项目的有效管理者最经常的活动，大约有70%的工作时间用于信息的接受和传递，即沟通。 沟通是项目执行过程中决策和计划的基础，是项目经理成功的重要手段。 沟通的重要性 沟通的重要性主要体现在以下几个方面： 1. 组织外部的良好沟通是组织与外部合作、和谐共处，并取得外部支持与帮助的润滑剂，也是获得外部环境信息和进行决策的依据。 2. 组织内部的良好沟通，可以改进管理，改善项目组织内部人际关系，使内部职能有效地衔接，从而形成组织合力，较好地发挥整体力量。 3. 好的沟通可以激励人，鼓舞人的士气。 4. 有效的沟通，可以消除误会，增进了解，化解矛盾，增强团队凝聚力。 5. 通过沟通，与项目干系人进行有效的交互，调整项目的资源和进度。 沟通的含义 沟通是与别人和群体进行信息传递和交互的过程。IT项目的沟通管理就是要保证项目信息及时且正确地提取、收集、传送、存储以及处置，保证项目组织内部和外部的信息畅通。 沟通不仅是信息的沟通，更重要的是情感的沟通。一支高效的项目团队具有开放、坦诚的沟通气氛，项目成员在团队会议中能充分发表意见，倾听、接纳其他成员和客户的意见，并经常能得到有效的沟通。 项目经理的沟通模式 IT项目风险管理内容提纲 1.沟通的含义、重要性 2.沟通计划编制 3.沟通的层次、 方式和渠道 4.信息发送 5.实施报告 6.如何进行有效的沟通 沟通计划的编制 沟通计划的主要内容: 项目文件(文档)的保存方式 统一项目文件格式(模板) 项目组成员的联系方式 工作汇报方式 与项目干系人进行沟通分析 项目沟通干系人分析举例 IT项目风险管理内容提纲 1.沟通的含义、重要性 2.沟通计划编制 3.沟通的层次、 方式和渠道 4.信息发送 5.实施报告 6.如何进行有效的沟通 沟通的层次 (1) 低层次沟通：即自我防卫型。项目组成员之间信任度低，交谈时着重防卫自己（或互相设防），力求无懈可击。这不是有效的沟通。双方收获很小，或基本上没有收获。用算术表示成：1+12 (2) 中层次沟通：即彼此尊重型。为了避免冲突，双方保持礼貌，不能完全开诚布公。通常以妥协折衷收尾。双方互有得失，用算术表示成：1+12 (3) 高层次沟通：即集思广益型。尊重差异，取长补短，敞开胸怀。彼此收获很大。用算术表示成：1+12 。 沟通的方式 在IT开发项目组织，与日常的管理工作一样，通常有以下几种沟通方式： (1) 正式沟通与非正式沟通 (2) 上行沟通、下行沟通与平行沟通 (3) 单向沟通与双向沟通 (4) 书面沟通与口头沟通 (5) 言语沟通与体语沟通 沟通的渠道 在以上的沟通渠道中，项目组采用最多是通常是“全通道式”的。IT项目组中有以下几种沟通手段： (1) 正式非个人方式交流，如正式会议等。? (2) 正式个人之间交流，如成员之间的正式讨论等（一般不形成决议）。? (3) 非正式个人之间交流，如个人之间的自由交流等。? (4)?通过信息管理平台交流，如内部办公自动化系统，内部网站或协同办公平台。也可以使用E-MAIL（电子邮件）、BBS（电子公告板系统）等。 (5) 成员与外部网络的交流，如成员与小组之外或公司之外有经验的相关人员进行交流。 除电话和手机外，可借助发送的资讯手段（MSN、QQ、飞信、短信、媒体。。） “无处不在的资讯、无处不在的服务” IT项目风险管理内容提纲 1.沟通的含义、重要性 2.沟通计划编制 3.沟通的层次、 方式和渠道 4.信息发送 5.实施报告 6.如何进行有效的沟通 信息的传送（发送） 对于项目管理的信息正确传达到相应的人员，是相当重要并有一定的困难的，经常发生的事情是信息发送人感到自己把信息正确传达了，但实际的结果却是信息没有传达到或是被错误的理解了。 信息的传送四个法则 在沟通中应遵循彼得.德鲁克提出的四个基本法则： 沟通是一种感知和期望(如下页实例) 沟通产生要求 信息不是沟通的全部 实例 信息收到必须保证理解是正确的，很多事情信息收到了，但被错误的理解了，很多信息是传达到了，但却被错误理解了。