06文档的高级操作.ppt

第6章 文档的高级操作 文档的高级操作包括利用模板和样式快速设置文档格式，对文档编排一些特殊的版式和格式，在审阅文档时添加批注，以及修订文档等。 本章内容提要 6.1 使用样式 6.2 使用模板 6.3 特殊排版方式 6.4 审阅文档 综合实例——编排并审阅杂志稿 2．修改、隐藏和删除批注 若要修改批注内容，可在要修改内容的批注框内单击鼠标，进入批注编辑状态，编辑批注的方法与编辑普通文本相同。另外，右击添加了批注的文本，在弹出的快捷菜单中选择“编辑批注”项，也可进入批注编辑状态。 修改批注颜色 取消该项，可隐藏文档中的所有批注 选择相应的审阅者名称，则文档中将只显示该审阅者的批注 使用样式 使用模板 特殊排版方式 审阅文档 在Word中编排一些格式繁多的文档时，经常使用样式来快速调整或统一文档的格式。 6.1.1 认识样式 样式是一系列格式的集合，我们可以对文档中的段落或文本应用系统内置或用户自定义的样式，从而快速调整文档格式；此外，由于修改了某个样式后，所有应用该样式的内容会自动进行相应的格式修改，因此利用样式还可以快速统一文档格式；除此之外，利用样式还可辅助提取目录。 在Word 2003中，样式有两类：一类是字符样式，一类是段落样式。 字符样式：只包含文本格式，如字体、字号和字形等。可以对一段文本应用段落样式，对其中的部分文字应用字符样式。 段落样式：既包含了文本格式，又包含了对齐方式、缩进、行间距、边框和底纹等段落格式。段落样式可以应用于一个或多个段落。 6.1.2 应用内置样式与自定义样式 在Word 2003中，系统为用户提供了多种内置样式，如“标题1”、“标题2”和“标题3”等，用户在编排文档时可直接套用这些内置样式，还可以根据需要自定义样式。 应用系统内置标题样式 创建的自定义样式 在文档中应用自定义样式 6.1.3 管理样式 如果预设或创建的样式不能满足要求，可以根据需要在此样式的基础上进行修改，此外，还可将不需要的样式从列表框中删除。 修改样式后，应用该样式的段落会自动进行更新 若要删除样式，只需单击该样式右侧的按钮 ，在展开的列表中选择“删除”项。需要注意的是，只能删除自定义样式，而不能删除系统自带的样式 所有的Word文档都是以模板为基础创建的。模板决定了文档的基本结构，如页面设置、样式设置等。例如，在Word中创建的空白文档就是基于系统自带的Normal.dot模板创建的，该模板的纸张大小为A4纸，还包含了“标题1”、“标题2”和“正文”等样式，其中“正文”样式的字体为宋体、5号字，段落格式为两端对齐。 Normal模板默认安装在C:\Documents and Settings\用户名\Application Data\Microsoft\Templates文件夹中。若要安装新模板，只需将模板文件拷贝到该文件夹下即可。若要删除不必要的模板，只需删除该文件夹下的相应模板文件即可。 6.2.1 使用模板创建文档 Word 2003为用户提供了许多常用的模板，如信函和传真、报告和出版物等，应用这些模板，可以使用户轻松创建出各种专业性极强的Word文档。 根据实际情况输入相应的信息 6.2.2 创建模板 用户可以把经常重复使用的文档结构（如页面、页眉页脚设置和自定义的样式等）以模板的形式保存下来，待需要使用时，只需使用该模板创建文档即可。 设置模板文档的页面格式 创建需要的样式 将文档保存为模板 基于公文模板创建文档 在编排报刊、杂志时经常要使用一些特殊的排版方式，如首字下沉、中文版式和分栏排版等。 6.3.1 分栏排版 分栏排版是报刊和杂志中常见的一种排版方式。利用Word的分栏排版功能，可以在文档中建立不同数量或不同版式的栏，并且可以灵活地控制栏数、栏宽和栏间距。设置分栏后，Word中的正文将从最左边的一栏开始逐栏排列。 对全部文档设置分栏。若要对文档的部分内容分栏，则选中要设置分栏的文本，再选择分栏方式即可 设置分栏后选择“一栏”项，可取消分栏效果 “分栏”对话框中各选项的意义如下： 选择“一栏”，可以将已经分为多栏的文本恢复成单栏版式。 选择“两栏”、“三栏”选项，可将所选文本分成等宽的两栏或三栏。 选择“偏左”或“偏右”选项，可以将所选文本分成左窄右宽或左宽右窄的两个不等