万科物业管理处文档管理细则.doc

深圳市万科物业发展有限公司 编号 名称 页版本 A/0 第页共页 编制 更改 审核 批准 生效期 2002年6月21日 1 为各管理处日常文档、质量记录管理工作提供指引，以规范各管理处的文档管理。 2.适用范围 适用于公司各管理处文档管理。 3.职责 3.1 各管理处经理负责具体指导本部门的文档管理工作。 3.2 部门文档管理员按要求做好本部门的文档管理工作。 4.方法和过程控制 4.1 各管理处根据实际情况，参照以下清单建立部门文档。 一级目录 二级目录 三级目录 备注 物业资料 各类建筑批文 用地批准文件 项目批准文件 建筑执照 用水指标批文 用电指标批文 施工许可证 规划设计许可证 规划设施验收合格证 物业产权资料 管理用房批文 商业用房批文 委托管理合同 房屋验收记录表 房屋移交验收情况通报表 深圳市万科物业发展有限公司 编号 名称 页版本 A/0 第页共页 编制 更改 审核 批准 生效期 2002年6月21日 保洁管理档案 清洁管理资料 绿化管理资料 消杀管理资料 分承包方评估记录 分承包方工作检查记录 二次供水设施清洗消毒记录及水质化验单 泳池设备运行记录表 园林绿化设施清单 保洁绿化工具清单 安全管理档案 安全管理员交接班记录 安全管理员巡查记录 安全管理员巡逻记录 中控室交接班记录 闭路监控系统录相带 值班记录表 停车场车辆管理资料 消防演习记录 消防设施清单 钥匙管理记录 夜间查岗记录 紧急集合情况记录 紧急事件处理记录 邮件签收登记表 物资搬运放行条 来访人员管理资料 深圳市万科物业发展有限公司 编号 名称 页版本 A/0 第页共页 编制 更改 审核 批准 生效期 2002年6月21日 暂住人员管理记录 安全员装备清单 设备管理档案 工作计划安排表 公用设备清单（设备档案） 设备管理记录 消防系统管理记录 中央空调运行记录表 电力运行记录 分承包方评估及检查资料 质量管理文件档案 公司质量体系文件 质量记录存储清单 借阅登记表 质量记录报废记录 管理报告 不合格报告 质量事故报告 顾客投诉记录 顾客意见调查记录 QCC活动记录 维修服务档案 家庭服务协议书 维修服务回访记录 社区文化档案 社区文化设施清单 各项活动计划及实施记录 图片及录相集 深圳市万科物业发展有限公司 编号 名称 页版本 A/0 第页共页 编制 更改 审核 批准 生效期 2002年6月21日 住户反馈意见及各项建议 收费管理档案 月收费明细表及汇总表 每季度管理费收支公布单、本体维修基金收支公布单 合同管理档案 合同、协议书 业主委员会档案 筹备资料 委员资料 会议纪要 业主委员会章程 业主恳谈会记录 业主资料 入伙通知书 业主委托书 住户资料卡 委托银行代收款协议书 房屋交付验收表 出租户管理档案 出租屋租赁许可证 承租人员资料 租户管理资料 装修管理档案 装修申请资料 装修过程管理资料 装修施工单位相关资质证明 装修许可证 装修合同复印件 深圳市万科物业发展有限公司 编号 名称 页版本 A/0 第页共页 编制 更改 审核 批准 生效期 2002年6月21日 员工考核记录 人事任免记录 人员编制申请表 交接清单 岗位证书登记表 员工培训档案 培训计划及实施记录 培训结果考核及效果评估 军事训练及演习记录 行政管理档案 政府部门来文 物业公司及集团公司来文 与甲方单位往来文 公司行政制度汇编 公司人事操作指南 公司财务制度汇编 管理处行政管理文件 管理处证照及成立文件 管理处电脑自动化运用资料 管理处书籍清单 仓库管理资料 物资报废资料 物资申请资料 分承包方评估记录 内务检查记录 深圳市万科物业发展有限公司 编号 名称 页版