如何组织专家报告会.doc

如何组织专家报告会 篇一：如何组织讲座 1、选题策划 选题本身就是一个决策的过程，要举办一个什么样的讲座，行测，还是申论或者是人生职业规划等，这本身就需要思考：要确认选题的性质是否基本上比较符合讲座人群宗旨和一贯的活动风貌，如果不符合，即使是再好的活动也不要轻易举办；要确认这一选题近期内校园中有没有举办过类似的包括比较成功的活动，如果有，则没有必要跟风而上；要了解近期内同学的需求，考虑什么样的讲座可能会引起同学的兴趣，或者讲座的目标受大众接受这一讲座的可能性；等等。对这些情况做出基本的了解后，才能基本确定选题的范围，包括一个具体的主题。 这样的一个过程，实际上就是体现为对市场背景考察、需求了解的过程。 2、主讲人的物色 选题确定后，主讲人就是非常关键的一个步骤。主讲人自身的学识功底、演讲口才、情绪调动等方面的素质以及自身的知名度、影响力，对于讲座成功的意义是不言而喻的，有时甚至超过了主题本身，往往就是我们通常所说的“冲着某人”才去听讲座的。对于讲座组织者而言，一个经常思考的问题就是，在讲座主题确定后，由谁来主讲？需要对主题所在专业、行业、学术领域内的专家、学者以及资深人士的情况做出了解，通过不同的渠道和方式对这些信息进行收集、调查，即使在同一领域内也各有研究、擅长的不同之处，也需要对专家们做出了解和甄别，最终确定人选，最好还有备选人或者其他的替代方案。这是一个信息获取、加工、利用的过程，既是知识和阅历积累的过程，也是对资源获取能力的锻炼。 人选确定后，接下来的事情就是邀约，也就是联系落实主讲者。。 如果能够邀约成功，则讲座本身已经成功了一半。 3、前期的宣传和准备 前期的宣传主要涉及到海报方式的宣传以及网络、广播等其他形式。海报是一种将组织者自己的意图通过简约的广而告知的方式，同时也是将讲座的有关基本信息进行传达的一种基本手段。组织者对海报的设计，包括讲座主题的文字润色、版式设计甚至字体及其颜色的选择，这不仅是一种形式上的追求，更是对讲座主题的理解和认识。一张海报设计质量的好坏甚至张贴地点的选择都会影响讲座的参与 率，这已是无数事实证明的经验所在。因此，讲座海报的全方位设计是组织者在主讲人物色后的另一件非常重要的事情。 讲座是在一定的空间里进行的，因此必须申请一定的场所如教室、报告厅等。而教室的环境、容量等则要根据讲座的主题以及主讲人的身份等情况而定，容量过小，满足不了同学的需求，容量过大，则可能影响主讲人的情况，教室的环境同样如此。在向教室使用管理单位申请活动场所的过程中，也涉及到与人交往的问题，怎样向管理者陈述自己的意愿，特别是组织者预想申请的一定容量、一定地点的场所与管理者的判断并不符合的时候，又怎样进行申辩并最终如愿。 另外，讲座主持人的选择也是有讲究的，主持人虽然只是寥寥数语，但其台上的气质与形象、与讲座主题比较符合或者接近的着装、言语的腔调、对讲座主题的认识和理解等等却能调动现场的气氛，为主讲人的出场奠定出特定的氛围。因此，主持人确定后有必要对主讲人的个人背景熟悉认识，并了解讲座主题的相关知识。 讲座的各种前期准备工作是讲座成功进行的重要保障，一方面为讲座的成功进行了一些基础性的工作，另一方面也显示出组织者推销和展示的意识与水平，包括将自己组织讲座的意图向外传达的意愿，同时也体现出对主讲人的尊重以及对教育资源应用的负责任的态度。 4、现场组织与控制 这一环节基本上是以主讲人为主并在其他力量的支持下完成的，所以我们前面讲主持人的选择也是非常重要的。当然，此前还有现场的一些布臵工作，如讲座标题的书写或张贴、声像设备的准备等。这一过程其实还应该包括讲座正式开始前的一些接待工作，包括通过一定的联系方式与主讲人确认此次讲座并明确时间和地点，讲座前夕与主讲人沟通告知讲座选择的背景、同学参与的基本情况以及主讲人需要了解的其他一些情况，等等。如果由于种种原因导致参加讲座的人数与教室容量有较大的差距的时候，还应该采取一定的应急措施进行弥补，以免造成主讲人和组织者双方的尴尬，这些临讲前的准备工作同样是必须的。 主持人以适当的语言烘托出适当的气氛介绍主讲人出场，此后讲座才算正式开始。在讲座进行的过程中，如果因为主讲人的水平影响了同学的兴趣以及其他一些原因造成了场面的不耐烦、骚动、人员进出频繁等情景，会直接影响主讲人的情绪以及真实水平的发挥，组织者、主持人应当通过适当的方式维持和稳定讲座现场的秩序。如果讲 座后有一定的提问时间，主持人应当在征求主讲人的意见后对提问方式进行选择，是当场提问还是通过递字条的方式，需要根据现场的情景区别对待，并注意营造提问的气氛、提高提问的质量，使讲座互动交流能够热烈进行。根据主讲人事先的时间要求，主持人应当控制提问的结束，并致适当的答谢辞。 5、总结和归纳 讲座完毕后，作