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会议服务的工作流程和要求
会议服务工作流程
一、会议服务准备工作
1、办公室秘书处
每天查看OA办公系统中会议室使用申请,按会议要求提前半天摆放好桌椅,备好会议用饮水。
根据会议的要求,提前1小时放好投影仪、投影幕、麦克风、音响,调试并使其处于准工作状态。
会议前2小时,检查地面、桌椅是否整齐干净,室内是否有异味,及时进行通风和清洁整理。
检查窗台、玻璃,要明亮无尘。
检查窗帘,根据会议要求开启或关闭。窗帘要顺直平整。
检查绿植及套盆,要干净无尘,无枯枝败叶,无昆虫。
调整空调,使会议室内温度适宜。
检查所有照明,及时通知有关部门更换不亮的灯具。
半小时前,按会议要求摆放好瓶装水、茶杯或咖啡杯。
根据领导习惯,在顺手的位置摆放烟灰缸。
按需要摆放好鲜花和水果。
摆放好旗帜和台旗。
2、组织会议的部门
1)提前1小时将参加会议的领导名牌按位置摆放整齐,检查有无错别字。
按需要准备会议所用的文件、资料等。
根据会议要求,需要时按参会人员人数准备会议用纸,用笔(每支笔要提前试用,以保证参会人员的正常使用)并摆放整齐。
二、会议进行中的服务工作
1、会议开始前10分钟将茶杯内注入茶水。然后每隔15分钟检查并续茶水一次。
2、过问室内温度变化,随时调整空调。
3、 全程监听音响设备的工作状况,随时排除故障。
三、会议后的收尾工作
1、关闭音响设备或投影仪。收好麦克风、移动投影仪和遥控器,收起投影幕。
清理瓶装水空瓶,收好没用过的瓶装水。
收好茶杯、盘,清洗、消毒待用。
清理烟灰缸,洗净待用。
清理桌面地面,清除垃圾和废弃物。
摆放好清理过的桌椅,关窗、断电、关门。
7、收好会议材料和领导名牌。
会议服务管理人员工作要求
每天早、中、晚至少三次查看公司办公系统上的会议室申请,详细掌握会议室的当天使用情况。
每天上班前半小时查看各会议室的状况:检查桌面、地毯的整洁程度;检查窗帘的开、关和垂放状态;检查照明灯是否都亮;检查绿植的鲜活状况和套盆的干净程度;检查电气设备是否有落尘和正确摆放;检查桌椅是否按当天的会议要求摆放整齐。
会议前1小时,检查会议用茶杯、瓶装水是否摆放到位;会议前半小时,检查开水壶、泡茶杯、茶叶等泡茶用品是否准备到位。
有外宾接待服务时,提前1小时检查咖啡用具及用品是否准备到位。
有会议服务时,在会议前检查服务人员的工作仪表是否合乎要求。会议中,抽查续茶水间隔是否合适,动作是否标准。
注意会议的服务区域内所有服务程序是否落实,当人手不够时,自己则要做具体服务工作,保证会议正常进行。
会议结束后要检查是否有会议人员遗漏的物品,如有代为保管,日后查找并转交物主。
会议服务人员岗位的工作流程
1、 每天早7:45到岗,按前一天做好的会议室使用登记进行准备,在各会议开始前半小时,准备好会议用水并送达。
2、 对需要提供茶水或咖啡的会议,要提前半小时烧开水,摆放好茶杯或咖啡杯,在会议前10分钟,将沏好的茶水或咖啡注入杯中。
3、 对有吸烟的领导参加会议,要在会议前10分钟,按领导的习惯在左侧或右侧放置烟灰缸。
4、 对有茶水服务的会议,要间隔15分钟续茶水一次。
5、 对提供瓶装水的会议,要根据会议客人人数提前半小时将水放于会议桌面,并准备同样数量的瓶水放在会议桌以外其他显眼的地方。
6、 会议结束后,半小时之内,将茶杯、咖啡杯、没有开启的瓶装水收好。 如遇有下午下班后还在进行的会议,要在次日提前半小时到岗,对会议室进行清理。
7、 利用会议服务的空余时间将茶杯、咖啡杯、盘洗刷干净,放于消毒柜中消毒待用。
8、 要随时查看并及时处理公司办公系统网上的会议室申请信息,做好会议室使用登记。如有不明确的地方及时与申请人沟通确定。
9、 对于108会议室和大礼堂需要变动桌型的会议,要提前半天通知保洁人员,将会议桌按会议要求进行摆放。
会议服务人员岗位的工作要求
会议服务人员要品行端正,衣装干净得体,着职业装。
会议服务人员要头脑灵活,反应敏捷,主动为开会人员做好各项服务,尽量在领导示意时就已经为领导提供了服务。
根据会议的不同要求,按工作流程提前准好准备工作。
会议间的服务要面带微笑,动作标准,不发出任何声响。续水间隔不能超过20分钟。
会议结束后要按工作流程做好收尾工作。
会议用过的茶杯、咖啡杯、盘要洗刷干净至光亮无斑点,并及时放入消毒柜消毒待用。
如遇有节假日开的会议,要提前做好准备,准时到场进行会议服务。
发现杯、盘、壶、柜有缺损要及时报告进行补充。发现茶叶和咖啡快用完时要提前报告补进。
会议服务人员要爱岗敬业,展示良好的中港人形象。
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