某市档案目录中心数据整合方法初探.doc

某市档案目录中心数据整合方法初探 　　 经过十多年的努力，某市档案信息化工作取得了一定成效，档案管理系统被广泛应用；档案数字化系统日趋成熟；档案数据库建设不断丰富；文件档案管理系统应用取得初步成果。从发展状况看，我市档案信息化建设开始进入集成阶段，“十二五”期间，将建立以某市14个市、区级综合档案馆为中心，覆盖市区各档案室及城市档案馆的档案信息网络体系。系统整合是一项复杂的、耗时长的系统工程,为了给它创造良好的条件，也为了梳理整合共享性档案资源，拓展公共服务功能，建立全市档案目录中心，档案数据的整合，成了当务之急。 一、数据整合需求分析 　　由于没有统一的技术标准、业务规划，在过去相当长的一段时间里，市、区档案馆的档案信息资源建设，一直处于“摸着石头过河”的阶段。某市档案信息化发展到今天，“数据孤岛”是比较严重的问题之一，它已经制约了档案信息化的进一步发展，影响了档案管理服务水平的提高，问题表现为： 1、档案业务系统和数据分散。我市档案信息化经过多年的发展，已开发了众多的档案信息系统和数据库系统，并积累了大量的基础数据。然而，丰富的数据资源由于建设时期不同，开发使用的软硬件系统设备不同、技术发展阶段不同和能力水平的不同等，数据存储管理极为分散，造成了过量的数据冗余和数据不一致性，使得数据资源难于查询访问，公众往往需要进入众多不同的系统来查询所需档案资料。 全市档案管理系统版本众多，系统不统一，市、区档案室使用的是科怡档案管理系统单机版，其中标准版、地方版各占一定比例。市、区综合档案馆使用的是科怡档案管理系统网络版，标准版、地方版也各占一定比例。2008年以后，五个城区综合档案馆开始使用科怡文档集成管理系统（4.0版），区综合档案馆、区直单位因数据标准格式不同，未导入到新系统内，原有数据继续在原系统内使用。档案检索分为2008年以前和2008年以后分别在两个系统内查询，使用极为不便。档案数字化系统版本众多。科怡档案数字化系统采用条码或目录挂接方式，适用于科怡档案管理系统单机版、网络版，而科怡文档集成管理系统（4.0版）档案数据标准格式与档案数字化系统不统一，档案数字化只能采用手动挂接，不能进入批量生产加工线，制约了档案数字化的速度。文件管理系统涵盖于其使用的档案管理系统内，缺乏统一标准，仍处于起步、探索阶段。目前某市档案业务系统和资源共享体系建设落后于国内其它一些信息化水平较高的同类城市，如青岛、深圳等，档案业务系统集成度较低、互联性差、信息管理分散，数据的完整性、准确性、及时性等方面都存在较大差距。 2、数据标准格式不统一，信息资源利用程度较低。 　　档案数据格式标准不统一，缺乏共享的、网络化的可用度高的信息资源体系。从某市目录数据整体情况来看，市、区各综合档案馆文书档案数据格式基本统一，地方版、标准版与科怡文档集成管理系统（4.0版）字段名略有不同；科技、音像、资料、民生档案数据格式一致性差，数据多头采集，均有录入错误、录入格式前后不一致、交叉、重复等现象。特别是民生档案数据库，建库工作还处于起步探索阶段，而涉民数据广泛，目前还缺乏统一的数据格式标准，以婚姻档案为例，市馆共采集了十个区档案馆婚姻档案数据，各馆根据本馆数据特点建库，著录项、字段名、字段类型、字段长度均不相同，数据内容也差别较大。例如有的档案馆将职务任免、婚姻档案合并建库，有的档案馆将结婚、离婚档案合并建库，而有的档案馆以上内容则分开建库；著录项各不相同，如有的档案馆分设男、女方姓名字段，有的则合为题名一个字段；字段类型各不相同，如登记日期字段有的档案馆按照8位字符型格式录入（例，有的按日期型格式录入（例如1996-8-1）等等，数据整合、交流、共享困难。 3、支持管理决策能力较低。 　 由于数据格式标准不一致，使实时数据查询不能展现在一个界面上，用户很难看到数据全貌；各馆室之间不能共享数据资源；无法构建完整、系统的档案服务体系，提高服务质量。数据的共享度达不到对信息资源的整体开发利用的要求。数据中蕴藏着巨大信息资源，但是没有通过有效工具充分挖掘利用，信息资源的增值作用还没有在管理决策过程中充分发挥。 　　二、数据整合的含义 数据整合的概念在业界比较混乱，比如系统整合、应用整合、主机整合、存储整合、数据库整合、数据大集中等等。这些不同的概念是在不同的层次、不同的角度阐述计算机系统整合的内涵和外延，是在计算机系统整合这一大的概念范畴下，存在着多种整合形式和技术手段，例如国内大型银行和电信业已经开展的全国性数据大集中，应属于数据整合的一种技术方式。其实，整合是一个外来词汇，整合的英文单词是Consolidation，有合并、巩固、加强之意。它本义是指在原来的基础上加以综合建设，并不意味着推倒重来或完全更新。 数据整合解决方法主要通过各