23004企业档案借阅制度.doc

目 次 前 言 II 1 主题内容与适用范围 1 2 企业档案借阅范围及审批手续 1 3 企业档案借阅方式和借阅手续 1 4 企业档案借阅期限及要求 2 附　录　A （规范性附录） 南京普天通信股份有限公司重要档案目录 3 附　录　B （规范性附录） 4 附　录　C 5 附　录　D 5 前 言 本标准是根据国家和上级主管部门关于企业档案管理的有关规定及公司管理要求而编制的. 本标准单位:综合管理部 本标准主要起草人:张炬 本标准主要修订人:王鸿 本标准于1995年首次发布,1997年6月第一次修订,2001年6月第二次修订，2002年9月第三次修订，2003年5月第四次修订，2007年5月再次修订并发布。 企业档案借阅制度 主题内容与适用范围 为了有效地利用本公司档案信息,为企业发展服务,同时为了加强公司企业档案的安全必威体育官网网址工作,特制定本制度。 本标准规定了本公司企业档案的借阅范围及审批手续、借阅方式及借阅手续、借阅期限及要求等管理制度。 企业档案借阅范围及审批手续 公司综合档案室提供借阅的企业档案有管理类、产品类、科研类、设备仪器类、基建类、会计类等九大类企业档案信息。 本公司企业档案中属于重要档案的范围，详见附录A（公司重要档案目录）。此范围之外的档案属于一般性质的档案。 查阅本公司一般性档案，本公司正式员工均可查阅，只限在综合档案室内查阅。 查阅本公司重要档案，本公司相关正式员工可查阅，并履行本单位领导（公司三级以上经理）审批手续后，只限在综合档案室内查阅。 借出本公司一般性档案原件或复印件，公司正式员工均履行本单位领导（公司三级以上经理）审批手续后，档案室方可提供利用。 借出本公司重要档案原件，公司相关正式员工须履行本单位领导（公司三级以上经理）审批和本公司总工程师或公司分管领导审批手续（详见附录B重要档案审批单）后，方可借出。 借出本公司重要档案复印件，本公司相关正式员工须履行本单位领导（公司三级以上经理）审批手续，特殊情况须公司级领导审批。 借出公司会计档案原件（或对外提供的凭据性的复印件），本公司财务人员须履行本单位领导（公司三级以上经理）审批和公司副总会计师、总工程师等公司级领导审批手续，借出会计档案复印件（限财务工作中使用）须履行本单位领导和公司财务部领导（公司三级以上经理）审批手续。 密级档案只借阅规定知密范围的部门和个人,须履行“3.6”、“”审批手续，同时履行公司必威体育官网网址委员会审批手续。 非本公司人员借阅本公司的企业档案（无论是原件或是复印件）一律履行公司总工程师或公司级分管领导审批手续。 各系统部、各投资控股公司之间不能借阅相关档案（无论原件或复印件），如需借阅，须履行被借阅档案归档单位的一级领导审批手续；各投资控股公司借阅本公司（公司总部）的重要档案（无论原件或复印件），须履行原单位一级领导审批和本公司总工程师或公司级分管领导审批手续。 企业档案借阅方式和借阅手续 档案借阅方式为在档案室内查阅、档案借出、提供档案复制件或提供档案的编研材料、参考资料以及电话查询、网上调阅等。 凡在综合档案室借阅企业档案，均须办理审批手续，均须在“档案借阅登记簿”上登记（格式见附录C），若借阅档案复印件均须填“复印申请单“（格式见附录D）。 经公司综合档案室主任审核档案借阅审批手续（并签字）后，予以办理档案的借阅。 企业档案借阅期限及要求 本公司企业档案的借阅期限一般不超过一周，特殊情况按领导审批期限执行。 借出的档案不得损坏、删改、涂抹、剪贴、拆散、拍照、复印，并只能在本部门使用，应按公司《企业档案必威体育官网网址制度》要求妥善保管，确保所借档案的完整，用毕即刻归还。 借出的档案不准代借、转借及二次复制，否则，由此而造成的后果一律由借阅者承担，借出的档案必须按时归还，若特殊情况复印件不能归还，须登记清楚，并履行审批手续。 档案借出和归还时需当面查点清楚，严防丢失、缺页。 凡外出工作或调离本公司的员工，离公司前必须归还全部所借档案。 借阅本公司重要档案一律填写公司“借阅重要档案审批单”（格式见附录B） 损毁、丢失、借阅的档案，按公司《档案管理办法》中“7.11”相关条款处罚。 （规范性附录） 南京普天通信股份有限公司重要档案目录 密级档案、涉及公司机密的文件资料 企业法人营业执照 组织机构代码证书 法定代表人证明书 中外合资、合营、联营公司、股份公司的批复、合同、章程 公司更名批复 商标注册证 税务登记证（国税、地税） 企业年报、劳资报表、财务年度报表 体系认证证书 厂务会会议纪要、记录 董事会纪要、决议、记录 党委会记录、党代会选举原始材料及上级批准文件 民主评议干部材料、干部处分批复、案件审纪材料 公司获奖批文、证书（