采购流程制度1.doc

采购流程及制度（讨论稿） 一、请购要求及流程： Ⅰ、非工程类、固定资产的采购 定义范围：办公用品、办公设施、固定资产类物资、福利物品、耗材、其他非 工程施工类物资。 请购要求：由采购部集中采购，目的是便于公司资产的管理 ① 所有部门及项目部的非工程采购需经过采购部，申请人需在实际采购前向采购部提交由申请人部门相关负责人签字批准的《物资计划请购单》，申请人可提出对供应商或名牌的建议，由采购部统一采购。 ② 《物资计划请购单》中应写明申请时间、申请部门、材料设备名称、品牌、产地、规格型号、详细参数、单位、数量和其他要求等，原则上对未写清楚明细（特别是名称、规格型号、参数、数量、单位）的请购单一律不得采购。对于无法写明材料设备明细的应在备注栏标注清楚，并电话或口头方式告知相关采购人员。 ③ 项目实施部门、各事业部和公司各部门负责人应对提交的《物资计划请购单》负责并签字确认，对于填写不认真、不详细、乱涂乱画的要责令其重新按要求填写；未经负责人签字确认或邮件确认的，采购部不得采购；如有其它特殊情况不能签字确认的除外，但必须在采购完成之前补齐手续。 ④ 采购金额在300元以下的办公耗材及用品，由项目实施部门、各事业部内勤向行政部申领或自行采购报销。 ⑤ 对于批量采购或采购数量较大的（无论是否为低值易耗品）必须由采购部集中采购。 ⑥ 对于须定向采购、有特定专业要求的物资（含软件类）采购应由申请部门自行寻找供货商，协定价格后，报采购部按流程申购。 ⑦ 所有采购订单须由采购部发出，采购订单应依据采购申请，发给经采购部门领导审核的供应商进行采购。 请购流程： 步骤一： 项目实施部门、各事业部申请人填写《物资计划请购单》交相应负责的负责人审批签字或邮件批复，对于不合格或不需要采购的物资做批示处理；常用办公日用品、耗材向行政部申领或根据项目或部门实际情况自行采购；采购物资应提前3天申报。 步骤二： 各申请人将签有各相关负责人签字批准的《物资计划请购单》以邮件形式交采购部门核实；不合符要求的责令重新修改后提交。 步骤三： 采购人员与申请人及时沟通确认，对采购物品的规格、型号、数量是否符合申购要求进行确认，完成询价比价流程。 步骤四： 询价完成后由采购人员报询比价结果交相关事业部总经理审批后在《物资计划采购单》 上签字或邮件批复，返回采购部负责人处批准采购。 步骤五： 到货验收入库：由采购员通知仓管员和相关申请部门做验收入库处理；项目实施部门和各事业部现场到货验收，由各负责人组织现场验收，验收结果以邮件方式反馈回复给采购部门，采购部通知仓管做入库处理。 Ⅱ、工程物资类采购 定义范围：各项目实施部门及事业部用于施工安装所需的材料物资（不包括甲方部分），包括监控器材、门禁原材料及配件，施工用的辅料等非固定资产类物资。 1、请购要求：由采购部集中采购，目的是便于公司资产的管理 ① 月度计划：每月25日前报下月物资采购计划，月物资采购计划须填写《物资计划请购单》，由各负责人签字及邮件形式上报采购部采购。 ② 零星物资采购：申请人需在实际采购前三天向采购部提交由申请人部门相关负责人签字及邮件批复的《物资计划请购单》，申请人可提出对供应商的建议，由采购部统一采购。 ③ 《物资计划请购单》中应写明申请时间、使用时间、申请部门、材料设备名称、品牌/产地、规格型号、详细参数、单位、数量和其他要求等，原则上对未写清楚明细（特别是名称、规格型号、参数、数量、单位）的请购单一律不得采购。对于无法写明材料设备明细的应在备注栏标注清楚，并电话或口头方式告知相关采购人员。 ④ 项目实施部门、各事业部和公司各部门负责人应对提交的《物资计划请购单》负责并签字确认，对于填写不认真、不详细、乱涂乱画的要责令其重新按要求填写；未经负责人签字确认的，采购部不得采购；如有其它特殊情况不能签字确认的除外，但必须在采购完成之前补齐手续。 ⑤ 对于监控、设备类的特殊物资实行定向采购，由各工程部提物资采购计划，采购部按流程向供应商定向采购，并将订单进度及时反馈给申购人/部门。 ⑥ 门禁类工程物资根据实际情况按要求提采购计划，设计和特殊技术类物资由项目申请人提出备选供应商，采购部统一集中采购。 ⑦所有采购订单须由采购部发出，采购订单应依据采购申请要求，发给负责工程部的领导及采购部领导审核后的供应商进行采购。 2、请购流程： 步骤一： 项目实施部门、各事业部申请人填写《物资计划请购单》交相应归口部门或项目部负责人审批签字；月度计划在当月25日内报下月请购计划；零星采购提前三天报请购计划；部门主管领导对于不合格或不需要采购的物资做批示处理； 步骤二： 各申请人将签有各相关负责人签字批准的《物资计划请购单》书面提交或邮件形式提交采购部门核实