北京路桥瑞通养护中心.doc

北京路桥瑞通养护中心 文件流转系统 使用说明书 目 录 1编写目的 3 2系统介绍 3 3前提条件 3 4初识系统 3 4.1系统首页 4 4.2退出系统 4 5系统功能介绍 4 5.1起草文件 4 5.2待办文件 6 5.3参与文件 9 5.4办毕文件 9 5.5废弃文件 10 5.6文件查询 10 1编写目的 本手册将向用户介绍，帮助用户了解本系统的功能。阅读本手册，您可以： 了解系统的特点特色 熟悉模块功能 理解系统的整体构成 掌握基本使用方法 解决使用中的常见问题 系统分为起草文件、待办文件、参与文件、办毕文件、废弃文件、文件查询，六部分内容，各部分的详细功能按照需求规格的功能点描述，业务功能点与需求的功能点一一对应。 系统涉及公司领导、养护中心八个部门以及下属单位等用户，具体角色包括公司总经理、党委书记、副总、总工、各部部长、各部工作人员、下属各处领导、下属各处职员等。 3前提条件 系统中所列举的用户，只是为了举例描述是哪个职位在用具体功能，并不代表只有该用户能使用。目前对应的人，不完全正确，具体可根据实际岗位调动。 4初识系统 本在登录页面输入管理员已分配的用户名、登录密码，即可登陆系统。 进入系统后，默认显示系统首页退出系统 将指派处理人， 图 43 起草文件列表 在图 43中点击“添加”按钮，进行起草文件。 图 44 起草文件创建 文件起草人草拟文件时，选择文件流转的方式：定制流程或自由流程。 定制流程 定制流程主要用于文件起草人预先设定文件传递的过程后，非正式文件的传递按照预先设定的流程进行传递。 图 45 文件保存后为草稿状态 在图 45中点击“设置”按钮，进行制定流程。 图 46 设置流程 用户预先设定流程执行的步骤，选择每一步处理的人员。如果处理人是多个，需要每一个人都进行处理。当设定其中一个人为审定者时，以审定者的意见为准；没有设定审定者时，则必须所有人都同意后才可以流转到下一级流程。在尚未有人办理之前，当前起草人可以追加、删减该流程和后续的流程，已经办理和正在办理的流程不能修改。起草人可以在处理人未办理之前可以取回意见，重新办理。 图 47 文件提交后为处理中 自由流程 自由流程主要用于公司员工之间非正式文件无固定流程的传递，文件的流转步骤预先没有设定，起草人草拟文件并发起流转后，将指派处理人， 图 48 自由流程文件创建 保存提交后，该自由流程将会为处理人生成待办。 图 49 自由流程创建后列表 5.2待办文件 起草人启动文件流转后，文件进入处理人的【待办文件】。处理人根据文件流转的类型，对待办文件进行处理。 处理人可以通过主页待办以及文件流转内待办文件两种路径进行对代办文件的处理。 图 410 主页待办 图 411 处理人的待办文件 定制流程 由处理人进入待办文件的详细处理页面。 图 412 定制流程详细页面 在图 412中点击“审核”按钮，进入审核页面。 图 413 定制流程审核页面 处理人填写意见，选择办理的方式：同意、分发、退回、取回。 同意：允许文件通过，执行后续流程。退回：退回文件，请起草者修订后重新报审。分发：将文件转给他人阅办或阅知。取回：处理人办理业务后，在下一个办理人未办理之前可以取回意见，重新办理。 在某一级流程尚未有人办理之前，当前处理人可以追加、删减该流程和后续的流程，已经办理和正在办理的流程不能修改。 文件处理完毕后，进入该处理人的【参与文件】列表。 自由流程 由处理人进入待办文件的详细处理页面。 图 414 自由流程详细页面 在图 414中点击“审核”，进入审核页面。 图 415 自由流程审核页面 起草人选择下一步处理的人员，提交保存后文件流转到该处理人。 处理人可以选择多个。处理人自己的操作不影响其他处理人对文件的操作。 当前处理人决定下一步如何处理，选择办理的方式：传阅、取回、结束。 结束：填写意见后，结束分支路径的流程。当所有分支路径的流程都结束后，流程结束回到起草人。传阅：填写意见后，将文件传递给他人阅办或阅知。取回：处理人办理业务后，在下一个办理人未办理之前可以取回传阅意见，重新办理 文件处理完毕后，进入该处理人的【参与文件】列表。 5.3参与文件 当处理人处理完待办文件后，文件进入该处理人的【参与文件】。处理人可以查看该文件的处理情况，所参与处理过的文件，处理过程的处理人及其意见。可以按文件名称等进行参与文件查询。 图 416 文件流转参与业务列表 5.4办毕文件 起草人启动文件流转后，经过所有处理人办理后，流转结束后，进入起草人的【办毕文件】。起草人可以对办毕的文件进行维护。 图 417 办毕文件列表 起草人在【办毕文件】中查看所有自己起草已经流转完毕的文件、处理过程的处理人及其意见。 起草人以文件名