lotus邮件归档设置及操作说明.doc

综合办公系统（lotus）邮件归档设置说明 目 录 一、原理及用途说明 1 二、新建归档设置 1 三、手动归档操作 9 四、查看或更改归档设置 12 五、多人共用邮箱请加强管理，谨慎使用 13 一、原理及用途说明 归档是指把存储在服务器上的邮件保存到本地计算机数据库中，这样可以减小占用服务器上邮箱容量的大小，能够更多、及时收发邮件，以满足工作的需要。 二、新建归档设置 1、进入邮箱后请点击菜单“操作”---“归档”---“设置”，如下图： 图1： 2、选择“设置”选项卡，分别选择2个默认的归档名称，点击“删除”按钮。如下图： 图2： 3、删除后点击“添加”按钮，如下图： 图3： 4、输入“归档条件设置描述名”（可随意），例：我的归档文件；点击“归档数据库按钮”，如下图： 图4： 5、点击文件名后面的图标，如下图： 图5 6、在计算机中选择存放存档文件的目录（请勿选择系统分区），文件夹可自行建立，并无特殊要求，保证空间即可。如下图： 图6 7、目录选择好以后，在“文件名”处输入要使用的存档文件名称（可根据自己工作方便命名），点击“选择”按钮。如下图： 图7 8、点击“确定”按钮。如下图： 图8 9、点击“确定”按钮。如下图： 图9 10、点击“确定”按钮。如下图： 图10 11、归档设置完成后，在收件箱左侧列表中出现“归档”文件夹，但从未进行过归档操作时，请不要点击归档。如下图： 图11 三、手动归档操作 1、选择要进行归档的邮件，可多选。如下图： 图12 2、点击菜单“操作”---“归档”---“选择文档”，如下图： 图13 3、出现归档提示对话框，点击“是”按钮。如下图： 图14 4、归档后选择归档的邮件从收件箱消失，点击左侧“归档”文件夹。如下图： 图15 5、归档邮箱与在服务器上的收件箱有相同的视图与操作规则。如下图： 图16 四、查看或更改归档设置 1、点击菜单“操作”---“归档”---“设置”，如图1。 2、在“设置”选项卡，下方的文字说明框内可以查看到数据库名以及存放目录；如需要更改请点击“编辑”按钮。如下图： 图17 3、然后归档设置更改按照一、4及以后步骤操作。 五、多人共用邮箱请加强管理，谨慎使用。