第一章进阶功能说明.doc

筆硯文書編輯共通服務平台 【教育訓練手冊-進階】 傑印資訊股份有限公司　編製 【教育訓練手冊 目錄】 第一章　進階功能說明 2 一、個人範本 2 二、一文多稿與簽稿併陳 3 三、格式轉換 5 四、特殊列印功能 6 五、行文單位必威体育官网网址(分址分文)之不隱藏功能 7 六、設定檔案儲存目錄 7 七、編輯個人通訊錄 8 八、自訂符號 14 九、編輯常用分層負責 16 十、正(副)本受文者匯入與匯出 17 十一、常用機關 18 十二、匯出入 21 第二章　常見問題 25 一、安裝系統前需要進行的系統與IE安全性設定 25 二、Web版公文製作系統，點選開啟新檔或是開啟舊檔出現「一個跳窗已封鎖」的訊息？ 35 三、執行Web版公文製作系統，出現「Runtime Error!」的訊息? 35 四、從管理整合系統登入後，點選公文執行簽辦出現「Fatal Error:CONFIG物件建立失敗：系統呼叫未傳入正確的組態參數，請聯絡系統管理員At」的訊息？ 36 五、如何修改註冊時的個人基本資料？ 36 六、儲存檔案時，可以存在指定的路徑嗎？ 37 七、可以從檔案總管直接開啟儲存完畢的公文檔案嗎？ 38 八、正副本輸入時，如果沒有地址該怎麼辦？當機關的地址有異動，或是系統帶出的受文單位地址有誤，我該如何通知Web版公文製作系統進行修正? 39 九、點選發文清單時，出現「此文未設定發文機關代碼，不可電子交換」？ 39 十、如何改以不同發文機關名稱發文？ 40 十一、點選存檔或發文清單時，出現「本文未使用標準編號，將會造成電子交換後排版不正確！」 41 十二、發文清單預視函時，在受文者處會顯示多個受文者名稱而沒有個別帶入？ 42 十三、如果公文中有很多的受文者，為了節省紙張版面，可以用群組的方式顯示在紙面上嗎? 43 十四、發文清單轉交換檔時出現匯出DI失敗？ 44 十五、Web版公文製作系統要備份時要備份哪些檔案呢? 44 第一章　進階功能說明 一、個人範本 可將有重性質的公文，存成「個人範本」繕打公文時，從「開啟新檔」下的「個人範本」就可以儲存的範本檔 步驟1：開啟新檔編輯常用公文內容文稿。。 。 步驟1：點選開啟新檔之開啟範本。 。二、一文多稿與簽稿併陳 (一)如何製作一文多稿 一個檔案中含有多份文稿，可用於同一份公文，需發上行文、平行文及下行文之 需求。 此份檔案在儲存時，會一併將檔案中的多份文稿及其個別的附件，同時儲存在1個資料夾內，方便使用者的讀取及管理。 開啟公文點選一文多稿，系統會自動複製主檔的所有內容，但支號部份使用者要自行輸入，並且要先儲存檔案，才能再執行下1份一文多稿的內容。操作步驟如下： 步驟1：開啟第份文稿，編輯完畢並存檔步驟2：開啟新檔一文多稿：在左下角處”複製-函”，即為第2 稿第2稿會複製第1稿的內容重覆本步驟可以產生第3稿、第4稿...，編輯完畢請存檔，如此多稿之文就會存在同一檔案中了!步驟1：先製作(繕打)好份公文(簽或稿)並已存檔。步驟2：點選左下角處的文件內容。：出現「文」視窗，點新增一筆。 步驟：出現「加入新文件對話盒」視窗，點選欲新增的，如””，再點確定。在左下角處”函”，即為，編輯完畢請存檔，簽稿陳之文稿三、格式轉換 使用者轉換公文格式，例如函轉書函如下： 1：游標移至開啟新檔，點選格式轉換。2：選擇欲轉換公文格式後按確定，例如”函”欲轉換成”書函”。 3：出現公文格式轉換確認畫面，請確認轉換格式無誤，並選擇檔案轉換方式後按確定。4：出現轉換格式。 「自行設定轉換格式」，如欲轉換的來源及目標使用的範本格式不在預設的轉換格式內，可自行選用適合的轉換格式項目。四、特殊列印功能 於預視中的特殊列印，可設定套印條碼、套印騎縫章功能、套印受文者等功能。 (一)一文多發列印選項 行文單位必威体育官网网址(分址分文)：將「正本」「副本」欄位內的單位，別帶入受文者欄位，但「正本」「副本」欄位只顯示該受文者與不隱藏之單位。 受文者如行文單位：受文者欄位顯示為“如正副本行文單位”。 套印本別：列印本別如正本、副本。 套印地址：列印受文者地址。 套印發文方式(函)：函列印發文方式如電子交換、郵寄。套印條碼：稿列印條碼。 套印騎縫章：兩頁以上公文列印騎縫章。 套印檔名：稿列印存檔檔名。 不套印稿受文者：稿受文者欄位顯示為空白。 套印稿受文者：○○○等：特殊列印時，將「正本」「副本」欄位內的單位，別帶入稿個單位加等字。 套印稿受文者：如正副本：稿受文者帶入填寫文字，例如如正副本。 套印發文方式(稿)：稿列印發文方式如電子交換、郵寄。五、行文單位必威体育官网网址(分址分文)之不隱藏功能 發文清單勾選「行文單位必威体育官网网址(分址分文)」，其列印結果會將正副本的各個單位，各自分開顯示在正副本及受文者列印出來；若有需要將某單位顯示不隱藏，例如開會通知單之主持