数字化校园背景下的集约化设备采购管理研究.doc

数字化校园背景下的集约化设备采购管理研究 摘要：近年来，高校规模不断扩大，教学、科研设备需求急速增加，高校设备采购以传统的手工管理方式很难适应新形势的发展要求。本文阐述了通过基于数字化校园的高校设备采购管理系统的应用，提高了设备采购的管理效率，加强了对设备采购过程的监督监管，实现了高校设备采购的集约化管理。 关键字：数字化校园；设备采购；过程管理；查询统计 随着高等教育事业的发展，招生规模不断扩大，高校对教学、科研设备的投入大幅增加，高校设备采购量也成倍增加。设备采购是一项复杂的工作，包括预算管理、计划制定、采购执行、合同签订、设备验收、后期付款等一系列过程，这一过程中涉及各学院、相关经费主管处室、实验室与设备管理处、财务处等部门，需要严格规范的操作流程，同时需要收集统计大量的数据，并及时了解设备采购的状态。传统的手工管理方式很难适应新形势的发展需求，难以全面把握整个采购流程，也难以提高采购效率。如何适应高等教育新形势对采购管理提出的新要求，突破传统采购工作遇到的低效率的瓶颈，已成为当前高校采购工作需要解决的新问题。 一、新形势对当前采购管理提出的新要求 1．采购业务流程的规范化 目前高校设备采购规模不断扩大，资金投入量大幅增加，设备采购管理工作也亟待进一步加强。为确保采购工作有序进行，不断完善各项采购制度，规范采购业务的整个流程，是迫切需要改善的关键问题，也是做好设备采购工作的根本保障。健全的制度，规范的流程不仅可以有效提高资金的使用效益，还能保证从源头上遏制腐败。在具体操作上，需总揽全局，规范采购链条的各个阶段并按照采购业务流程，明确分工、，责任到人，合理划分不相融职务，如采购与经费管理分离，采购与验收分离等，从而形成有效的监督机制，增强采购透明度，真正达到规范采购工作的目标。 2．采购信息管理的一体化 采购工作涉及的各个环节，例如采购计划、采购执行、采购合同等会产生大量的数据，并且每个环节的数据都是紧密相连的，各环节单机管理难免会发生数据丢失和不准确。因此，从采购信息管理的一体化目标出发，充分利用信息化管理的优势，保障数据的安全性，避免数据的重复录入，也已成为新形势下高校管理对采购工作的新要求。 3．采购管理的网络化趋势 目前数字化校园大力推行，高等教育管理的各项工作都已逐渐纳入到数字化校园建设的框架中，通过基于校园网的数据库系统连成管理网络，为教学和科研提供更加人性化的便捷服务。为此，采购管理系统若能通过嵌入教师办公系统（OA）的方式集成于校园门户信息平台中，使得教师能够通过登录个人账户进入采购系统办理相关业务，将会对设备采购管理产生节约采购审批时间，提高采购效率的益处。因此，对设备采购工作进行网络化管理，也是新形势对采购管理提出的重要需求。 二、基于数字化校园的高校设备采购管理系统的设计及建设意义 对于新形式下高等教育管理对采购工作提出的新要求，各高校都已开始探索有效的解决方案。根据我校的探索实践，通过设计高校设备采购管理方案，再基于数字化校园网络，建设高校设备采购管理系统是一条有效的解决途径。 1．高校设备采购管理系统的设计 仪器设备采购的工作流程涉及学校各学院、处室、采购部门、校领导等相关人员，系统应根据实际工作，设置不同角色的管理权限和操作权限，让不同的用户进入系统后，处理自己相关操作。在系统中还应详细记录用户的操作日志，以方便查证。根据我校实际工作需要，系统内建立专家信息库，用于设备采购论证和招标评标工作，并实现随机抽取专家的功能。同时系统还应提供强大的查询与统计功能，查询采购申请、计划、合同和支付情况，统计各类政府采购报表。 2．高校设备采购管理系统建设的意义 使用本系统的主要用户是教师和设备采购人员。对于申请采购设备的教师，以前必须填写纸质的设备采购申请，经过学院或处室负责人审批，经费主管部门审批，申请经费达到规定数额的，还要主管校长审批，才能执行采购，签字审批时间漫长，大大延长了采购时间。通过使用本系统，教师只需登录校园网，进入采购管理系统，填写采购申请，保存并提交。申请单自动流转到下一环节，等待各级管理者审批。各级管理者同样通过本系统完成相关审批操作，从而缩短了审批申请的时间。 对于设备采购人员，以前需手工将采购计划、执行结果、采购合同录入电脑，不同业务操作人员进行单机管理，部分数据重复录入，不仅加大了工作量，也无法保证数据的唯一性和准确性。基于数字化校园的采购管理系统，可以有效解决这个问题。用户在系统中提交的采购申请经过审批后，生成采购计划流转到设备采购部门。采购人员将采购执行结果、合同信息通过系统录入，避免了数据的重复维护，从很大程度上提高了高校设备采购管理工作的质量和效率。 总而言之，通过基于数字化校园的集约化高校设备采购管理系统的应用，能够实现设备采购的过程管理、合同管理、支付管理、设备采购的