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01文件控制
青岛第一市政一体化管理体系程序文件
文件控制程序
QES -- B -- 01
编制: 文件编制小组 2013年 6 月 7 日
审核: 韩德克 2013年 6 月 7 日
批准: 邹启佐 2013年 6 月 7 日
生效日期: 2013年 6 月 7 日
目的
为确保各相关场所及人员得到并使用质量—环境—职业健康安全管理体系文件的有效版本,特制定本程序。
适用范围
适用于与公司质量—环境—职业健康安全管理体系有关的所有文件的控制。
术语和定义
本程序采用GB/T19000—2008《质量管理体系 基础和术语》、GB/T50430-2007《工程建设施工企业质量管理规范》、GB/T24001—2004 《环境管理体系—规范及使用指南》和国家经贸委2001年30号公告《职业健康安全管理体系审核规范》中的术语和定义。
职责
4. 1一体化管理体系管理手册、程序文件由管理者代表审核,由公司总经理批准颁布。
4. 2 总经济师负责组织管理手册、程序文件的编写、更改以及组织体系文件的评审工作。
4. 3 质量技术部负责有关工程质量的法律法规、标准及其它要求的控制,并及时获取质量管理活动所需的法律、法规、标准和规范。
4. 4安全与环境管理部负责环境、职业健康安全管理体系有关法律法规、标准及其它要求的控制。
4. 5办公室负责管理手册和程序文件的发放、归档管理。负责公司及外来文件的控制、归档管理。
4. 6各部门/单位负责本部门/单位业务管理范围的技术文件、管理文件、外来文件的文件控制工作,并负责相关文件的实施,对文件的修订提出意见。
工作程序
5. 1体系文件
5. 1. 1管理体系的文件结构
a)一级:管理手册。
b)二级:程序文件。
c)三级:支持性文件。
5. 1. 2体系文件一般包括:
a)管理手册。
b)程序文件。
c)体系审核计划、审核报告。
d)施工组织设计。
e)与体系有关的上级组织或业务部门的文件。
f)法律、法规及相关标准。
g)公司有关质量、环境、安全生产管理标准、制度。
h)有关单位(部门)的支持性文件及操作规程。
i)体系管理评审计划。
j)从相关方处得到的技术资料。
k)相关记录
5.2文件编制、审批和发布
5.2.1行政文件的编制、审批和发布
各职能部门以公司名义的发文由相关职能部门人员拟稿,经办公室审核,送相应主管领导审批后,由办公室统一发布。
各部门/单位负责本部门/单位职责权限范围内文件的编制,经相应主管领导审批后发布,应确保其充分性、适宜性、有效性。
5.2.2体系文件的编制、审批和发布
管理手册由总经济师组织进行策划、编制,经管理者代表审核后,报总经理批准发布。
程序文件由总经济师牵头组织各业务主管部门负责策划、编制。经管理者代表审核通过后,报总经理批准发布。
支持性文件由各业务主管部门负责策划、编制,经管理者代表审核、总经理或分管领导批准后实施。
环境管理方案/职业健康安全管理方案的编制、审批和发布执行《危险源和重要环境因素控制程序》。
记录是一种特殊类型的文件,按《记录控制程序》执行。
5.3文件的标识
5.3.1公司采用编号的方式对体系文件进行标识。电子版体系文件采用编号的方式标识,文件作废收回;书面版体系通过加盖印章和分发号的方式对管理手册和程序文件的“受控”、“非受控”、“作废”、“作废留存”等状态进行标识。建立体系文件发放清单,易于查询。以公司名义发布的管理文件采用如下编号标识:
市政一 [XXXX]XX号
5.3.2外来文件由公司办公室进行识别,根据其内容请示分管领导,并对其分发予以控制。
5. 3. 3由公司职能部门名义发布的管理文件采用如下编号标识:
XX部门[XXXX]XX号
5.3.4外来有关质量/环境/职业安全健康方面的法律法规、标准由各相关业务主管部门进行识别、购置和发放,沿用原有版本号和文件编号,不统一编号,执行《法律法规及其他要求控制程序》。
5.4文件的发放
5.4.1办公室按确定的范围发放管理手册和程序文件。
5.4.2支持性文件及其它文件,由编制部门根据需要确定发放范围,由办公室发放。
5.4.3外来文件由办公室负责执行办理批阅,按批示发放范围进行发放;各职能部门接收到的外来文件需要发放时,报相关领导审批,由相关领导确定其发放范围和数量后,负责发放。
5.4.4文件的收发应填写《收、发文登记簿》。文件发放按照《发文登记表》进行登记,各部门负责本部门的发文登记,并负责对本部门接收的各类文件在《收文登记表》上进行登记,以此作为本部门的有效文件目录/清单。
5.5文件评审与更改
5.5.1《一体化管理手册》、程序文件、支持性文件由其编制部门根据企业发展的实际情况进行不定期评审,如无特
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