物资采购考核细则.doc

白音华分公司物资采购财务执行细则 一、 职责 1、 安质科负责本公司原（辅）材料物资需求计划的上报，负责零配件临时维修采购计划审批后的采购，物资台帐记录、票据凭证等手续传递，如计划外需临时采购的，分、子公司根据供应部提供的各种原（辅）材料的到货天数，以书面形式或OA通知供应部，采购计划需有分、子公司负责人签字，不接受电话通知。 2、 零配件供应商的确定，由供应部、生产技术部、财务部牵头，组织分、子公司生产科、安质科、财务科等部门通过产品使用认定。 3、 原（辅）材料、大宗材料、劳保用品等具备招标采购条件的进行招标采购。 二、 零配件的采购 1、 所有零配件禁止现金采购。 2、零配件由生产技术部、供应部、财务部等部门到分、子公司所在地指定供货商店，并指定各分、子公司相关负责人负责采购事宜，其它人员采购不予结算。 3、 所有零配件的定点供应商店每年初将常用零配件的报价单传到吉安公司生产技术部和供应部，不报价的商店取消本年度的供货资格。 4、 由于零配件是按季度结算，每批次负责人采购时，都要在购货清单上签字并打欠条，为结算时提供依据。 三、 物资入库 1、 正常采购入库（本月内材料和发票同到）。对于正常采购入库的，保管员应填写三联式的物资入库单（保管、财务、供应各留一联），入库单上必须写明材料名称、规格型号、单位、数量、采购价、计划价、金额、入库日期、供应商全称。 2、 待入库（本月内材料到，但发票未到）。对于待入库材料，保管员应填写三联式物资待入库单（保管、财务、供应各留一联），待入库单上必须写明材料名称、规格型号、单位、数量、计划价、金额、待入库日期、供应商全称。每月财务结帐时保管员应调整本月待入库的增减情况。 3、 冲待入库。保管员对以前月度做的待入库材料，在收到发票后应及时根据物资待入库单填写一份正式物资入库单，此正式物资入库单应备注冲某月某项待入库。将待入库单和正式物资入库单同发票一起传递至财务部门。 4、 入库后由质检人员、库房保管员及安质科长在发货通知单上签字，当日回传至供应部。 5、 保管员对每批次材料入库应记录好台帐，月末及时和财务部门对账,并把本月发生的报检通知单、产品质量检测单、入库单、待入库单、出库单进行汇总，装订备查。 6、 零配件入库制度 从定点单位采购回来的零配件材料，保管员根据供应商提供的供货清单和采购计划单查验实物，确保计划、清单、实物数量、单价相符后，对合格零配件办理入库手续。此入库单据填写和原材料料类别步骤一致。 四 物资出库 1、 出库物资严格执行“先入先出”原则，坚决杜绝不经入库就将材料或零配件直接拿去车间使用现象。 2、 出库物资计量单位严格遵守检斤入、检斤出；检尺入、检尺出；换算入、换算出的方式，对出库物资进行计量发放。 3、 物资的出库要及时准确，杜绝集中出库现象。品名、规格型号要校准，数量上不准多出或少出，严禁规格串发，相互顶替发料，更不允许补票顶亏。 4、 物资出库严格执行凭领料单出库制度，领料前，领用人先填写两联式领料单（领用部门、保管员各一联）并由领用人、班组长、生产科长签字后去保管员处支领。对于其他非生产部门使用材料，由相关部门负责人签字。保管员核对领料单签字完整后凭领料单付料，严禁无领料单付料。 5、 保管员根据领料单再开据三联式材料出库单（保管员、财务、领用人各留一联）并签字，办理出库手续。材料出库单上必须写明材料名称、规格型号、单位、数量、计划价、计划金额、出库日期。 6、 保管员月末应根据材料出库单对本月所有出库材料进行汇总，填写材料出库汇总表。将材料出库单的财务联与汇总表传递给财务部门。 五、 货款结算 1、 严格执行公司财务管理制度，主要大宗物资材料严格执行货到付款制度。材料入厂后，供应商凭验收数量开据发票及运输发票并统一邮寄到供应部登记。每个月20日，分、子公司到供应部将本月发票取回抵扣、入账，入账后当月上报付款计划，经各级领导审批后方可付款。 2、零配件结算，零配件实行月末结算办法。分、子公司相关负责人以采购计划为依据，对供应商提供的货物清单、发票和保管员提供的物资入库单进行审核无误后，经分、子公司经理审核签字后，由财务科直接与供应商结算； 3、运费结算方式是由承运人持《发货通知单》和《调车单》经分、子公司经理审核签字后到财务科现金结算（扣除运税），运输发票由承运人负责开据。 2015年4月14日 4