油田公司机关网上报销系统》.doc

PAGE \* MERGEFORMAT 10 《网上报销系统》使用概述 一、系统概况： 网上报销系统具有覆盖广、网络化、易操作、流程清、控制严等特点，并最大限度满足用户需求，为财务信息化建设提供更加强力的支持。网上报销系统报销流程如图所示： 二、用户登录： 在IE浏览器地址栏中输入 HYPERLINK http://expenselocal.petrochina/ http://expenselocal.petrochina/,即进入系统登录页面（油田公司网站首页有相关的链接）： 以注册的中油（Ptr域:）用户名登录网上报销系统，学院网控中心已为每位职工注册了邮箱，其密码与邮箱相同，登录后请修改邮箱密码并核对个人信息，邮箱密码可以在油田公司首页“个人邮件”修改。 欢迎界面默认为“任务管理—待办单据列表”的页面： 一般用户具备基本的任务管理功能、报销业务和查询功能。 1、任务管理： 主要包含三个子功能：待处理单据和已处理单据和修改本人信息。 待处理单据： （1）临时保存——填写不完整、尚未提交的单据 （2）审批退回——修改已提交但审批未通过的单据 已处理单据： （1）单据状态查询——查询用户已提交单据的审批状态 （2）单据信息查询——历史单据详细信息查询 （3）撤销提交——撤销已提交但尚未审批的单据 （4）打印——打印已审批通过但尚未审核的单据 2、报销业务：主要实现以下功能： （1）差旅费报销 （2）会议费报销 （3）招待费报销 （4）办公费报销（办公费，培训费，资料费） （5）借款申请 （6）还款申请 以上六项外的探亲费报销、专项费报销、医疗费报销、运费仓储费报销暂不使用，等条件成熟时再投入使用。 三、一般用户业务办理（以差旅费报销为例）： 职工发生了差旅费，进入单据填写主页面，据实填写单据各项信息，准确选择相关预算，并选择提交或临时保存，系统不提供自动保存功能。 系统提示功能全程辅助用户填写单据，在用户保存或提交单据时，系统会自动提示用户某环节填写不当、缺失，为用户正确填写、提交单据提供最大保障。 所属预算必须选用，出差事由必须填写，如果多人出差可以在第三项中增加人员，交通费用中分别填列发生的各类票据的实际金额，多人出差发生的住宿费用，要在每个人之间分配，合计分配金额要与住宿费的总额相等。油田公司下发了新的差旅费报销与补助标准，出差人员根据新的标准填列相关补助。 如果前期有借款，系统可以自动提示借款余额，可以在第八项中选择冲销，如果没有输完相关相关信息，可以临时保存单据，下次登录时继续填写。 职工要选择相关部门的负责人及学院领导审批，如果业务部门审批中没有要选的负责人，可以显示全部的审批用户从中查找。 单据提交后，可以在提交单据列表中看到申请进行到了哪一步，如果单据退回，可以重新修改再作提交。 四、学院领导及科室长审批 职工提交申请后，部门负责人才能在待办单据中看到相关的申请。审核相关信息，提出意见。 审批用户不但具备一般用户的基本权限，还具备对一般用户提交单据的审批权限。 审批用户在登录系统后的欢迎界面即待处理单据功能下，系统会自动显示需要审批用户审批处理的单据，审批用户通过点击待审批单据的出差事由进入单据详情进行审批。 审批用户有手写的签名，需要安装软证书以确认身份。安装软证书有单独的文件进行说明，见附件2（打开IE浏览器，在地址栏中输入地址： HYPERLINK http://rms.petrochina/certsrv/ http://rms.petrochina/certsrv/，出现登录窗口，输入审批人的用户名和密码，用户名格式为：PRT\XXX ；其中XXX为中石油邮箱用户名的前缀，密码为邮箱密码）。 可以在审查审批意见中说明单据不予审批退回的原因，常用语是日常审批中经常使用的词句，可以在个人信息处进行增加和定义。审批者可以通过勾选的方式对交通费用、住宿费用、其他费用逐项、逐条审批。系统自动记忆审批者键入过的审批用语，以便审批者下次审批时调用；历史审批意见下，系统显示各级审批者对本单据历史审批意见，为当前审批者提供参考。 部门负责人登录审批页面： 学院领导登录审批页面： (1) 经财务科长审批后，会计人员才能见到最终的报销信息。 财务会计人员登录核销业务页面： 如果信息中存在错误或原始单据有误，会计人员有权要求经办人重新办理