产品机要文件管理办法.pdf

海 银 财 富 管 理 有 限 公 司 《产品机要文件管理办法》 1． 目的 为进一步加强海银财富管理有限公司（以下简称“海银财富”） 机要文件的管理，落实公司有关产品机要文件保管规定，防止公司机 要文件丢失、泄密，特制定本办法。 2． 定义 本办法中的机要文件是指海银财富各产品中有关涵盖涉及公司 商业机密文件，包括但不限于：产品尽职调查报告、各类证书、单据 原件与复印件。 3． 适用范围 本办法适用于海银财富所属各分公司对产品机要文件的接收、保 管、借阅等管理工作。 4． 管理职责 4.1 机要文件管理部门职责 4.1 机要文件执行统一管理，分级负责的制度。各分公司主管领导及 机要文件负责人为机要文件的管理部门，负责海银财富产品机要文件 的接收、保管、和借阅。 4.2 机要文件管理人员职责 4.2.1 机要文件负责人由各分公司主管领导或其选派的专人担任，并 保持机要文件管理人员的相对稳定。 4.2.2 机要文件负责人因公外出或请长假时，应由主管领导指定专人 代理工作并通知总部业务推动部备案，不得擅自找人代理。机要文件 负责人因工作调动或需要长期离职时，必须办理正式的交接手续。 4.2.3 机要文件负责人要认真遵守必威体育官网网址纪律，严守企业商业机密，认 真执行海银财富必威体育官网网址工作管理制度的有关规定。 5． 管理要求 5.1 接收机要文件管理 接收机要文件管理主要包括机要文件的接收、保管、和借阅等程 序。 5.1.1 机要文件的接收 海银财富业务推动部发至各分公司的机要文件，由业务推动部根 据文件发放范围负责向所属各分公司发送；所属各分公司派机要文件 负责人直接领取机要文件，经认真核对后在机要文件领取登记表上履 行签收手续。 5.1.2 机要文件的保管 5.1.2.1 机要文件负责人应设立机要文件保管室，配备专用必威体育官网网址文件 柜。机要文件要存放在必威体育官网网址柜内严格上锁保管，不得遗失。 5.1.2.2 不得私自通过网络等通信手段保存和传递机要文件。 5.1.2.3 产品机要文件募集结束后的存续管理。 产品机要文件募集期结束至产品到期前的存续管理由机要文件负责 人管理，产品到期后由各机要文件负责人将产品机要文件统一回收后 寄回总部业务推动部。 5.1.3 机要文件的借阅 5.1.3.1 机要文件借阅要严格按照分公司主管领导或机要文件负责 人的批示进行，不得随意取阅，机要文件应当天借阅当天归还。 5.1.3.2 需要借阅机要文件的，由机要文件负责人填写产品机要文件 借阅登记表进行登记，未经登记不得擅自取阅机要文件。 5.1.3.3 严禁使用手机、数码相机、扫描仪、复印机等对机要文件进 行复制、影印。 5.1.3.4 机要文件借阅原则上不得离开公司办公区域，如有特殊需要 外访客户携带机要文件的，由机要文件负责人跟随保管机要文件，并 陪同外访客户，机要文件负责人需对机要文件负保管责任并在海银财 富产品机要文件借阅登记表中注明携带机要文件外访，及归还时间。 6．罚则 6.1 发现机要文件缺失、丢失，当事人和分公司机要文件负责人要迅 速查明情况，同时向海银财富业务推动部相关负责人报告，由进行调 查并向上级部门进行报告，提出处理意见。 6.2 对泄露商业秘密情节严重的，依法处置。 7． 附则 7.1 本办法自发布之日起施行。 7.2 本办法由海银财富业务推动部负责解释。 业务推动部 2013 年2 月4 日 附件1： 海银财富机要文件领取登记表 所属分公司 文件名称 领取时间 负责人签字 附件2： 海银财富机要文件借阅登记表 所属分公司 文件名称 借阅人 借阅时间 归还时间 是否外访 负责人签字