会议管理指引.doc

会议管理指引 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 一、概述 目的 切实提高公司会议效率，规范公司会议管理流程。 适用范围 适用于公司各类会议的组织管理。 术语和定义 管理会议：指公司在经营管理过程中，为确保公司运营效果、效率而召开的例会、协调会、总结会、预算会等。 专题会议：指公司在项目开发过程根据业务开展的需要，对开发相关的某一个事项进行研究、讨论、评审、决策的会议，最大的特点是与项目开发息息相关。 文化会议：指公司为宣传企业文化、倡导员工联谊、营造良好的企业氛围而召开的务虚类会议。 二、工作程序 职责说明 会议经办部门 会议经办部门是指根据不同会议性质和特点，由相关部门为会议组织经办部门。 负责会议的召集、发起、倡议、组织工作。 负责会议纪要整理、下发、跟踪落实。 相关部门 根据制度与流程和经办部门要求，参与会议并提出意见或建议。 对会议决议事项负责执行落实本部门职责范围内的工作。 分管领导/公司总经理 根据制度与流程参与会议、提供决策意见。 推动协调需要跨部门沟通或协调的事项。 会议组织 会议准备：会议由经办部门负责组织，组织会议需经办部门负责人以上人员确认方可发起。发起会议应充分考虑必要性，凡可通过会下沟通方式解决的事项，应尽量避免采用会议方式。 会议确认：经办部门需事先对重要参会人的出席时间、会议室空缺进行确认后方发起会议。需要公司总经理、分管领导参会的，须提前与相关领导协调确认。 参会人员：参会人范围应尽量精简，严格限制在与会议内容有直接关系的人员，包括需直接提供信息、参与意见和决策的人员，其他非直接人员以会后发送纪要的形式告知会议结果。 会务安排：经办部门召开会议需按规定程序向人力行政中心提出会务申请，由人力行政中心统一安排会议时间和会议室；不同会议的开始时间应至少间隔30分钟。凡有会议设备需求，如投影仪、白板、电脑、音响设备等，应在申请中详细注明，并及时与人力行政中心确认。 资料准备：凡需参会人员事先做准备的工作（如就某具体议题事先沟通、准备意见等），应在会议通知中加以注明。会议文件应尽可能提前备妥并作为会议通知附件发参会人。相关人员应按照要求做好会前议题资料准备。 会议时间： 会议总体时间（包括开始与结束时间）、单项议程的时间和发言人等应尽量在申请或通知内明确，以便于会议过程控制。临时性紧急会议由组织人负责通知，但需将通知同时抄送人力行政中心。 除临时性紧急会议之外，会议通知应至少提前1个工作日发出，以便参会人进行充分准备。 会议结束时间最长可延迟30分钟，如仍有未尽事宜，则需另行安排会议，避免影响后续会议的正常进行。 会议用餐：会议进行至用餐时间，尽量安排休会用餐，无特殊情况不得在会议室内用餐。 会议出勤原则 会议委托制：所有会议发起召集部门需按要求提前通知参会人员，参会人员需按时出席，如不能出席需向发起人或发起部门负责人请假，并委派代表参加，并交代好本人或本部门需在会中提交的问题，受托人也需将会议的精神转达委托人。 会议签到制：会议发起部门需在会前准备签到表，所有参会人员需按要求时间准时出席并签到，迟到或早退者按公司行政管理规定处罚。 会议过程控制管理 会议发起人应做到： 会议资料齐备。 议题明确。 会前对议题征询参会人员意见。 会前沟通充分，便于上会形成决议。 会议主持人负责主导和控制会议进程，明确会议结果，应做到： 主动控制会议进程，严格按议程控制讨论时间，超出时间主持人应对发言人给予提醒。 及时控制发言人跑题、小范围讨论等现场秩序杂乱情况。 严格检查和执行会议纪律。 进行总结性发言，包括对照会议议程逐项明确会议结论、通报会议奖罚等。 会议参会人应做到： 准时参会。 接到会议通知后，提前认真阅读会议文件并就相关议题和发言进行准备，以缩短讨论时间。 会议发言应简单明瞭，紧密围绕主题，避免超时。 注意力集中，不从事任何与会议主题无关的事务。 遵守会议纪律，保持会场秩序，听从主持人安排。 会议记录人应做到： 清楚记录发言要点及结论，要求。 对照议程逐项记录要点，包括任务安排、讨论结果、经主持人明确的会议结论等。 会议如有需上报未出席会议的领导决定的事项，应在纪要中明确记录内容及报审领导。 会后48小时内应整理出会议纪要，上报参会最高领导审批。纪要签发后应下发参会人员、会议内容相关人员、人力行政中心和运营管理中心。 会议跟踪与反馈 任何会议均需形成纪要（个别会议甚至需要形成视频音像资料） 会议级别 会议目标及议题 会议时间（示意） 组织人 参会人 主持人 管理会议 A-1 公司月例会 总经