sdl-qp01-2010_文件控制程序.doc

1目的 本程序规定了公司质量管理体系文件的编写、批准、发布、标识、发放、修订和销毁等活动的要求和控制，以保证文件的适用性、协调性和有效性。 2范围 本程序适用于本公司所有质量管理体系文件，以及适当外来文件的控制。质量记录是一种特殊类型的文件，应依据《质量记录控制程序》加以控制。 3职责 3.1办公室为质量管理体系文件控制的归品管理部门，负责文件的统一编号、发放、修订、及日常的监督管理等工作。 3.2质量负责人负责质量管理体系文件的策划，组织质量手册和程序文件的编制。 3.3质量管理体系文件由管理者代表审核，总经理审批发布。 4工作程序 4.1本公司文件控制范围 质量手册； 程序文件； 第三层次文件，包括：操作规范、检验规程、岗位人员职责、岗位任职要求； 各种记录表格； 外来文件：如国家标准、行业标准、法律法规等。 4.2文件的编号 4.2.1现行国家标准、行业标准以原标准编号为准。 4.2.2质量手册、程序文件编号 SDL – QM01- 发布年份 质量手册代号 公司代号 SDL – QP×× －发布年份 程序代号和序号 公司代号 支持性文件编号： 技术文件编号：QT-部门名称-流水号 管理文件编号：QM-部门名称-流水号 部门代号：公司级—SDL； 生产部—SC；开发部—KF，品管部—PG；销售部—XS； 采购部—CG，办公室－BG， 质量记录编号：QR-GB/T19001标准章节号-流水号 4.3文件的编写、审核、批准 a）公司所有质量管理体系文件均由管理者代表审核，总经理批准发布。 b）办公室文件管理员建立[受控文件清单]，记录文件名称、编号、版本等，以识别文件的现行修订状态，保证在重要活动的场所，都可以得到有效版本的文件。 4.4文件的版本、标识和受控状态 4.4.1质量文件的标识以文件编号、版本、修改状态和发布尔日期表示。版本号以“A、B、C……”表示，修改状态以“1、2、3……”表示。 4.4.2质量手册、程序文件和其它质量文件的受控状态分“受控”和“非受控”两种状态: a.受控文件：与质量管理体系运行紧密相关的文件，对文件的补充、更改做跟踪控制以保证其处于现行有效状态的为受控文件。受控文件须加盖“受控”印章，并注明分发号。 b.非受控文件：按规定程序，经有关人员批准，在规定的范围内发放的，但不作跟踪修改等控制工作，不能保证及时有效地反映不断变化情况的要求的文件，非受控文件须加盖“非受控”印章。 4.5文件的发放和更换 4.5.1办公室根据文件的使用情况确定发放范围，经管理者代表批准生效。办公室根据经批准的文件发放范围在[文件发放、回收表]进行文件的发放。发放应确保在使用处可得到有效版本的适用文件。 4.5.2每份文件都有不同的分发号，便于追溯。使用者要确保文件保持整洁、清晰。 4.5.3当文件严重破损而影响使用时，使用者提出口头申请，经办公室负责人同意后，才可向办公室文管人员以旧换新。更换新文件的同时收回破损文件销毁，并在发放记录的“备注”栏上注明，新文件的分发号仍沿用原文件分发号。 4.5.4受控文件如有丢失，文件使用人及时报告，经办公室负责人同意后，可办理补领申请。在补发文件时给予新的分发号，并在发放表的“备注”栏上注明，丢失文件的分发号作废。 4.6 文件的借阅、复制 借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写[文件借阅、复制表]，由办公室负责人审批后向文件管理员借阅、复制。借阅者在指定日期内归还文件，逾期不归还的，由文件管理员负责收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。 4.7文件的更改 4.7.1当文件需要更改时，文件更改提出人或提出部门的负责人填写[文件更改申请单]，说明更改原因。 4.7.2文件更改的实施与否由相关部门负责人进行审核，并交文件原审批人直接在[文件更改申请]上进行审批。当原审批人不在职时可由接替其岗位的人员审批。 4.7.3办公室文件管理员收回原文件，按[文件更改申请单]的要求实施更改，当更改处较少时，直接在需更改处划“—”，把更改的内容填写旁边，并加盖“更改”印章。当更改处较多时或需大幅度修订时，应进行换版。新版发布时，旧版本文件及时由办公室统一回收。 4.7.4文件更改后，办公室文件管理员按本程序4.5规定发给持有者，与此同时，在[受控文件清单]修改修订状态。 4.8文件的作废和销毁 4.8.1所有失效或作废文件由文件管理员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。 4.8.2需作保留的作废文件，经管代同意后，由文件管理员加盖“作废”和