档案管理现代化与电子档案管理.ppt

档案管理现代化与电子档案管理 第一部分 电子文件的收集积累 第二部分 电子文件的整理归档 第三部分 电子文件的保管利用 第一部分电子文件的收集积累  一、几个相关概念 1、电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（电子化的文件） 2、电子公文：是指各地区、各部门在云南省电子政务网、本部门计算机局域网络和办公自动化应用系统中经处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。3、电子档案：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。 第一部分电子文件的收集积累 二、电子文件收集积累的范围 各部门依据本单位制定的《文件材料归档和不归档的范围》的规定，电子文件的收集范围与纸质文件材料归档范围一致。 1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、单位职能工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料； 4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。 第一部分电子文件的收集积累 电子文件主要有以下几种类型： 1、字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等。 2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。 3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。 4、影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件（归档时应注意收集其属性标识和相关软件）。 6、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。 7、数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。 8、超文本文件：超文本文件以节点为信息单位（传统文本文件以字符为信息单位）。它可以是文本、图形、图像、动画、声音、甚至计算机程序或它们的组合体。在概念上，一般把已组织成网（WEB）的信息称为超文本文件。 9、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及相关支撑软件等。 10、数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。 第一部分电子文件的收集积累 三、收集积累要求 1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。 第一部分电子文件的收集积累三、收集积累要求 2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上。 3 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。 4 对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以DOC、XLS、RTF、TXT等为通用格式。 第一部分电子文件的收集积累三、收集积累要求 5 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以PDF、JPEG、TIFF为通用格式。 6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。 7 对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。 8 对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。 第一部分电子文件的收集积累四、收集积累注意事项 1、对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。 2、计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。 3 对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。 4、定期制作电子文件的备份。 档案管理现代化与电子档案管理 第一部分 电子文件的收集范围 第二部分 电子文件