011文件保管规程(d0).doc

编制 审核 批准 囗通用 囗部门 囗管理 囗技术 版 本 DO 日期 日期 日期 生效日期 10.11.24 目的 本规程规定了公司文件保管和废除的基本准则。 范围 本规程适用于公司内发行的全部文件以及从公司以外接收的文件。 3. 职责 3.1文件管理规程中规定的文件管理体制的部门负责人以及实施负责人（各部门文员、文控）作为文件管理者。 3.2文件管理者：有责任确保文件被妥善保管。部门文员负责保管发放到本部门的受控副本文件、本部门的记录表单和部门间的工作联络书等，文控负责保管所有受控文件的正本、外来文件、分发记录及各部门的质量记录表单等。 4. 定义 文控：文控中心文件管理者。 5. 程序 5.1 保管期间 文件的保管期分为永久，15年，5年，3年，2年，当年以及回收前7种。但是公司上游规程中有规定时，保管期依据相应规程的规定： 永久保管 公司的组织，证明以及关于其经营状况的文件要永久保管。 15年保管、5年保管、3年保管、2年保管由于业务处理，日后参考而暂时适当保管的文件，根据其重要度，选择15年，5年，3年、2年其中之一。 年内 日常业务中的往返文件。 回收前 文控中心下发到各部门的受控文件副本在回收前由各部门使用并保存。 5.2 保管期的决定 保管管理者基于附表的保管标准以及前述文件保管期分类决定保管期(详见《表单目录一览表》)。 5.3 保管期的变更 保管管理者对过了保管期但认定有必要继续保管的文件可以延长保管期。 即使是在保管期内，若认定无保管必要的文件，保管管理者可以进行废除。但是，不包括法规，以及公司内上游文件规定的文件。 5.4 废弃 a. 过了保管期后，废弃该文件。 b. 保管文件的重新整理，每年至少一次。 c. 要必威体育官网网址的文件要使用确保内容不会泄漏的方法进行处理（烧毁等）。 5.5 保管场所 各类文件保管期限以及保管部门按照附表：文件保管标准所规定的方式保存。 附表 文件保管标准 分类 保管年限 保管部门 备注 一般文件 规程、通知、事物指导书等 重要 永久 发行部门 财务部门 资料制作部门 合同文件 特别重要 政府执照等 特别重要 统计资料 重要 合同文件 重要 15年 业务部门 会议记录 重要 会议召开部门 合同文件 其他 经营计划文件 预算文件 5年 业务部 采购部 统计资料 3年 资料制作部门 会议资料 会议召开部门 传真、复印登记表 其他 当年 办公室 相关部门 技术相关文件 受控文件（正本） 例：图纸、作业指导书、CP、检验标准书等 永久 文控中心 受控文件正本回收后同样永久保存（加盖“仅供参考”章以区别） 培训资料 3年 总经办 与质量相关的文件、质量记录 2年 各部门 超过保存期限后交由文控中心废弃或销毁，文控中心做好销毁记录 受控文件（副本） 回收前 各部门 回收前由各部门使用并保存，回收后文控中心加盖“作废”章销毁  ---！！！！！！----------------------------------精品文档，值得下载，可以编辑！！！-----------------------------！！！！！！----------- ---！！！！！！----------------------------------精品文档，值得下载，可以编辑！！！-----------------------------！！！！！！----------- D0 所有 处数 修改人 审核人 批准人 批准日期 更 改 记 录 标记 处数 修改人 审核人 批准人 批准日期 BO 所有 07.10.26 CO 格式 08.12.01 囗 签收 囗 签阅 囗 张贴 部门 各部门 签字 日期 阅 文 范 围 文件相关人员