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海岸会议 会议组织必要的注意事项 一、会议前的筹备 （一）、大型会议资料准备必须要注意的事项： 1、在具备好的条件的前提下将参加会议的来宾的完整资料按人次做好准备，注意区分参加会议的人 员的角色（如分成整场会议的主持、参加会议的领导、参加会议的工作协助人员），资料按照每个人的角 色分别准备。 2、大型会议资料较多时，需要按照整个会议议程将会议的详细资料按次序排放，最好装订成册，编 好页码，方便参加会议的工作人员阅读。 3、当参加会议的各人员因角色不同需要不同的资料时，应当按照来宾或单位将资料以文件袋装好标 注资料归属人员或单位，方便参加会议的人员领取。 76 0532 地址：山东省青岛市市北区延吉路 号中海大厦 网址： 电话： 海岸会议 4、若需要给参会人员发放纪念品或礼品等，应当与会议资料一同准备好，置于资料文件袋中一并发放 给参会人员。 （二）、会议通知注意事项： 会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通 知需注意以下几点： 1、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。 2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、电子邮箱、网站公布等，如有必要 可另行电话通知参会人员。 （三）、会议议程安排注意事项： 1、正式会议开始时一般需要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、讨论阶段、 工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主 持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。 2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如9：00-11:00 或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。 （四）、会场布置注意事项： 76 0532 地址：山东省青岛市市北区延吉路 号中海大厦 网址： 电话： 海岸会议 1、正式会议的会场应提前安排好，并在书面会议通知中告知参会人员。 2、正式会议一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌，在会议开始前排好坐席及铭 牌。 3、对于安排好坐席的会场，应在会议前将会议资料袋摆放在坐席上。 4、需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。 5、注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况调整好。 6、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议 总结工作。 （五）、现场安排（人员入场时）注意事项： 1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到。 2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。 二、会议中 （一）会议记录注意事项： 1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性质的会议），记录内容会 后留底。 2、安排专人摄影（摄像、录音），会后留底。 （二）会议服务注意事项： 1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负责茶水服务。 2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。 （三）其他注意事项： 1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。 76 0532 地址：山东省青岛市市北区延吉路 号中海大厦 网址： 电话： 海岸会议 2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。 三、会议后 1、赠送公司的纪念品。 2、如有需要，合影留念。