11_科技文件材料管理办法.doc

科技文件材料管理办法 1 目的和范围 为使公司科技文件的形成、归档及利用得到有效控制，使其管理工作规范化和具有可操作性，特制定本规定。 本规定适用于公司各类科技文件归档和利用的管理，并作为 文件控制程序和记录控制程序的支持性文件执行。 引用标准、法规文件 中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 11822 2.4 《建设工程文件归档整理规范》 GB/T50328 3 术语定义 科技文件是总称。归档 是从事科技、生产活动的各部门，把具有保存价值的科技文件，经系统整理，组成保管单位（卷、册），向档案部门移交保存的过程。 利用 直接借阅、参考、复制加工档案资料，或间接使用档案资料中提供的信息的行为。 原始文件材料 科技档案中由文字原稿、原图、底图，表格、计算资料的底稿和原始记录照片、底片等组成的档案。 成品 由原始文件材料经整理加工的技术报告书、说明书、竣工报告书、兰晒图、兰晒图表等印制的文件材料。。职责 资料归档工作涉及的主要部门为。其职责分别是： 负责过程档案负责的妥善保存和管理并督促各生产部门将已完成的工程资料及时归档，最大限度的为生产和经营服务。 5 科技文件科技文件的归档管理 工程资料3元收取借阅人档案使用费，每月底前，综合办分别按规定出据凭证，报请财务部从其当月工资中支付。 借阅者不得私自将借阅的档案，进行剪贴、删改、加注、展点、划线、涂改、拆散，严禁将档案转借他人和外单位使用，以及公布、倒卖。违者将追究责任，予以罚款和行政处罚，根据情节，罚款金额为100～1000元。 借出的档案要妥善保管，不得损坏或遗失，如有遗失，必须写明原因，由部门领导签字或加盖部门公章，报综合办备案。丢失成品资料重新加工的费用按2～66.2.1条款执行，直到写出遗失报告，处理完毕为止。 外单位利用档案 勘察、施工项目的委托单位，需要查阅、复制加工该项目的档案，凭正式介绍信，经总工程师批准，由综合办负责办理并按规定收费。 非委托单位查阅、复制加工档案，必须凭正式介绍信，并经公司总工批准，由综合办办理并按规定收费。 归档转化过程 科技（工程）档案 科技资料 科技文件材料 利用 识别 聚集过程 搜集 运转过程 形成阶段 档案 流通：依据各专业科技工作的固有程序，规律性的进入各工作环节 积累 鉴定 编制： 包括审签而具有法律、技术作用