员工档案管理制度20150707 YHZX.pdf

批准： 总经办： 日期： 财务： 日期： 行政： 日期： 人力资源： 日期： 编定人： 日期： 修订记录 版 修订描述 修订人 日期 本 A 员工档案管理制度 1 目的 为规范公司员工档案管理，提高员工档案管理效率，保证员工档案材料完整， 使企业更全面地了解员工、正确评价和使用人才，特指定本制度。 2 制度适用范围 2.1 本制度所指的档案为公司内部员工档案，包括文本类档案、电子类档案； 2.2 本制度适用于XX 公司投资有限公司所有员工档案。 3 管理部门和职责 3.1 人力资源部为员工档案的直接管理部门，人力资源部安排专人负责档案日常管理， 保证档案的完整性； 3.2 人力资源部负责新入职员工材料的收集、鉴别、整理和保管,办理员工档案的查 询、借阅手续等； 3.3 探索适合企业发展的员工档案管理制度。 4 档案管理人员职责 4.1 严格执行档案法规及企业相关制度，维护员工档案的真实性； 4.2 按照归档范围认真收集、鉴别和整理员工档案材料，并按规定办理日常的查阅、 借用手续； 4.3 做好员工档案的保管、必威体育官网网址和保护工作，确保员工档案的完整与安全； 4.4 做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化和科学化； 4.5 制订和完善公司员工人事档案管理制度； 4.6 做好员工人事档案的统计工作。 5 员工档案的范围 5.1 应聘资料。包括《应聘人员登记表》、 《面试评估表》、 《个人简历》、《自荐 材料》； 5.2 入职资料。包括《入职登记表》、 《入职通知书》、《入职指引表》、 《入职资 料清单》、 《参保基数申请》、 《员工购买保险确认单》《员工购买保险告知书》、 《规章制度确认表》、《岗位确认表》、《录用通知》、《劳动合同》、《劳动合 同协议书》、《体检表》、原单位《解除劳动合同证明书》原件、《社会保险转移 单》、 《社保缴费凭证》、《住房公积金转移凭证》、《医保卡复印件》、身份证 及户口本（或暂住证、户口证明）复印件、最高学历证书、职称证书、职业资格证 书复印件、失业证/派遣证/农民工手册/就业失业登记证； 5.3 在职类资料：《新员工满月调查表》、 《新员工问卷调查表》、 《转正申请表》、 《转正考核表》、《转正通知》、《定薪审批表》、《调薪申请表》、《调薪通 知》、《岗位调动表》、《年度绩效考核表》、《职务任免通知》、《奖惩记录》、 《工伤事故处理材料》、《生育保险材料》； 5.4 离职类资料： 《试用期终止协议》、 《离职申请》、《离职移交审批单》、 《劳 动合同解除证明》、 《辞退证明》、《经济补偿协议》、《仲裁裁决书》、 《证件 移交清单》、《离职证明》、《失业职工档案移交花名册》、《单位职工失业申请 登记证明书》。 6 员工档案管理 6.1 材料归档要求 6.1.1 归档材料必须是办理完毕的正式材料，材料应真实、完整、齐全； 6.1.2 归档材料必须文字清楚，对象明确，有承办单位盖章或个人签字、有形成时 间的日期； 6.1.3 《就业失业证》要求用原件存档，银行卡、二代身份证、和户口册须用复印 件存档，但本人应在复印件上注明“此为本人真实XXX 复印件”并签字确认。 6.2 材料入档 6.2.1 员工办理完入职手续后，档案管理员首先参照《入职资料清单》，检查材料 是否完整，资料不完整的及时向相关人员追索，以确保人事档案的完整，材料完整 后方可入档；其次对材料进行鉴别，看其是否符合归档材料的要求； 6.2.2 收取员工的证件原件时，应向对方出具《证件收