信息环境下高职图书馆文献采访工作的优化.doc

信息环境下高职图书馆文献采访工作的优化 陈 刚 （健雄职业技术学院图书馆，江苏 太仓，215411） 摘 要：阐述了信息环境下高职院校图书馆文献采访面临的问题，提出了优化传统采购方式，增加多样化采访手段的若干措施。 关键词：信息环境；高职图书馆；文献采访工作 中图分类号：G253.1 文献标志码：B “在最适当的时机、将最合适的图书、提供给最合适的读者”是所有图书馆的目标，而如何运用多种采访方式来尽力实现这一目标则是所有采访馆员的职责[1]。文献采访工作是图书馆文献资源建设的源头，其不仅关系到文献资源建设的发展，更与高校的教学工作、科研发展密切相关。随着信息技术、网络技术的发展，各高职图书馆基本都实现了图书馆自动化管理。因此，如何做好信息环境下的文献采访工作，更好的为学校的教科研服务，已成为高职图书馆文献采访工作的重要课题。 1 高职图书馆文献采访面临的主要问题 近年来，我国高职教育快速发展，对文献采访工作提出了新的要求。特别是高职院校大多刚由中专或成人高校合并、升格而成，馆藏基础薄弱，读者需求与图书馆文献保障能力之间的矛盾日益突出，文献资源的入藏速度与学校的建设步伐不相协调[2]。高职图书馆普遍面临以下几个问题： 1.1馆藏基础薄弱 大多合并后的高职院校在办学规模、招生数量及学科设置上的变化很大，图书馆原有的藏书难以满足师生对文献信息资源的需求。 1.2人员不足 高职图书馆在高职院校的重视程度不如本科院校，学院给予图书馆的编制名额有限，很难再争取到额外的名额，高职图书馆采编部人员少则只有1~2人，大多在3~5人之间。 1.3经费紧张 高职院校主要是面向地方，培养区域性技术型人才，所设专业会根据地方发展的需要不断增加和调整，经费的使用主要偏重于学院的教科研服务以及实验、实训器材的购买和维护，给予图书馆的经费比较有限。 2 高职图书馆传统文献采访方式的利弊 由于高职图书馆面临以上几种主要问题，多数高职馆文献采访方式比较单一。大多是采用传统的招投标方式，确定一家或几家中标书商共同合作进行图书采购，通过订单采购和现场采购这两种方式来完成图书馆的文献采访工作。近年来，随着商业竞争的日趋激烈，好多书商都具备了图书加工能力，图书馆可以充分利用这个资源来减轻自己的压力。因此，这两种采购方式比较适合人员不足、经费紧张的高职图书馆。 2.1 订单采购的利弊 图书馆收到书商的征订单后，经过采访人员以及系部专业教师的挑选，确定需要购买的图书，然后由采编部查重、整理、发送订单，这种采购方式也称为普通订购。 这种采购方式的优点是：①经费的使用易于控制。可根据订购图书清单计算总价，且书到付款，没有财务风险；②工作量容易掌握。从收到图书征订单直到发出订单，整个工作程序均为采访人员所掌握，每天工作量差不多，不致有忙乱现象发生。 但是，这种采购方式缺点也是明显的：①程序复杂导致图书到馆周期太长、图书未到率高。由于在收到征订单后要经过选书、复本控制、查重、预算控制等程序才能制作订单，然后向书商订购，再加上代理商处理订单及寄送图书的时间，致使有时收到图书需要数月之久。由于采访周期较长，致使有时书商的库存已经断货，图书未到率比较高。②图书内容难以掌握。书商的征订单上信息不够全面，对文献内容介绍极为简单，缺少必要信息，不能反映一本书的真实面貌，采访人员凭此选书易造成失误。③新书出版信息较难收集。读者推荐或采访人员通过其他途径发现好书时，该书往往已经出版一段时间，再等图书馆发出订单订购，有时已无库存或绝版，致使图书采购不到，读者无法利用。 2.2现场采购的利弊 有时图书馆组织系部专业教师去书商的书市、仓库进行现场采购。 这种采购方式的优点是采访人员可直接接触新书, 评判图书的质量和大概内容，避免了只凭书目的摘要盲目挑书的缺陷, 并且保证了图书到货率和到书的及时性, 避免了浪费工时的现象[3]。这种方法比较适用于一些时效性较强的图书，如计算机图书等的采购。 现场采购也有其缺点，比如查重不方便，会导致不必要的重复采购。现场采购的查重一般是用采集器或笔记本电脑。近年来，一般使用采集器进行记录与查重，但是数据采集器的内存较小，只能选择ISBN与订购数量二个字段，而不能输入书名和作者等字段。而且目前国内的ISBN较混乱，常有一个ISBN号用于多种图书的现象,会对查重的准确性有影响[4]。使用笔记本电脑进行查重，虽然可以利用图书馆的采访数据和编目数据资源，将现场采购中与本馆重复的图书剔除，最大限度地避免图书重复购入，但受制于时间限制，若干专家选书一个人查重判断，无法及时完成任务。 对于高职图书馆来说，现场采购不适合密集进行，毕竟人力、财力有限，只能用于对订单采购的补充和完善，每年组织1~2次现场采购即可。 3 优化传统采购方式，增加多样化采访手段 随着