办公用房管理模块操作指南.doc

附件 办公用房管理模块操作指南 一、功能及流程 办公用房管理模块用于登记办公用房的使用情况，并提供相应的配置标准、分析及查询等功能。办公用房登记的总体流程如下： 1.系统管理员配置办公室配置标准（系统已默认配置好）； 2.各使用单位通过“房屋情况登记”功能登记本单位的房屋使用情况、楼层情况及单元情况； 3.各使用单位通过“办公用房清理整改”功能导入并上报超标办公用房清理整改情况；主管部门审核下属单位上报数据，并汇总上报到上一级部门； 4.各级部门或单位可通过办公用房查询的相关功能查询到房屋的详细情况及统计分析结果。 二、功能使用说明 （一）功能操作指南 本功能通过图片方式显示出办公用房的管理流程，可点击流程图中的功能链接进入相应的业务功能中。 （二）办公室配置标准设置 本功能用于设置各级工作人员办公室使用面积标准。目前系统已根据《党政机关办公用房建设标准》文件的要求预设好各级工作人员办公室使用面积标准。使用面积标准见附录1。 配置标准设置方法： 1.使用系统管理员账号登陆系统，进入“办公用房管理办公用房配置标准办公室配置标准”功能。 2.点击【新增】按钮，在弹出页面中填写单位类别、用户职级及使用面积标准。 3.当发生配置标准变更时，可通过【修改】和【删除】按钮对配置标准进行变更。 （三）各单位登记办公用房情况 主要是通过对现有房屋建筑物进行细化登记，先对建筑物进行固定资产卡片登记，然后针对已登记的房屋固定资产卡片进行细分楼层，最后再细分各个单元（办公室）。 各使用单位在通过“办公用房管理办公用房信息登记房屋情况登记”功能，登记本单位用于办公的房屋情况、房屋楼层情况及单元情况，登记流程如下： 步骤1，添加房屋信息：通过【新增房屋】按钮将本单位用于办公的房产登记到本功能来，该部分房产包括本单位自有的，以及从其它单位借用或租用的房屋。操作方法如下： 点击【新增房屋】按钮，选择房屋来源（包括“自有房产”和“借用/租用”）后点击【确定】，在弹出的页面中选择房屋卡片记录，或新增“借用租用”的房屋信息（其中自有房产为已对账的房屋卡片）。 如房屋信息登记有误，可通过点击【修改房屋】/【删除房屋】按钮对房屋进行修改/删除。 步骤2，添加楼层信息：通过【楼层管理】按钮，对房屋的所在楼层进行定义。操作方法如下： 选择要定义楼层的房屋记录，点击【楼层管理】按钮，在楼层管理页面中通过【新增】按钮添加楼层，可批量产生（本栋房屋有多少层用于办公，则要添加多少个楼层，如一栋大楼中只有5-10层是本单位人员办公，则只需在批量产生中填写6，然后点批量新增，最后填写楼层）。 如楼层信息登记有误，可通过点击楼层管理页面中的【修改】/【删除】按钮对楼层进行修改/删除。 步骤3，添加单元信息：通过【单元管理】按钮，对房屋单元进行登记（一个办公室定义为一个单元）。需要在本功能中登记单元的使用部门、所在楼层、单元用途及使用人等情况。操作方法如下： 选择要登记单元的房屋记录，点击【单元管理】按钮，在弹出的单元管理页面登记单元情况。 点击单元管理页面的【新增】按钮，在单元信息页面中填写单元的详细信息，页面如下： 单元重要字段填写说明： 所在楼层：填写该单元在哪个楼层； 使用部门：填写该单元由哪个部门的人员使用，可填写多个部门； 单元编号：为单元编制一个编号，与区别于其它单元； 单元名称：填写单元的名称，可填XX办公室、XX会议室或填写房间号等； 单元面积：填写单元的使用面积； 使用方向：填写单元的使用方面，提供自用、出租、出借、闲置等选项。 功能分类：选择单元的功能分类，包括办公室、专业用房、服务用房、设备用房、附属用房等选项； 单元用途：根据功能分类选择单元的具体用途，单元用途的可选项及与功能分类的关系见附录2，注意要先填写功能分类后才能填写单元用途； 使用人情况：登记本单元的使用人及使用人对应的职级、人数、使用面积等信息（只有当单元的使用方向为自用，并且功能分类为办公室时才需要登记使用人情况，其它类型的单元则不需要登记）。 添加使用人：点击【添加使用人】，在弹出的使用人情况登记页面中填写使用人情况，即登记该办公室具体由哪些级别的人在使用。使用人情况如下图： 同一职级的人员添加一行记录，并且填写每一职级的办公人数、使用人名称或所在部门、使用面积之和。 通过【修改】、【删除】等按钮可以修改或删除使用人情况信息。 （四）办公用房清理整改情况登记 1、使用单位导入并上报办公用房清理整改情况 各使用单位通过“办公用房管理办公用房信息登记办公用房清理整改办公用房清理整改情况登记上报”功能，导入并上报本单位的办公用房清理整改情况，流程如下： 模板下载：点击【导入】按钮，在弹出页面中点击“导入模板下载”可下载Excel模板； 数据填写：在下载的Excel模板中填写办公用