01-04 会议制度修改.doc

人力资源部管理制度 主题 ：会议制度 制定部门 ：人力资源部 审核 ：人力资源总监 制定日期 ：2011年12月 实施日期 ：2012年1月 批准 ：总经理 编号 ：XKH-人-027 传阅 ：公司各部门经理 页数 ：5 -5 传达至 ：公司全体员工  一、目的 为规范公司各项会议流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司各部门召开的各项会议的组织与管理。 三、会议分类 （1）、公司会议： 主要包括——公司高管办公例会、经营分析会议、KPI及督办月例会等 召开形式——由公司总部召集，各地分子公司视情况参加会议。原则上以例会形式定期召开。 参加人员——由公司总办或相关负责人确定参加会议人员并安排专人做好会议纪要。 （2）、公司总部会议： 主要包括——产品中心会议、运营中心会议、营销中心会议等 召开形式——由各部门负责人召集，相关部门人员参加，原则上以例会形式定期召开。 会议要求——会议发起部门负责派人做好会议纪要，经部门负责人审核后分发各有关部门。部门例会由各部门负责人决定召开并负责组织，会议纪要需提交总经办留底。 （3）、专项会议： 主要包括——服务质量分析会议、流程工作组会议、部门间的工作协调会等。 召开形式——由负责部门或牵头部门召集并主持，原则上以月/季例会形式定期召开。 会议要求——会议需做好会议纪要，并交至公司总经办备案。部门间的工作协调会议应提前三天提交会议申请单至相关部门及总经办，经批准后召开。 （5）、各类其他会议： 主要包括——临时会议、外部会议、交流会议等 召开形式——根据会议要求，组织召开，并做好会议纪要。 会议要求——如需公司相关领导参加，会议组织方应提前预约并告知会议议题。 四、会议准备 （1）、公司各类会议需要有投影设备演示说明的，应提前做好投影设备连接调试工作 （2）、会议之前，总经办应有专人负责会议场所的情况，保持会议场所的整洁，并准备会务用品。 （3）、特别重大会议，应有总经理派专人负责各项准备工作，具体包括以下内容： A、会议议程安排（应提前报交公司领导） B、会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发） C、会议场所布置 D、会议服务人员安排 E、会议签到 F、会议事项安排 G、会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。 五、会议通知 （1）、会议通知分为口头通知与书面通知两种。 （2）、会议通知内容包括：会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等内容。 （3）、书面通知发放至各个与会人后，与会人需在会议通知下方签署姓名确认回复。如以邮件形式发放会议通知的，请发起人收取已读回执。 （4）、会议通知人：公司总部会议由总经办秘书通知，专项会议或部门会议由组织部门负责通知 （5）、例行会议的召开原则上不做通知，只有在例行会议变更或取消的时候方作通知。 六、会议资料 （1）、公司级别会议与其他工作会议议题由会议发起部门起草并提交，经总经理审核后使用。 （2）、与会者应根据会议的类型和议题提前准备相关会议资料。 （3）、与会者应在会议开始前做好充分的会议准备， 七、会议时间 （1）公司级会议应当依据会议议程，合理规划时间，并且在会议通知中明确会议时间，方便与会人员安排工作。 （2）部门例会原则上不超过一小时三十分钟。 （3）部门内部会议原则上不超过一小时。 （4）为控制会议时间，提高会议效率，与会人员原则上为必须参与到会议讨论的人员。所有涉及列席会议、通报会议结果的人员一律不参加会议，由会议主持人负责会后通报会议结果。 八、会议记录 会议记录应根据不同的会议性质采用适当、有效的方式进行，包括详细记录与要点记录。会议记录经相关负责人确认后分发与会人并交总经办存档。 一般性的会议纪要以电子版形式存档；涉及重要决定、重要事项或重要处理结果的会议纪要要求与会人员签字存档。 九、会后跟踪 （1）、下发会议纪要，会议主持人负责将会议纪要下发与会人员及必要知情人员，并负责将会议产生的督办事项与总经理确认后通知督办专员，并按规定的时间结点逐项跟进。 （2）、进行会议总结，对整个会议的组织、服务工作进行全面分析与总结，做出客观评价，肯定成绩，找出缺点与不足，并加以改进。 （3）、会议从准备到结束整个过程的相关文件、资料、表单一并收集、整理齐全。并加以保存。 十、会议纪律 （1）、任何人员不得无故缺席会议，如确实有紧急情况，须以书面或邮件的形式提前请假（中层干部以上人员请假需总经理批准，其他人员需向会议组织部门请假）。否则视为缺席。违者将视情节记录KPI考核，并且扣除当月实发奖金的10%。 （2）、与会人员不得因任何理由迟到（提前