环境记录管制程序.doc

伟成房地产开发有限公司 环境记录管制程序 文 件 编 号：MP-45-03 制 订 部 门：行 政 部 修 订 记 录 制修订日 期 修 订 内 容 摘 要 页 次 版本 版次 总页数 核 准 审 查 撰 写  名 称 环境记录管制程序 目的：对环境记录进行必要的控制与管理, 使的充分而完整、易于识别与调阅, 以作为产品环境符合规定要求及环境系统有效运行的证据, 并为环境系统改善提供依据。 2.0 范围：适用于所有与环境系统相关的表单、会议记录、报告、统计图表等记录的填写、分发、保存、借阅、销毁等事项的办理。 3.0 定义： 环境记录：与环境系统有关,能反映环境管理状况的表单、会议记录、报告及统计图表等。 4.0 职责 4.1 行政部负责本程序书的制定与督导执行及环境记录的综合管理。 4.2 各单位负责相关环境记录的填写、分发、装订与保管。 5.0 程序细则 5.1 格式设计 5.1.1 各单位依据各相关程序的规定规划各相关环境记录的格式，内容包括记录名称、内容及制表、审核的权责划分。 5.1.2各使用单位不得随意更改所使用的环境记录表单, 若有不适用情形,得依『文件管制程序』的规定办理申请变更手续。 5.2 填写 5.2.1各单位承办人员负责环境记录的填写。 5.2.2环境记录填写须工整、清晰，不得使用红色笔、铅笔。 5.2.3环境记录应填写完整, 若有栏位因特殊情况不须填写时, 应由承办人于此栏空白处记──, 作为不需填写的表示。 5. 5.2.4 环境记录不得任意涂改, 若需更正时, 得将更正内容以──删除,并于更正处写上更改内容。对于重要数据、内容的更改, 更改人得填上更改日期及签章负责。 5.3. 审核 5.3.1环境记录须由制表单位送相关权责人员审核,审核完整的环境记录始得分发至相关使用单位。 文件编号：MP-45-03 第1页 共2页 名 称 环境记录管制程序 5.3.2各权责人签名处不可空白。若特殊情况，个别栏位不需签核，应以“——”注记；若相关权责人员请假或公出，应由其职务代理人代签。 5.4 分发： 经过审核的环境记录由制表单位分发给相关单位, 相关单位负责环境记录的使用与保管。 5.5保存 5.5.1行政部汇总各单位相关环境记录, 建立“环境记录清单”,并分发至各相关单位。 .5.5.2各单位指定专人负责本单位环境记录的整理、归类、保管。环境记录应定期分类装订, 并配备适当的封面, 注明记录名称及制表期间等。 5.5.3装订好的环境记录, 由各单位以专柜保存於适当场所, 保存地点应防潮、防火、防蛀并易於识别与取用。 5.6调阅 5.6.1环境记录的调阅应由调阅人填具“环境记录调阅申请单”,经保管单位主管核签后始得办理。 5.6.2若有公司外单位须调阅本公司环境记录,应由接待单位提出申请，管理代表同意方可调阅。 5.6.3借阅人应维持环境记录的完整,不得更改有关内容。 5.7销毁：各单位环境记录保管人员应定期清点整理, 将超过保存期限的环境记录, 填写“环境记录销毁申请单”经单位主管审查、管理代表批准后予以销毁。 文件编号：MP-45-03 第2页 共2页 环境记录清单 建立日期： 年 月 日 项 次 记 录 名 称 保存单位 保存 年限 备 注 审 核： 制 表: 环境记录调阅申请单 年 月 日 申请单位 保管单位 调阅人 申请 理由 项次 记录名称 制表期间 备注 保管单位主管: 单位主管: 申请人: 环境记录销毁申请单 申请单位 日 期 年 月 日 项次 记录名称 制表单位 保存年限 制表期间 备 注 管理代表: