XM-3-XZ-0006(A1)人事行政中心活动经费管理制度(内部受控即可,不外发).doc

　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 珠 海 西 默 电 气 股 份 有 限 公 司 XIMO ELECTRIC INC. OF ZHUHAI 行政人事中心 活动经费及管理规定 文件编号： XM-3-XZ-006 文件版本: A2 发行日期： 2016-08-01 实施日期： 2016-08-01 核 准 审 核 编 制 文件适用范围： (ISO9001 文 件 履 历 表 修订日期 版次 修 订 内 容 A0 ISO9001体系整合制定第一版 A1 公司名称由科技改为股份 A2 旅游经费使用标准及报销注意事项 制定部门 人事行政部 分发栏 核 准 审 核 制 定 部门活动经费管理规定 为了充分提升员工业余生活团队活力，增强企业凝聚力。公司将根据每年财务收支决算情况对员工专项活动经费进行施行：按量计提、适当宽松、先申请后执行的专项管理机制。希望通过开展各项员工活动，感谢员工对企业的贡献，同时也体现企业对员工的关怀，从而持续的提升全员凝聚力、开创西默特有的企业文化。? 1.员工活动经费标准：? 1.1经费执行标准： 1.1.1部门按￥50元/月/人核算，经费每年年初预算一次(部门负责人要对本部门用人进行预算，年初跟年末的人数取中间值），行政部会下发预算表至各个部门负责人。员工活动为半年考核制，原则上每个月组织一次或两个月组织一次，行政部会根据各部门活动的组织情况，对下半年的员工活动费用预算进行调整。若上一年内活动经费未使用完毕，经费将自动作废，将不再累计到下一年部门活动经费中。? 1.1.2公司提供￥600元/年/人的旅游经费，各部门自行组织活动，并提前向行政部报备。 2.活动原则及方式：? 2.1?为提升团队凝聚力、公司鼓励多举办跨部门活动，活动举办要求有主题、要求有专人负责记录、跟进，尽 量减少单一聚餐式活动。? 2.2部门级内部活动，跨部门活动可自行组织，如需行政部协助的，行政部可予以适当协助。? 2.2跨部门活动人数超过20人（含20人）的，可邀请行政部协助负责活动的组织统筹安排，各部门助理予以协助配合。? 2.3部门经费每年不得用于聚餐的费用不得多于3次。公司提倡同事们多参加户外活动，比如旅游、温泉、爬山等等。 3.活动经费申请及规范流程： 3.1组织活动流程： 活动费用指费用报销人在费用产生前，采用口头或书面的形式向行政人事中心领导提出本次费用计划， 经行政人事中心领导同意后，产生的费用方能按费用报销流程到财务部门报销费用。 3.2具体实施 旅游经费600元/年/人的使用：活动开展前2天，请活动组织负责人填写附件1《员工活动备案表》，经部门负责人、行政部负责人签字审核备案，行政部将根据活动的策划预算情况给出意见，交财务部审核，再呈报副经理审批，审批通的，活动予以执行。（跨部门活动可指定其一部门作为组织方执行），并在旅游活动之前必须签订附件2《个人安全免责协议书及声明》交由行政部保管。（超出部分，部门内部承担） （2）下午茶20元/周/人的使用：活动开展后三天内，请活动组织人填写附件1《员工活动备案表》，提交购买下午茶的明细表（包括数量、单价、总额等），经部门负责人、行政负责人签字审核备案。（超出部分，用部门50元/月/人的经费抵扣） 备注：附件1一式两份，一份交由行政部保管，一份交由财务保管。 4.活动经费的使用及报销：? 4.1经费的使用：? 4.1.1行政部负责活动费用的管理、预算、支出统计工作。? 4.1.2行政部会定期公布员工活动费用的支出情况，以便于各部门做好下次活动的开展计划。 4.1.2员工活动费用只限于跨部门活动、部门内部活动使用。除此以外其他活动不属于员工活动预算经费内。? 4.2费用的报销? 4.2.1各部门组织的活动需要有活动主题，并配有相关的活动图片及软文。? 4.2.2费用报销单填列规范。 经办人在办理各项费用报销时，费用报销的票据要求是税务部门认可的正式发票。其中：服务业、餐饮业、运输业的发票为地税部门发票。商品、货物、提供劳物的发票为国税部门增值税专用发票。确实无法取得，可以采用《付款凭单》代替，但需写明原因。发票级次：增值税发票-普通发票-正式收据。填写《费用报销单》，经部门负责人签批后交行政部审核，再呈报财务部，财务部审核通过的予以报销。? 4.2.2建议