物资采购工作职能.doc

物资采购岗位职责 1、公司的统一管理内，在供销分管副总与部长的直接领导下工作。 2、物资采购工作一切服务于领导，一切服从于公司，一切服从于生产。 3、物资采购工作程序包括接单、询价、初步洽谈、整理报审、合同报批、付款跟踪、物资交期跟催、发票跟催、合格物资的入库办理、不合格物资的处理（退货、换货、检修使用、降价使用）、售前售后服务联系等。 4、采购物资类别为除办公用品、福利用品（由公司办公室统一采购）外的所有物资，包括电石、工业盐、锅炉煤、化工辅料、油料（润滑油、润滑脂、柴油、汽油等）、制冷剂、分析试剂、包装物品、静止设备及备件、运转设备及备件、电器仪表及备件、质检设备及备件、五金、建材、工具、车辆配件、安全防护用品、消防器材等。 5、工程物资、新增大型设备由技术发展部门或使用部门洽谈定标后交供销部办理审批过程。 目前我们的物资采购工作还存在许多的被动，有公司其他部门的原因，有本部门的原因、也有公司外部客观原因和本公司的一些客观因素： 1、申报问题 ①申报名称 申报名称不全或不规范，有些名称申报人员可能是根据它的形状命名，与实物的书面名称不相符；有些名称在物资上是英文，申报人员具没翻译成中文申报，也没把物资英文名称写全；有些物资在申报时没有注明名称而只写明按实物（没有图纸或简图）购买，如把实物带到兴义找不到，基本不可能把实物发给供应商，给采购带来难度；有些本应该买主体设备的而报买名称确只报了配件名称，采购回来是与需要的不相符；有些本应是买配件，但报买名称确是主体设备名称，造成错买，浪费了资金。总之申报名称的不规范可能会带来采购难度、积压资金、不能使用等不良后果。 ②型号规格 申报人员往往不知道型号规格中各数字或字母各代表什么意思，申报时想当然的增加或减少数字；型号规格照抄原使用名牌上的，当需要调整某些技术参数时不修正型号规格而是报上原名牌上的型号规格后在备注栏加注说明，造成说明与型号规格相互矛盾；申报时不去查明型号规格而是胡乱写上，造成谁也不知道应该购买什么；没弄清型号规格各代表的意思，有些是在型号规格栏增加了很多说明造成复杂混乱不清且可能相互矛盾，或是在型号规格栏省略应该补充的说明造成型号规格不全等。很多情况要等到供应商来帮助我们确认型号，有些是合同签订了才来进行修改。影响了采购速度和供货质量。 ③使用环境 在申时没有具体注明使用用途，没有细化到点而只注明在某工段使用，这样造成有些设备物资，特别是机泵，虽然型号规格都相同，但因使用环境及介质不同、引起配件的材质不同，采购价格也不同。这样造成换货、退货，影响采购时间、采购价格、采购质量、 ④申报单位 申报物资的单位不清，台、套、只、支、棵、颗、件等不清给供应商或采购员造成误解。 ⑤仓库应存数量、仓库完好数量、本次申购数量、本次批购数量不清或仓库完好数量已大于本次批购数量，确不能实事求是地批购要买量。 ⑥需要时间任意填写不严谨 有些急件物资到库后申报部门不积极配合验收，有些要放数天甚至一两个星期，许多按急件申报的物品放在仓库几星期或者几个月都没有领用；长期以后，供应不知什么是真正的急件，急到什么程度。 ⑦申报内容不确定 有些报审后的东西，业务做好各位领导不能统一指导思想，往往在买和不买间延迟，有时直到急用才要求供应必须在多少天将其弄回。 ⑧申报缺泛计划性 急件申报频繁，申报内容修改频繁，有些在合同都已经定了才要求修改数量、名称或者型号规格等。 ⑨主体设备申报时技术参数不全或失误，有些要求按急件采购但申报部门迟迟拿不出技术协议，难也决定商务价格；有的是申报部门直接把特殊情况的技术资料交到采购部门没有认真核实；有些在网上下载一些资料、不切实际修改后直接交到采购部门 ⑩部分物资缺泛整体计划性、长远计划性和统一性，有的是一个部门今天报了这种物资，可能明天或后天其他部门又报了相同的物资，有的是同一个部门对同一种物资短期内重复申报。 2、入库验收形同需设 一方面公司没有一些必备的检验设备，不能对进公司物资进行科学验收。验收物资无科学性必然造成人为判断或错误判断，这给供应质量比较中可能会造成一些误导。如阀门这一类，没有任何厂家入库是100%的合格，而我公司目前确是照单全收。验收目前只处于表面验收，而且验收责任心也不强，如我们使用的垫片，只有使用出现故障后才说厚度不够等。 3、业务素质需要进一步提高、工作责任心需要进一步加。 4、采购管理流程需进一步科学化、系统化、实用化。 5、公司所处位置较偏远，交通运输较远，多数物资采购周期较长。 6、三大原料库房较小，库房贮量远远不能满足生产需要。 7、物资仓库较小，目前缺泛满足生产的适合库存量。 8、资金紧张，追款单位很多，一方面一些备件采购需支付全部或部分前期余款，谈判较难，二是追付人员较多，占有了管理人员多数时间和业务员