007A文件管理制度.doc

东莞锐新光电科技有限公司 行政部管制文件 文件编号 RX-HR-007A 制定日期 2012-1-12 改订日期 2012-5-2 版次（修订） A/1 机密等级 无 文件制定部门：行政部 页数 1/ 4 文 件 名 称 制定 审核 核准 1、目的 为使本公司文件管理作业有所依据，特制定本制度。 2、范围 公司各部门主要负责人及文管人员。 3、内容 3.1文件类别 序号 文件类别 说明 1 受控文件 正式运行于体系中﹐受收发控制之文件。 2 参考文件 只作为参考使用，不作文件收发控制。 3 管理文件 规范为完成某项工作所需的过程方法及用途的文件。包括：环境及质量手册﹑程序文件﹑规定﹑检测标准﹑SOP、办法、制度等。 4 技术文件 研发部依市场部需求，所制作出的相关文件，亦凡指涉及工程技术部份，即称为技术文件，如工程图、产品规格等。 5 外来文件 客户与供货商提供之图面、技术数据或国际标准等数据。 3.1.1文件和资料的受控与非受控状态标识 3.1.1.1受控文件与资料由文控中心加盖受控印章以标识其受控，文件管理人员于文件发行前，需以正本文件印制副本，再于副本上加盖受控印章字样以示标记，正本需保存于文控中心以作为后续影印发放之用。 3.1.1.2由文控中心提供给客戶或其它有关机构作为参考性之文件和资料属于非受控文件，非受控文件仅作各部门参考学习，不受版本变更之限制。 3.2文件的发放及领用 3.2.1文件新编﹑更换版本或新收到之外来文件的发放，由文控中心依据责任单位所填写《文件收发明细表》中所提示之发放范围及受控需要状态进行发放，且文件修订或新文件发行，依主管核准的时间起一个星期内必须发行。 3.2.2文控中心在发放文件时应要求收文单位人员于《文件收发明细表》上签名确认，以作为收发文及后续文件控制管理之依据。 3.2.3各部门当文件有遗失、破损、脏污、增补等状况时，需求单位须填写《文件补发申请表》说明原因。 3.3管理性文件、技术性文件和外来文件的管制 制 定 日 期 审 核 日 期 批 准 日 期 3.3.1凡公司管理性文件（如：程序文件、制度、规定等）由文控中心备份管制。 3.3.2凡涉及研发部技术性文件，则由各部门自行管制。 3.3.3当文控中心接收到客户与供货商所提供之文件类、技术数据或国标标准时，应对收集的外来文件编制目录清单，以易于检索，应在其文件上加盖“外来文件”印章以示区别； 3.3.4以电子媒体形态存在的外来文件，文控中心应将其列印一份以作备份之用； 3.3.5各部门、单位人员如需使用，必须填写《文件借阅登记表》，经有关权责人批准后交文控中心，以作领用之用； 3.3.6文控中心制定受控文件清单，也应归档登记及备份。 3.3.7各部门人员所使用之文件，如装订成冊时，应编制目录，并依顺序排列放置，以便查阅及管理。 3.3.8各部门人员对所使用之文件资料应予以爱护，不得随意破坏﹑借出﹑乱划﹑乱写，如遇损坏而需申请补发。 3.3.9各部门人员如需至文控中心借阅文件时，必须填写《文件借阅登记表》，且根据文件性质按以下2个等级的核准权限执行： a.如属技术文件和外來文件，必须由总经理核准；  b.属公司管理性文件，经由文控中心经理及以上人员核准； 注：所有借出的文件按申请规定时间为限，并妥善保管，正常使用，依时归还文控中心。 3.3.10各部门人员应将文件看成本公司财产的一部分，并列入移交项目。 3.4文件换版和废止 3.4.1当文件和资料版次修改次数超过10次以上，由相关部门以《文件更改申请单》将整套文件提出更换版本。 3.4.2技术文件和外来技术文件的换版则由技术部门以《文件更改申请单》提出换版。 3.4.3如果文件换版时文件编号或名称发生变化，应重新填写《文件收发明细表》发放。 3.4.4失效版本文件由文控中心依原发放范围进行收回,并发放新版文件于《文件收发明细表》中登记。 3.4.5文件和资料在运作中已无实际需要或其它原因说明该文件已无需存在时，由相 制 定 日 期 审 核 日 期 批 准 日 期 关人员以《文件作废处理表》提出申请并经审核﹑批准后，交由文控中心。 3.4.6废止或失效之文件由文控中心当天将该文件收回，并于《文件收发明细表》中登记,各单位文件保管人如逾期无法回收，将依行政效率提报处分。 3.4.7失效文件由文控中心直接销毀或统一加盖 “作废”印章后可用作回收纸以作他用，当有要求时，失效文件可作作废标识后予以保存，并与有效文件明确区隔。 3.4.8其它部门﹑单位人员如需以失效文件作参考时，可提出申请，在该文件上加盖“仅供参考”印章以示区别，此文件才方可发放，但不作为作业之依据，并