PO采购协议管理规范.doc

PO采购协议管理规范 采购协议编码规范 采购协议编码规则：1-2，3，4，5-6，7，8，9，10，11，12； 规则说明：例如第1位：用”2”表示采购协议； 第2，3，4，5位：公司代码，和财务的公司段保持一致。（为以后系统扩展预留，例如，将公司的几个采购公司纳入统一管理范围。） 第6，7，8，9，10，11，12位：流水号。 ( 采购协议编号生成模式：自动生成。 采购协议管理 在系统中使用标准类型的采购协议进行管理，标准类型采购协议只能在本公司范围内使用（在一个OU组织中使用） 采购协议内容管理 ( Oracle EBS采购系统强调的是业务流程的管理，主要是对采购协议中主要业务管理，即物资（或服务）采购清单和采购价格的管理； ( Oracle EBS采购系统中采购协议包括供应商名称、供应商发货地点、收货方、收单方、协议物资名称、单位、协议价格、协议总金额、是否全局协议等信息，并且可将合同文本作为定单附注； 采购协议维护 在具体协议签订后，在长春数据中心业务单元下录入标准的一揽子协议。 采购协议执行 标准协议：可通过直接创建协议发放来执行采购协议。采购协议发放有两种方式： ( 通过采购需求自动创建采购协议发放，申请编号体现在协议中； ( 手工创建协议发放，采用手工创建方式需将申请单据号作为备注信息输入到协议中。 采购协议变更/取消管理 ( 采购协议发生变更或取消要求在Oracle EBS采购系统中对采购协议进行相应的修改或取消。已审批过的协议可以直接对协议进行修改，系统将会产生不同版本的协议，并要求重新进行审批，只有审批通过后才生效。 采购协议的优惠类型管理 采购协议的优惠类型有：价格直接优惠模式、返现直接优惠模式、梯级价格模式。 ( 价格直接优惠模式 在系统中录入采购协议的时候直接按照签订的协议价格录入，在系统中一直使用此协议，到有效期满为止，在这个期间采购价格一直保持协议价格，采购订单、发票和付款都按照协议的价格执行。 ( 返现直接优惠模式 在系统中录入采购协议的时候直接按照协议价格录入，在系统中一直使用，到有效期满为止，在这个期间采购价格不变，采购订单和接收入库都按协议的价格执行。当达到返现标准后，要求供应商在开发票的时候减少发票金额，在应付系统中发票与订单匹配时会产生发票价格差异，此差异为返现金额，财务人员根据财务制度在总账系统中将发票价格差异记入相应的账户。 (梯级价格模式 在系统中录入采购协议的时候直接按照协议初步价格录入。当达到优惠标准后，在系统中把原来采购协议关闭，按照新的采购价格重新录入一张新的采购协议，新的协议价格应用到以后的采购订单。 预算管理 ( 在总账模块输入预算： ( 采购需求审批时自动检查预算，并形成保留款分录，暂时采购预算，当采购需求被关闭时，自动释放预算；采购订单审批时，系统重新检查预算，审批通过之后，重新占用预算，并生成保留款分录： ( 预算控制方式： “无”、”建议”、”绝对”,根据业务特点和监控的重要性原则制定预算控制形式。 接收数量控制 ( 为了加强采购控制，必须严格控制采购接收数量； ( 控制建议： 采购接收不允许超量接收，如果超量部分系统拒绝入库，做到事先控制。 送货日期控制 ( 为了加强采购控制，必须严格控制采购送货日期： ( 控制建议：根据业务类型分别制定接收控制天数，如果超出接收日期限制，系统警告入库，接收日期控制可以根据具体合同签订情况进行修改： ( 系统默认设置正负10天，控制方式：警告。 财务入账点及账务处理 ( 为了加强财务对物资监督控制管理，财务入账点必须和物资到货点保持一致； ( 到货接收入库时点作为财务的入账点，既使发票没有取得，但物资已接收入库，系统自动入账，产生暂估应付账款； ( 当发票取得后不需要冲销暂估入账，只需财务录入发票，将发票与采购订单，收货做匹配，确认负债。 发票与采购订单价格差异控制建议 ( 在应付系统中将“发票允差”设置为0，控制发票价格与采购订单价格不可以有差异。例如“发票允差”设置为5%，那么允许5%的差异。 业务关键点 ( 采购人员要及时、准确录入采购协议，保证后面流程能顺利运行； ( 当协议发生变更，也要及时对系统中相应的采购协议进行调整； ( 如果一个合同是多个工程项目采购，采购物资清单必须按照项目区分开，在系统中，不 同的项目不能做到一张采购订单中； ( 录入采购订单时，考虑是否可抵扣进项税，注意采购订单中录入的单价是否含税； ( 根据采购合同付款条款，在采购订单中录入付款条件，便于付款计划实现； ( 将系统中审批后的采购订单打印出作为发货通知单，通过供应商送货，要求供应商送货通知单上写明对应的ERP 系统的采购订单号； ( 要及时、准确录入采购订单并进行审批，否则影响到货接收，造成系统中的库存现有量与实物不符； ( 合同发生变