文件信息管理程序.doc

1.0 目的 一个对质量管理体系文件进行控制，保证对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都使用相应的有效版本，制定本程序。 2.0 范围 公司质量体系规定的文件是指： A 质量管理体系文件，包含：质量手册、质量程序、作业指导书、质量记录。 B 适用法律、法规。 C 技术文件，包含：产品（工艺）技术要求及标准，质量计划及图纸。 本程序适用于以上质量文件的控制。 3.0 职责 3.1 综合管理部负责文件的分发控制，并编制文件一览表。 3.2 各部门负责各自文件的编写。 3.3 使用部门负责对使用文件的受控、保管。 4.0 内容 4.1 质量文件编号指南 4.1.1质量手册编号 RT/QM1001。RT：公司名称。QM：质量体系文件。 1001：质量手册。 如：RT/QM1001表示公司质量手册。 4.1.2公司为了确保各部门能够明确文件职责，各部门文件按相关规定进行部门编号。 4.1.3 质量程序编号 RT/QMA2XYY。 RT：公司名称。QM：质量体系文件。A：代表责任部门。2：程序文件。X：标准要素号。YY：程序文件章节号。 4.1.4 作业指导书编号（包括制度类文件） RT/QMA3XYY。RT：公司名称。QM：质量体系文件。A：代表责任部门。3：作业指导书。X：标准要素号。YY：作业指导书的编号。 4.1.5 质量记录编号 RT/QMA4YY。 RT：公司名称。QM：质量体系文件。A：代表责任部门。4：质量记录/表单。 YY:序号 4.1.5 其它类文件 RT/QM-XX-X。RT：公司名称。QM：质量体系文件。XX：表示文件类别。X：表示序号。如：RT/QM-WL-1表示公司第一份外来文件。（WL：表示外来文件。FG：表示法律法规。JS：表示技术类文件。 TO：表示通知） 4.1.6 版本/修订次 版本/修订次：XX：第几版本/第几次修订 版本为：26个英文字母（依修订顺序延），修订状态以数字0-5表示，质量手册、程序文件、作业指导书的修订均为5次后换版。质量记录每修订一次即升版。 4.2 质量(技术)文件发布前的审核和批准 所有质量（技术）文件发布前都应经相应的授权人员审批。 4.2.1 质量手册的审批 质量管理手册由总经理授权的管理者代表审核，总经理批准发布。 4.2.2 质量程序文件的审批 质量程序由执行该程序的主要责任部门负责人拟制，管理者代表审核，总经理批准。 4.2.3作业指导书、及技术类文件的审批 作业指导书、及技术类文件由部门人员拟制，部门负责人审核，管理者代表批准。 4.3 质量（技术）文件接收控制 4.3.1 文件控制人员在收到印制好的文件时，应确认下列各项： a. 文件上有编制、审核和批准人员的签名。 b. 文件号、修订次和页数正确。 c. 文件的字迹清晰。 4.3.2 所有文件应登记于《文件一览表》,以表明必威体育精装版状态。 4.4 质量（技术）文件的发放范围 4.4.1 质量（技术）文件的发放范围由发文部门确定适用部门和人员为原则，应严格控制文件的分发，以便管理和防止泄密。 4.4.2 所有质量体系文件及技术类文件，除非管理者代表或总经理许可，不得外借给公司以外的人员。为让顾客了解公司质量体系，一般只提供质量手册及相应程序的非受控本。 4.5 质量（技术）文件的发放和回收 4.5.1 文件控制人员应保证及时从所有发放和使用场所收回作废文件受控本。 4.5.2 文件控制人员按规定的发放范围及时发放文件，以保证有关的场所使用相应文件的有效版本。 4.5.3 文件控制人员应在《文件发放回收记录》中详细登记文件发放和回收情况并应有文件接收人员的签名。所有发放的质量文件应有编号以便追溯。 4.5.4 文件受控本都应盖有相应的 “受控”印章。 4.5.5 除文件控制人员外,不得私自复印文件。需要人员/部门, 应填写《文件领用申请表》，经审批人同意,向文件控制人员领取，同样办理登记手续。 4.5.6 作废/失效的受控本回收后都应及时处理。作为档案或供今后参考而保留的（至少一份）作废文件，应盖上作废印章以防误用。销毁的文件需填写《文件销毁审批表》。 4.6 质量文件的修订 4.6.1 为防止对质量文件未经授权的修改，对质量文件的任何更改/修订应同样遵循4.2中所述的审批程序。 4.6.2 质量文件的修改应填写《文件更改申请表》详述理由，向原制定/审批部门提出书面请求。 4.6.3技术文件（包括图纸类）的修订需作好更改标记，由指定人员审批后执行。 4.6.4文件更改的审批应由原审批部门/人员进行。若指定其他部门/人员审批时，该部门/人员应获得原审批所依据的有关背景资料。 4.6.5 质量手册应附有修订记录表，该表应反映各章的修订次、必威体育精装版修订部分的提要和批准