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Word97状态栏中的几项功能?
彭洪清/文
在Word97桌面下方的状态栏偏右处,有“录制”、“修订”、“扩展”、“改写”四项功能。平时,这几项功能呈未激活状态显示,即其字体为灰色,只要用鼠标双击相关项目,就可使其激活。现将这些功能作一简要介绍:
一、“录制”功能
为录制“宏”的功能。“宏”,是一种快速而有效地完成工作的一系列指令,其功能可以说是奇妙无比,对于一些固定的操作,比如果我们对文章进行固定样式的排版,只要应用“宏”功能,就可大大地节省排版时间。以本篇文章的排版为例,录制一个“宏”,其步骤如下:
⒈用鼠标双击“录制”,出现一个“录制宏”的对话框。在对话框的“宏名”中取名“排版”,然后按确定按钮,出现一个不大的录制宏的画面。此时的一切操作,均记录在名为“排版”的宏中。
⒉按步骤进行各项排版操作:⑴进入菜单“文件”→“页面设置”,对纸张大小、页边距等进行设置;⑵用鼠标点击菜单的“编辑”→“全选”,或按Ctrl+A键,然后对整个文档进行首行缩进、字体、字号、行间距的排版;⑶将光标置于标题行首,用键盘Shift+方向键,(因为此时,文档中的鼠标已变为录制宏的状态,故用鼠标无法进行选择操作)或F8键,选择标题进行排版,本篇标题排为标题1、黑体、小四号字、居中;⑷选择姓名行,首先取消首行缩进,然后对该行的字体、字号、居中,进行的排版。操作完后,关闭录制宏的画面。
⒊以后进行类似的排版时,调出文档,只要选择菜单“工具”→“宏”→“宏”,出现“宏”对话框,选择“宏名”为“排版”,然后,用鼠标点击“运行宏”按钮,即可对已有的文档快速进行类似的排版操作。
二、“修订”功能
一篇文档写好初稿后,往往要进行反复的修改。有时修改得正确,有时修改得不正确。有时要请别人修改,别人修改的,有些修改得满意,有些修改得不满意。如果应用“修订”功能,就可以很容易地解决这些问题。具体操作如下:
⒈用鼠标双击“修订”,“修订”即变为黑色,呈激活状态。
⒉对文档进行修改操作。此时,凡是要删除的字符,进行删除后,字符并不立即消失,而是有一根标志线划在被删除字符的中间;凡是加入的字符,便有一根标志线划在字符的下面。
⒊定稿。经反复修改、校阅,最终需要定稿时,在修订处单击鼠标右键,此时出现一个菜单,可以选择“接受修订”或“拒绝修订”。如修订部分较多时,可以选择“拒绝或接受修订”,此时出现一个对话框,你可以在对话框中选择向上或向下“查找”,此时系统会自动查找修订过的地方,你可以根据情况选择“接受”或“拒绝”;也可以在“查找”全部完毕后,再选择“全部接受”或“全部拒绝”。
三、“扩展”功能
在对文档的一部分进行的排版时,要先选择排版的范围。如果需要选择多段文档,用鼠标进行选择时,由于目前电脑的速度普遍较快,经常不能准确地选定选择的范围,不是不到位,就是超过了选择的范围。要准确选择多段文档,这时就用得着“扩展”功能了。其具体操作方法如下:
⒈用鼠标选择多段文档的首段首行或末段末行。
⒉双击“扩展”,“扩展”即变为黑色,处于激活状态。
⒊用翻页键向下或向上翻页,所翻出的页面均被选中,选至接近最后的范围时,如超出了选择范围,或者还差几行,便可用上、下方向键进行调整,直到选择准确为止。
⒋选择完毕后,即可对所选择的对象进行排版操作。
三、 改写功能
与WPS中的改写功能类似,在WPS中,由Ins键切换插入与改写功能。旧版本的Word与此相同。Word97未设置Ins的切换功能,其默认值为插入;但用鼠标双击“改写”后,“改写”变为黑色,处于激活状态。这时如输入字符,即自动删除光标后的字符,实现了改写功能。
一九九八年七月十三日
作者通信:重庆市 江北区 郭家沱 大溪三村8-10号 彭洪清 邮编:400071 电话:023-67790920
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