01-文件控制程序.doc

文件控制程序 编号：CX-QEO-B-01 1、目的 使所有对质量、环境、职业健康安全管理体系运行起重要作用的文件受到控制，确保各相关场所获得所需文件为有效版本，防止误用作废文件。 2、适用范围 2.1 本程序适用于公司机关及项目经理部在质量、环境、职业健康安全管理体系运行中使用。 2.2 本程序适用于公司如下各类文件的控制： a）管理手册、程序文件、管理办法、作业指导书及管理性文件； b）合同类文件（标书、协议、合同等）； c)来自建设单位、设计单位、监理单位、质监站和其他管理部门的设计文件、技术交底、会议纪要、通知、来往函件及其他外来文件； d）项目施工组织设计、管理方案、应急预案； e）相关法律法规、标准、规范、技术文献（包括公司的技术文件）； f）来自国家、各级地方政府与上级主管部门的外来文件； g）与管理体系运行有关的其他文件。 3、相关文件 公司办[2002]43号文件—《关于转发“中国铁道建筑总公司公文处理办法”的通知》中的有关规定。 公司办[2006] 号文件—《关于印发中铁十七局集团第一工程有限公司公文处理办法的通知》 《档案管理办法》。 4、术语和定义 4.1 GB/T19000—2008《质量管理体系 基础和术语》给出的定义。 4.2 GB/T24001—2004《环境管理体系 术语和定义》给出的术语和定义。 4.3 GB/T28001--2001《职业健康安全管理体系—术语和定义》给出的术语和定义。 4.4 采用公司《管理手册》中有关的术语和定义。 5、职责 5.1 公司办公室 5.1.1负责本程序的编制和修改，是本程序的主管部门。 5.1.2负责以公司名义下发的文件的管理和控制 5.1.3负责外来文件的接收、编号、登记、分发、归档、销毁。 5.1.4编制公布公司《有效文件目录清单》，并及时更新，确保使用的文件为有效版本。 5.2 安全质量监察部 5.2.1负责《管理手册》、主管程序及相关文件的编制和修改。 5.2.2负责本部门各类文件的控制管理，编制本部门《有效文件目录清单》。 5.3 工程管理部 5.3.1负责主管程序及相关管理办法的编制和更改。 5.3.2负责国家和行业规范、规程、验标等外来技术标准的征订、发放，定期公布其有效版本目录，并及时更新。 5.3.3负责本部门各类文件的控制管理，编制本部门《有效文件目录清单》。 5.4 机关其它部门 5.4.1负责本部门相关文件的编制、审核、修改和保管。 5.4.2编制本部门《有效文件目录清单》。 5.5 项目经理部 5.5.1负责所用文件的征订、标识、收集、编目、分发、执行及本单位制定的文件的控制管理。 5.5.2负责本项目单位工程竣工文件、技术性总结等文件的收集、整理或归档，并按规定上报公司、业主或用户。 5.5.3编制本项目经理部《有效文件目录清单》，保证使用的文件是有效版本。 6、管理内容与控制要求 6.1 文件的编制、批准及网上发布 6.1.1《管理手册》由安全质量监察部编写，公司管理者代表审核，最高管理者签字批准后发布。程序文件、相关管理办法等由各主管部门负责拟制，并组织有关部门会审，由公司管理者代表审批发布。 6.1.2施工组织设计由项目经理部编制，编制内容及报批程序按公司《工程项目“两严三控”管理实施细则》“施工方案预控管理实施细则”第二十一条办理。作业指导书由项目工程部编制，项目总工程师批准发布。公司其他本级文件由相关部门负责拟制和审核，经公司主管或分管领导签字批准后，由公司办公室上网发布。 6.1.3招、投标文件、施工合同文件由工程经营部按《工程投标管理办法》负责编制、评审、批准和保存或管理。工程中标后，工程经营部应将合同文件移交计划合同管理部，计划合同管理部再向工程项目部进行交底和控制。 6.2 文件的编号、标识、登记 6.2.1编号 所有文件都应进行编号, 执行《关于印发中铁十七局集团第一工程有限公司公文处理办法的通知》。 6.2.2标识 a）所有文件都应有修改状态标识，标识方法可以采取：版本号、通知单或其他便于识别的方法。 b）已作废的文件应及时收回或销毁。作为资料保存的作废文件，应有明显的“作废”标识，并与有效文件隔离，防止误用。 c）汇编/合订本中部分文件作废而无法隔离时，应在作废条款处或目录中做出“作废”标识。 6.2.3登记 对公司本级文件，使用单位可根据需要从网上下载、传阅，如需办理，下载后应保持其原编号，并填写文件文件呈（传）阅卡，产生处理记录。 外来文件按原编号执行，再由公司办公室在首页的右上角标注收（发）文号。 6.3 文件发放和保管 6.3.1体系文件由安全质量监察部确定分发范围，经分管领导及管理者代表审批后交公司办公室，公司办公室在文件首页填写发放编号、持有人姓名进行标识，文件