EXCEL函数在审计中应用.docVIP

? 作为一名审计工作者，谈到EXCEL软件可能大家都十分熟悉，因为它是我们审计工作中得力的好帮手，其使用率也已远远的超过了WORD文字处理软件。随着审计工作电算化程度的不断提高，无纸化的工作底稿必将成为未来的发展趋势。但是，仅就目前大家在日常工作中使用EXCEL软件的功能来说，还仍局限在加减乘除的简单运算功能，常使用的函数无非是SUM、AVERAGE、IF等一些较简单的函数。笔者在本文中将给同志们介绍一些大家可能不太熟悉，但是，一旦掌握后将会大幅度提高我们审计工作效率的EXCEL功能。同时，笔者也期望能够抛砖引玉，大家能一起来发掘和交流自己的一些使用经验或小窍门，以求在保证审计质量的前提下，更好地提高本所审计工作效率。一、EXCEL中宏的运用谈到宏，大家既熟悉又陌生。熟悉，是因为在打开某些EXCEL文档时，电脑会出现安全警告，并提示我们对该宏的安全性进行选择确认。由于大多数朋友对于宏并不了解，以及网络上“宏病毒”的负面影响，所以，往往一谈到宏，大家联想到的往往是“病毒”。其实，非也。Excel软件中的宏是指：“如果经常在Microsoft Excel中重复某项任务，那么可以用宏自动执行该任务。宏是一系列命令和函数，存储于Visual Basic模块中，并且在需要执行该项任务时可随时运行。”可见宏其实是多项操作任务的集合命令，与DOS中的BAT批处理命令类似。由于它是对多项操作任务的集合，所以，在我们的日常工作中有着广泛的实用性，比如：选择性粘贴、报表区域打印等等。这些多步骤的操作，看似简单，但在你不知不觉中，日积月累地花费了我们很多时间。俗话说：“时间就是生命”，在紧张的年审工作时就显得更加突出。时间是宝贵的，所以，我们要让它使在“刀刃”上。其实，宏的操作并不复杂。EXCEL设计者也已经考虑到大多的使用者对于VB命令可能并不熟悉，所以，已在菜单栏中设计了录制宏的功能（在菜单栏“工具”－“宏”－“录制新宏”）。它就好比一部摄像机，当你在打某套“组合拳”时，电脑会在后台自动记录并翻译成其识别的VB程序。当宏录制完毕后，你可以给其取一个便于识别的名字。然后，通过添加控件按钮，实现宏命令与控件之间的衔接。（具体操作步骤由于篇幅限制，大家可以登陆本所内部培训网站下载课件“excel在实务中的运用”，有详细的操作演示录像）。二、EXCEL数据与WORD的超衔接在出具上市公司年审报告时，频繁地修改word版会计报表附注，是让每位审计工作者最头疼的一件事了。手工修改，既繁琐又容易出错，不但花费了我们大量时间，也增加了校对老师的工作量。我曾梦想，EXCEL能否在合并哈达表和合并附注数据确定后，就自动生成WORD版的会计报表附注呢？EXCEL强劲的自动运算功能能使我们摆脱人为计算的错误，同时，由于数据的超衔接引用，可大幅度地简化报告附注的修改步骤，加快我们的工作效率。现在，梦想已成为现实。Microsoft Office软件从其2002版开始，已增加了EXCEL与word软件的超衔接功能。当我们在WORD报告附注中粘贴EXCEL数据表格时，其右下脚会出现选择性粘贴菜单按钮，我们只要选中“保留源格式并衔接到EXCEL”即可。见图1：通过该方法制作的表格，当被选中时背景色呈灰色。单击鼠标右键时，列示的菜单条中会增加“更新衔接”的功能，通过该“更新衔接”功能，我们就能实现WORD与EXCEL数据的刷新衔接。如图2：系统的默认衔接状态是“自动衔接”到Excel，这往往使打开该WORD文件速度较慢，当上市公司报告附注表格较多时就尤为明显。所以，笔者建议使用“手动衔接”设置（单击鼠标右键，弹出如图2的菜单条，选中“衔接的工作表对象”－“衔接…”），弹出“衔接”菜单界面，如图3所示：我们在“所选衔接的更新方式”中将“自动更新”选择为“手动更新”方式，这样WORD文档就并非时时与EXCEL文件同步数据刷新，可不必占用我们“宝贵”的内存，提高了文档的操作速度。当我们熟练掌握上述功能后，除了年审报告附注之外，尽职调查、资产评估等业务，凡是在word文档中需要摘抄EXCEL数据的工作都将有其用武之地。我们出具年审报告的常规工作流程：编制底稿合并报表出具报告附注。报告附注中的大量数据，通过上述衔接方法更新后可大幅度地缩短年审工作时间。同时，将WORD文档与EXCEL文件的超衔接准备工作也可以在我们需要的任何时候进行（甚至可以在淡季）。那么，通过审计工作流程的再造，将大幅度提高我们年审时的工作效率和准确率。三、共享工作簿合并报表，是每位项目负责人十分熟悉的工作。当母公司的下属公司较多时，合并工作往往需要几位审计员一起分工配合完成。实务操作中，由于系按照各人所分配的工作分头进行，当某人需要修改部分内容时，往往需要更新所有人手中的EXCEL文件。当分工人数