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第八章 建设工程文件和档案资料管理 第一节 概述 一、建设工程文件档案资料概念 1、建设工程文件：指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等五大类。 2、工程准备阶段文件：指在工程开工以前的立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 3、监理文件：监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件。 4、施工文件：施工单位在工程施工过程中形成的文件。 5、竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 6、竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 二、工程文件归档范围 1、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。 2、工程文件的具体归档范围按照现行《建设工程文件归档整理规范》中“建设工程文件归档范围和保管期限表”共五大类执行。 三、建设工程文件档案归档 包括三个方面的含义： 1、建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理部门移交； 2、勘察、设计、监理、施工等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交； 3、建设单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。 四、建设工程档案编制质量要求 1、工程文件应按单位工程组卷； 2、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合； 3、归档的工程文件应为原件； 4、应采用耐久性强的书写材料； 5、文字材料幅面尺寸规格宜为Ａ4幅面； 6、所有竣工图均应加盖竣工图章； 7、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。 第二节、建设工程监理文件档案资料管理 一、监理文件资料收文与登记 二、监理文件档案资料借阅与登记 三、监理文件资料发文与登记 四、监理文件档案资料分类存放 　　　按照现行《建设工程文件归档整理规范》，监理文件有十大类，要求在不同的单位归档保存。 1、监理规划 　1）监理规划（建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存） 　2）监理实施细则 2、监理月报中的有关质量问题 3、监理会议纪要中的有关质量问题 4、进度计划 　1）工程开工/复工审批表 　2）工程开工/复工暂停令 5、质量控制 　1）不合格项目通知 　2）质量事故报告及处理意见 6、造价控制 　1）预付款报审与支付 　2）月付款报审与支付 　3）设计变更、洽商费用报审与签认 　4）工程竣工决算审核意见书 7、分包资质 　1）分包单位资质材料 　2）供货单位资质材料 　3）试验单位资质材料 8、监理通知 　1）有关进度控制的监理通知 　2）有关质量控制的监理通知 　3）有关造价控制的监理通知 9、合同与其他事项管理 　1）工程延期报告及审批 　2）费用索赔报告及审批 　3）合同变更材料 　4）合同争议、违约报告及处理意见 10、监理工作总结 　1）专题总结 　2）月报总结 　3）工程竣工总结　　　　4）质量评估报告 * 3、 总监理工程师 子项目1监理组 子项目2监理组 子项目3监理组 专项监理组 专项监理组 专项监理组 专项监理组 专项监理组 专项监理组 专项监理组 专项监理组 专项监理组 优点：组织机构简单，权力集中，命令统一，职责分明，决策迅速。 缺点：实行没有职能部门的“个人管理”，这就要求总监理工程师博晓各种业务。 2、职能制监理组织形式 特点：在监理机构内设立一些职能部门，把相应的监理职责和权力交给职能部门，各职能部门在本职能范围内有权直接指挥下级 总监理工程师 子项目2监理组 专项监理组 投资控制组 进度控制组 质量控制组 合同管理组 子项目1监理组 子项目3监理组 投资控制组 进度控制组 质量控制组 合同管理组 专项监理组 专项监理组 优点：加强了项目监理目标控制的职能化分工，能够发挥职能机构的专业管理作用，提高管理效率，减轻总监理工程师负担。 缺点：由于下级人员受多头领导，如果上级指令相互矛盾，将使下级在工作中无所适从。 3、直线职能制监理组织形式 特点：把管理部门和人员分为两类：一类是直线指挥部门的人员，他们拥有对下级实行指挥和发布命令的权力，并对该部门的工作全面负责；另一类是职能部门和人员他们是直线指挥人员的参谋，他们只能对下级部门进行业务指导，而不能对下级部门直接进行指挥和发布命令。 总监理工程师 投资控制组 进度控制组 质量控制组 合同管理组 子项目2监理组 子项目1监理组 子项目3监理组 投资控制组 进度控制组 质