文件管理程序---程序文件模板.docx

******有限公司版次A/0文件编号SG-CD-CX-01编制人**文件名称文件管理程序页数共6页 第page6页，共numpages6页 目的 为确保管理体系所要求的文件为必威体育精装版有效版本，文件的批准、发布和更改处于受控状态，文件能得到有效保存，并保持清晰易于识别，确保与体系活动有关的场合所用文件的正确和有效性，特形成该文件，以规范体系文件的管理，为各部门提供依据。 范围 适用于对本公司管理体系文件（包括外来文件资料）的编制、修订、批准、发放和使用的控制。 定义 3.1程序类文件：指依据相关政策、规定某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。包括产品安全质量管理体系程序文件和其他程序类文件。 3.2外来文件：指本公司外发来的文件，包括：政府部门文件、客户资料、外来技术标准、参考资料等。外来文件由主管部门/指定负责人对其时效性进行判断和进行管理。 3.3受控文件：指在发生更改时能全部追溯到使用者以保证使用版本有效性的文件，《公司管理手册》、《程序文件》、《部门管理手册》属于受控文件。 3.4非受控文件：不受更改控制的文件，以实际发放文件为准，没有版本限制的文件。 风险及控制 风险点控制措施等级管理体系文件外泄通过4.7.2条款控制其风险员工使用不适用版本通过4.6条款控制其风险外来文件识别及发放不规范通过4.8条款控制其风险5.职责 5.1体系管理员负责《公司管理手册》及程序文件的归口管理，负责登记、发放。 5.2各部门负责本《部门管理手册》的归口管理，负责登记、发放；及本部门有关外来文件的识别、接受并控制分发。 5.3体系管理员负责全公司所有体系文件备份并根据实际情况进行换版，各部门文件修改需到体系管理员处备案。中储粮油脂成都有限公司 文件管理程序 5.4体系文件的编写、审批权限和发放/控制职责见6.2中表格1。 6.工作程序 6.1文件框架 6.1.1《公司管理手册》：包括公司简介，方针目标，组织结构及职能分配，管理层职责，以及标准ISO9001-2015、ISO22000-2005中的要求在公司应用的阐述。起到统领性的作用，是公司运营的最高管理手册。 6.1.2《程序文件汇编》依据相关政策、规定某方面跨部门工作和活动的运作流程、职责、权限等的管理文件。包括质量管理程序文件及食品安全管理程序文件。 6.1.3《##部门管理手册》：包括公司方针目标，部门及岗位绩效目标，部门及岗位职责，部门风险识别及控制，部门管理制度，作业指导书，外来文件清单和记录表格等。是部门日常工作的指引和规范。 6.2文件审批职责见表格1 表格1 文件审批职责对应表 文件种类文件编制文件审核文件批准发放/控制[1]公司管理手册体系委员会公司管理层讨论通过最高管理者体系管理员程序文件主要涉及部门体系分管领导/管理层最高管理者体系管理员部门管理手册各部门部门分管领导/管理层最高管理者各部门注：[1].控制的内容包括：标识、登记、发放/接收、文件的保留、处理、组织评审、外来文件的核查等； 6.2.1文件按控制方式分为“受控”和“非受控”两类。 6.2.2批文及含有行政文号的管理性文件（包括通知、请示、报告、会议纪要、简报等）按照综合管理部要求进行。 6.3文件编写格式 6.3.1文件的编号规定如下： 版本号 a)公司管理手册SG-CD-SC—×× 文件编号（2位自然数，从01开始） b)程序文件SG-CD-CX—×× c)部门管理手册 SG-CD-××-SC-×× 版本号 部门代码（参照4.2.2中表格2） d)××-××-××（管理手册中的具体文件） 文件类型代码（参照4.2.2中表格2） 文件序列号（从自然数1开始） 部门代码（参照4.2.2中表格2） 6.3.2代码规定如下 表格 2 代码表 部门代码文件类型代码综合部ZH公司方针目标FZ人力资源部RL部门及岗位绩效目标JX油脂生产部YZ部门及岗位职责ZZ油料生产部YL部门风险识别及控制FX营销部YX部门管理制度ZD设备技术部SB部门作业指导书ZY品控部PK记录表格JL物流储运部WL财务部CW6.3.3《公司管理手册》、《程序文件汇编》、《部门管理手册》需要添加封面、目录及修订一览表。封面格式见附录。目录标题：黑体二号字，单倍行距，段前段后1行间距；目录正文：宋体四号字，两端对齐。目录分层依次按照“第一部分 ###”、“一、##”、“（一）”、“1、”“（1）”进行，分层不宜过多，最多五层；如果不需要分层，可以采用